Checklist pour organiser une course d’été

Une course d’été demande de coordonner le parcours, les autorisations, les inscriptions et l’installation le même jour. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, depuis le choix de la date jusqu’au blocage de la route. Elle couvre aussi les oublis fréquents : assurance, besoins alimentaires, signalétique, glacières et répartition précise des bénévoles. Utilise-la pour avancer étape par étape et vérifier que rien ne manque avant le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Demander des mesures de circulation
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Vérifier l’assurance
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Inspecter le parcours
2 personnes
Publier la carte du parcours
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Commander les dossards
Commander les rubans de médailles
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Barrer la route
6 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Aménager le point d’eau
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Mettre en place la table des prix
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Recevoir les bagages
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Encadrer le sas de départ
4 personnes
Lancer la course
3 personnes
Assurer le poste d’eau intermédiaire
4 personnes
Tenir le poste de route
6 personnes
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
Gérer la remise des médailles
2 personnes
Rendre les bagages
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux d’itinéraire
4 personnes
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Démonter les tentes et les tables
6 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Nappesqté 8
Porte-bagagesqté 3

Équipement

Arche de départ et d’arrivée
Mégaphoneqté 2
Chronomètresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Épinglesqté 240
Médailles de finisherqté 120
Flèches de directionqté 40
Panneaux de kilométrageqté 6
Cônesqté 30
Barrières de fouleqté 12
Ruban de balisageqté 6
Rubans de départqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures chauffantesqté 10
Poches de glaceqté 12
Serviettesqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Carafes d’eauqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Épongesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence les démarches administratives au moins 8 à 12 semaines avant la course : autorisations, déclarations, assurance et mesures de circulation peuvent demander plusieurs échanges.
Publie le formulaire d’inscription 4 à 6 semaines avant l’épreuve, puis fixe une date limite environ 7 jours avant la course pour trier les dossards et recueillir les besoins alimentaires.
Inspecte le parcours au moins 10 jours avant, puis vérifie la carte, les flèches, les panneaux de kilométrage, les cônes et les barrières la veille de l’installation.
Répartis les bénévoles par poste avec une heure d’arrivée précise : accueil, départ-arrivée, ravitaillement, circulation et rangement ne doivent pas dépendre d’une seule personne.
Consulte la météo 48 heures avant et remplis les glacières le matin même. Prévois un emplacement accessible pour les trousses de premiers secours, les poches de glace et les couvertures chauffantes.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une course d’été ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour une course avec itinéraire sur route. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de vérifier l’assurance, de réserver les lieux et de recruter les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course d’été ?: Ouvre les inscriptions environ 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ferme-les 5 à 7 jours avant la course afin de commander les dossards, trier les listes et préparer les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une course d’été ?: Répartis les bénévoles sur au moins cinq fonctions : accueil, départ-arrivée, parcours, circulation et ravitaillement. Le nombre exact dépend de l’itinéraire, mais chaque poste doit avoir un responsable identifié et un remplaçant.
Que préparer la veille d’une course d’été ?: La veille, trie les dossards, prépare les panneaux et les flèches, installe le matériel disponible et vérifie la liste des courses. Le jour même, il ne devrait rester que les glacières, les tables, les tentes, l’arche et le balisage de la route.

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