Checklist pour organiser une course de sloops

Une course de sloops demande de coordonner la navigation, la sécurité et l’accueil des participants dans le bon ordre. Commencez par définir le format, tracer le parcours et vérifier le permis de navigation avant de réserver les bateaux et le lieu de départ. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les équipes bénévoles doivent ensuite être centralisés. Cette checklist vous aide à ne pas oublier les bouées, les moyens de communication, les consignes de sécurité et les équipements souvent réservés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept de la compétition
2 personnes
Tracer le parcours de la compétition
3 personnes
Vérifier le permis de navigation
Réserver le lieu de départ
Réserver le bateau du jury
Réserver le bateau de sauvetage
Réserver les installations sanitaires
Rédiger le règlement des participants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les données des participants
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer la lettre aux participants
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vérifier le matériel de compétition
2 personnes
Marquer les points du parcours
3 personnes
Installer des bouées le long du parcours
4 personnes
Préparer le bateau du jury
3 personnes
Préparer le bateau de secours
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer le point de boissons
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Amener les canots de sauvetage au départ
4 personnes
Exécuter la procédure de départ
3 personnes
Enregistrer le déroulement du match
4 personnes
Surveiller l’itinéraire et les participants
5 personnes
Noter les temps intermédiaires
3 personnes
Fixer l'ordre d'arrivée
3 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Fournir la musique
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes

Suivi

Retirer les bouées de l’eau
4 personnes
Rapatrier les bateaux de course
3 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Publier les résultats du match
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 100
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 8
Portantsqté 2

Matériel de sport

Bouées de compétitionqté 12
Ancresqté 12
Lignes d’ancrageqté 12
Drapeaux de départqté 2
Fanions d’arrivéeqté 2
Panneaux de directionqté 10
Numéros de départqté 25
Gilets de sauvetageqté 30
Bouées de sauvetageqté 4
Lignes de lancerqté 4
Siffletsqté 12
Sacs imperméablesqté 10
Chaussure du jury
Bateau de sauvetage
Pagaiesqté 8
Aussièresqté 12

Équipement

Talkies-walkiesqté 10
Mégaphoneqté 2
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Chronomètresqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Louchesqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Décoration

Drapeaux de matchqté 20
Nappesqté 10
Ballonsqté 100
Prixqté 6
Rubans de médailleqté 25
Panneaux de dossardqté 25

Nettoyage

Supports de sacs poubelleqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Essuie-tout en papierqté 12

Catering

Courses

Conseils

Vérifiez le permis de navigation et les règles locales avant de confirmer le parcours ou d’envoyer les invitations. Prévoyez cette vérification plusieurs semaines avant la course, car une autorisation manquante peut bloquer tout le programme.
Réservez séparément le bateau du jury et le bateau de sauvetage. Le jour de la course, attribuez à chaque équipage un rôle précis et testez les talkies-walkies avant le départ.
Tracez le parcours avec des bouées, des ancres et des lignes d’ancrage suffisamment tôt pour repérer les zones difficiles. Installez les panneaux de direction, les drapeaux de départ et les fanions d’arrivée avant l’accueil des participants.
Envoyez la lettre aux participants après le traitement des inscriptions, avec les numéros de départ, les horaires, le règlement et les consignes de sécurité. Fixez une date limite de réponse pour récupérer les données manquantes et les besoins alimentaires.
Ne gardez pas l’installation pour le dernier matin : les tentes, tables, sanitaires, sonorisation et zones de rangement doivent être vérifiés avant l’arrivée du public. Mettez les boissons au frais à l’avance et gardez les sacs imperméables, gilets de sauvetage et lignes de lancer accessibles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de sloops ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour une course avec parcours balisé, bateaux de sécurité, inscriptions et bénévoles. Commencez encore plus tôt si une autorisation de navigation ou une réservation de site est nécessaire.
Quand faut-il réserver le bateau de sauvetage ?: Réservez-le dès que le parcours et la date sont définis, idéalement 6 à 8 semaines avant la course. Confirmez ensuite l’équipage, les gilets de sauvetage, les bouées de sauvetage et les moyens de communication une semaine avant l’événement.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez la lettre aux participants 7 à 10 jours avant le départ, une fois les inscriptions vérifiées et les numéros attribués. Rappelez les horaires, le point de départ, le règlement, les consignes de sécurité et les éventuelles informations alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de sloops ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par fonction critique : accueil, inscriptions, jury, départ, arrivée, ravitaillement et sécurité. Pour une petite course, comptez généralement 8 à 12 bénévoles, répartis avant le jour J avec des consignes écrites.

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