Checklist pour organiser une course des élèves

Une course des élèves se prépare bien avant le jour du départ. Il faut d’abord bloquer la date, le lieu et le parcours, puis obtenir les autorisations et organiser la sécurité. Les inscriptions, les groupes de départ et les contacts des parents doivent être vérifiés avant l’impression des dossards. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel à prévoir, des premières réservations au briefing final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Balisage des parcours de course
3 personnes
Vérifier les autorisations
Demander des mesures de circulation
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Réserver les toilettes
Réserver le dispositif de premiers secours
Contacter les écoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier la carte du parcours
Traiter les inscriptions
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les contacts parents
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les postes le long du parcours
2 personnes
Concevoir les dossards
Imprimer les dossards
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Vérifier les rubans des médailles
Commander les prix
Préparer le briefing de l’itinéraire
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Emballer les prix et les médailles
2 personnes
Trier les flèches de parcours
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre en place les points boissons
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
5 personnes
Installer des barrières de circulation
4 personnes
Installer les panneaux kilométriques
2 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Traiter les dernières inscriptions
2 personnes
Annoncer les groupes de départ
Animer l'échauffement
2 personnes
Donner le coup d’envoi
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Enregistrer les arrivants
4 personnes
Distribuer les médailles
3 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Encadrer la cérémonie de remise des prix
3 personnes
Annoncer les résultats
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
5 personnes
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Démonter l'arche de départ et d'arrivée
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Ranger l'installation sonore
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Envoyer les résultats aux écoles
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Housses de nappesqté 10

Matériel de sport

Numéros de départqté 350
Épingles de sûretéqté 800
Arche de départ et d’arrivée
Flèches de directionqté 80
Bornes kilométriquesqté 10
Ruban de balisageqté 8
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de circulationqté 20
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 10
Médaillesqté 350
Gobeletsqté 12
Prixqté 12
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40

Équipement

Mégaphonesqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries rechargeablesqté 8
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures isolantesqté 20
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Assiettes réutilisablesqté 400
Couvertsqté 400
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Filtres à caféqté 200

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Serviettesqté 12
Pompes de désinfectionqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Poids pour ballonsqté 12
Bannières fléchéesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et le parcours : prévoyez plusieurs semaines pour vérifier les autorisations, les mesures de circulation et la réservation des toilettes et des premiers secours.
Fermez les inscriptions assez tôt pour répartir les groupes de départ, recueillir les besoins alimentaires et contrôler les coordonnées des parents avant d’imprimer les dossards.
Ne laissez pas le balisage au dernier moment : préparez les flèches, cônes, barrières, rubans et bornes kilométriques, puis faites reconnaître le parcours aux bénévoles.
Attribuez chaque poste à un bénévole avec une heure d’arrivée et un moyen de contact. Un briefing spécifique doit expliquer le parcours, les croisements et la conduite à tenir en cas de problème.
La veille, vérifiez la météo, la liste des courses, les chronomètres, les sifflets, les mégaphones et les batteries. Préparez aussi les médailles, les prix, les gobelets et les documents sur des tables séparées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course des élèves ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de confirmer les écoles, d’ouvrir les inscriptions et de réserver les secours, les toilettes et le lieu de départ et d’arrivée.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une course des élèves ?: Fermez-les idéalement 7 à 10 jours avant la course. Vous pourrez ainsi répartir les groupes, vérifier les contacts des parents, recueillir les besoins alimentaires et imprimer la liste des participants et les dossards.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course d’élèves ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par point sensible du parcours, plus 2 à 4 personnes au départ et à l’arrivée. Ajoutez une personne référente pour coordonner les postes et gérer les imprévus.
Quand vérifier la météo avant la course des élèves ?: Consultez les prévisions 72 heures avant, puis à nouveau la veille et le matin même. Cette vérification permet d’adapter l’installation des tentes, l’organisation du parcours et les besoins en eau ou en vêtements.

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