Organiser une course de cross : la checklist complète

Une course de cross demande plus qu’un parcours et un chronomètre. Il faut sécuriser l’itinéraire, obtenir les autorisations, répartir les bénévoles et préparer les inscriptions suffisamment tôt. Cette checklist vous guide de la fixation de la date jusqu’à la composition des kits de départ. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : signalisation, circulation, besoins alimentaires, matériel audio et solution de repli en cas de météo difficile.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le parcours
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Inspecter le parcours sur place
2 personnes
Mesurer définitivement la distance du parcours
2 personnes
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Concevoir les dossards
Créer la carte du parcours
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Préparer la musique et les annonces
2 personnes
Commander les prix et médailles
Établir la liste des courses
2 personnes
Imprimer les dossards et les formulaires
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Traiter définitivement les inscriptions
2 personnes
Transmettre les demandes alimentaires au traiteur
Faire les courses
3 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Préparer les prix et les médailles
2 personnes
Trier les flèches de parcours
2 personnes
Communiquer la décision météo
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Installer les arches de départ et d'arrivée
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
Indiquer la loge
2 personnes
Mettre en place le parcours
8 personnes
Installer des barrières de circulation
6 personnes
Vérifier les balises du parcours
4 personnes
Installer des points d’eau
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Disposer les dossards
2 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes

Événement

Assurer les postes de bénévoles
10 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle du parcours
4 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Faire démarrer les participants
4 personnes
Enregistrement des horaires
3 personnes
Sécuriser les croisements
8 personnes
Tenir les postes d’eau
6 personnes
Accueillir les finisseurs
4 personnes
Distribuer les médailles
2 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Informer le public
Rassembler les objets trouvés
Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes

Suivi

Nettoyer le parcours
8 personnes
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
Démonter les arches de départ et d’arrivée
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
4 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Trier le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
2 personnes
Gérer la caution et les déchets

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de buffetqté 4
Chaises pliantesqté 30
Tables hautesqté 6
Nappesqté 10

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Chronomètreqté 4
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Talkies-walkiesqté 8

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivéeqté 2
Flèches de directionqté 80
Ruban de parcoursqté 12
Cônesqté 40
Spray de marquageqté 12
Numéros de départqté 180
Porte-dossardsqté 180
Médailles des participantsqté 180
Coupes de prixqté 12
Bidons d'eauqté 8
Gobelets réutilisablesqté 250
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Mètres rubansqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Poches de glaceqté 12
Gilets de sécuritéqté 20
Barrières de circulationqté 20
Cônes de signalisationqté 24
Ruban de balisageqté 6
Lampes de pocheqté 8
Parapluiesqté 8

Vaisselle

Assiettesqté 200
Petits bolsqté 100
Couvertsqté 200
Verres à boireqté 200
Tasses à caféqté 80
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Pains de glaceqté 24

Décoration

Banderole de départ
Panneau d’arrivée
Panneaux de directionqté 20
Bannières sponsorsqté 8
Ballonsqté 100

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gel désinfectantqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez le parcours au moins 6 à 8 semaines avant la course. Inspectez-le sur place, mesurez définitivement la distance et repérez les endroits où les flèches, le ruban ou les cônes seront indispensables.
Ne laissez pas les autorisations et la circulation pour la dernière semaine. Vérifiez les déclarations nécessaires dès que la date et le parcours sont arrêtés, puis transmettez aux régulateurs un briefing écrit avant le jour J.
Prévoyez un bénévole à chaque point sensible et un responsable de zone. Pour une course avec plusieurs carrefours ou changements de direction, utilisez des talkies-walkies afin de signaler rapidement un incident ou un retard.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’épreuve, plutôt que le matin même. Vous aurez ainsi le temps d’imprimer les numéros de départ, de traiter les demandes alimentaires et de composer chaque kit de départ.
Testez la sonorisation, les microphones, les rallonges et l’imprimante avant l’installation. Gardez aussi les trousses de premiers secours et les couvertures de survie accessibles, pas rangées dans un véhicule fermé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de cross ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer le parcours, obtenir les autorisations, recruter les bénévoles, ouvrir les inscriptions et commander les médailles.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de cross ?: Comptez au minimum un bénévole par point de circulation ou de changement de direction, plus une équipe pour les inscriptions, le départ, l’arrivée et le ravitaillement. Faites la répartition définitive environ 7 jours avant la course.
Quand fermer les inscriptions d’une course de cross ?: Fermez-les 3 à 5 jours avant l’épreuve si vous imprimez les dossards et préparez des kits individuels. Vous pourrez encore vérifier les listes et transmettre les besoins alimentaires au traiteur.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’une course de cross ?: Préparez une signalisation visible, des régulateurs de trafic briefés, au moins une trousse de premiers secours et des couvertures de survie. Vérifiez également la météo 24 à 48 heures avant le départ et adaptez l’organisation si nécessaire.

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