Course des seniors : la checklist pour tout préparer

Une course des seniors demande plus qu’un parcours et quelques dossards. Il faut obtenir les autorisations, sécuriser chaque portion de l’itinéraire, organiser les inscriptions et prévoir un encadrement adapté le jour J. Cette checklist suit l’ordre de préparation, de la fixation de la date à l’ouverture du lieu. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les secours, les boissons, la signalisation et le briefing des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le parcours
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Demander le permis pour la course
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les dossards
Confirmer la livraison des médailles
Assurer la présence des secours
Répartir les signaleurs
2 personnes
Publier la carte de l’itinéraire et les horaires
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Composer les sachets de médailles
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les kits de départ
3 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage du départ et de l'arrivée
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Installer des points d'eau
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Prévoir la musique d’accueil
Donner le signal de départ
2 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
12 personnes
Accompagner les participants
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
Organiser la remise des médailles
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Informer les participants
2 personnes
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
Ramasser les déchets et les gobelets vides
3 personnes
Accueillir les derniers participants
3 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
Annoncer les résultats
2 personnes
Dégager les tables
4 personnes

Suivi

Remettre le lieu propre
5 personnes
Emballer le matériel
4 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Effectuer le contrôle du parcours après l’événement
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Publier les résultats en ligne

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Bracelets de dossardqté 180
Ruban d'arrivéeqté 2
Médailles de course à piedqté 180
Flèches de directionqté 45
Cônes de signalisationqté 60
Barrières de fouleqté 20
Bidons d'eauqté 12
Gobeletsqté 700
Chronomètresqté 4
Gilets réfléchissantsqté 20
Ruban de parcoursqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Couvertures isolantesqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Téléphones portablesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Tasses à caféqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Décoration

Arche de départ et d'arrivée
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux du programmeqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le parcours et le lieu de départ : demandez le permis de course suffisamment tôt pour intégrer les éventuelles mesures de circulation et les exigences de sécurité.
Prévoyez un signaleur pour chaque point où les participants peuvent hésiter ou croiser la circulation. Répartissez-les avant le briefing et donnez à chacun un téléphone portable.
Fermez les inscriptions quelques jours avant la course afin de vérifier la liste, trier les dossards et préparer les sachets de médailles sans travailler dans l’urgence.
Pour le premier ravitaillement, comptez deux à trois gobelets par participant et gardez les boissons au frais dans des glacières. Ajoutez des gobelets et des bidons d’eau de réserve.
Vérifiez la météo la veille, puis contrôlez le matin même les tentes, les panneaux, les cônes, les barrières et le matériel de secours avant d’ouvrir le lieu.

Questions fréquentes

Quand demander l’autorisation pour une course des seniors ?: Déposez la demande dès que la date et le parcours sont fixés, idéalement plusieurs semaines avant la course. Le délai exact dépend de l’autorité compétente et des mesures de circulation nécessaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une course des seniors ?: Prévoyez au minimum un responsable du départ, un responsable des arrivées, des signaleurs aux intersections et une personne dédiée aux inscriptions et au ravitaillement. Le nombre total dépend surtout de la longueur du parcours et du nombre de points à sécuriser.
Que préparer la veille d’une course des seniors ?: Triez les dossards, composez les sachets de médailles, préparez les kits de départ et refroidissez les boissons la veille. Vérifiez aussi la météo et publiez immédiatement tout changement d’horaire ou d’itinéraire.
Combien de temps avant faut-il ouvrir le lieu de départ ?: Ouvrez le lieu assez tôt pour installer la signalisation, les tables, la sonorisation, le ravitaillement et le poste de secours avant l’arrivée des participants. Prévoyez au moins 60 à 90 minutes pour une installation complète.

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