Checklist pour organiser une course de départ en masse

Une course de départ en masse demande une coordination précise bien avant le jour J. Il faut verrouiller l’itinéraire, les autorisations et la sécurité avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite viennent les dossards, les bénévoles, les ravitaillements et les informations envoyées aux participants. Cette checklist rassemble les 78 tâches et 57 fournitures à suivre dans l’ordre, pour éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date de l'événement
2 personnes
Définir définitivement l'itinéraire
3 personnes
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Réserver les toilettes
Organiser l'assistance médicale
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Publier la carte du parcours
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander les dossards
Commander le stock de médailles
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
Effectuer un contrôle du parcours
3 personnes
Envoyer les informations aux participants
Clôturer les inscriptions
Imprimer la liste de départ
2 personnes
Trier les dossards
3 personnes
Imprimer les consignes des bénévoles
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Monter la zone de départ et d’arrivée
8 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l’arche de départ
3 personnes
Installer l'arche d'arrivée
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
Aménager les postes de circulation
4 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Préparer les dossards
3 personnes
Installer des points d'eau
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Tenir la table d’inscription
4 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Accompagner les participants vers le sas de départ
3 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Encadrer le départ en masse
6 personnes
Tenir les postes de circulation
8 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
Enregistrer les arrivants
4 personnes
Remettre la médaille
3 personnes
Assurer le poste de premiers secours
2 personnes
Gérer les annonces
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Informer les participants
2 personnes
Désaffecter les postes de circulation
2 personnes
Accompagner les derniers participants
3 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Fermer la zone d’arrivée
4 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux indicateurs
6 personnes
Retirer les barrières de sécurité
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Vérifier l’itinéraire pour détecter des dommages
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Traiter les objets trouvés
Vérifier les factures
Clôturer administrativement les autorisations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables d’inscriptionqté 3
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 350
Épingles de sûretéqté 800
Médailles de finisherqté 350
Flèches de directionqté 80
Marqueurs kilométriquesqté 15
Arche de départ
Arche d'arrivée
Barrières de sécuritéqté 30
Cônesqté 40
Rubansqté 10
Pistolet de départ
Chronomètresqté 6
Podomètresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 8
Glacièresqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Talkies-walkiesqté 12
Gilets fluorescentsqté 25
Parapluiesqté 8
Trophéesqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2
Téléphones portablesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Drapeauxqté 20
Bannièresqté 8
Ballonsqté 100
Guirlandesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Assiettes réutilisablesqté 350
Couverts réutilisablesqté 350
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4
Bac à vaisselleqté 3

Nettoyage

Balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Éponges de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, l’itinéraire et les autorisations : sans ces éléments, ne lancez pas les inscriptions. Prévoyez plusieurs semaines pour obtenir les validations et finaliser le plan de circulation.
Réservez tôt le départ, l’arrivée, les toilettes et l’assistance médicale. Le jour de la course, prévoyez au minimum un point de coordination clairement identifié pour les bénévoles et les secours.
Fermez les inscriptions avant d’imprimer la liste de départ et de trier les dossards. Gardez une marge pour les corrections de noms, les désistements et les inscriptions exceptionnelles.
Préparez les bénévoles avec des consignes imprimées et des moyens de communication. Les talkies-walkies, gilets fluorescents, barrières, cônes et flèches doivent être répartis avant l’arrivée des participants.
Contrôlez le parcours une dernière fois avant le départ, notamment les kilomètres signalés, les croisements et les zones de ravitaillement. Testez aussi la sonorisation, les microphones, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture du site.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de départ en masse ?: Prévoyez au moins 3 à 6 mois pour une course avec itinéraire public, autorisations, bénévoles et assistance médicale. Un parcours nécessitant plusieurs administrations peut demander davantage de délai.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course de départ en masse ?: Ouvrez-les uniquement après avoir fixé définitivement le parcours, obtenu les autorisations principales et vérifié l’assurance. En pratique, cela peut se faire 6 à 12 semaines avant la course, selon la complexité de l’événement.
Quand commander les dossards et les médailles ?: Commandez les dossards après une première estimation du nombre de participants, puis prévoyez une marge de 5 à 10 %. Les médailles doivent être commandées assez tôt pour être livrées avant la clôture des inscriptions et le contrôle du stock.
Que faut-il vérifier la veille d’une course de départ en masse ?: Vérifiez le parcours, les barrières, les cônes, les flèches, les dossards, la sonorisation et les trousses de premiers secours. Faites aussi un briefing final des bénévoles et confirmez les horaires des secours, des toilettes et des équipes de circulation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.