Checklist pour organiser une course commémorative

Une course commémorative demande plus qu’un itinéraire et des dossards. Il faut coordonner les autorisations, la circulation, les inscriptions, les bénévoles et le temps consacré à la cérémonie. Le plan ci-dessous rassemble 84 tâches et 62 fournitures, dans un ordre pratique, du choix de la date au démontage. Vous y trouverez aussi les points souvent réglés trop tard : assurance, besoins alimentaires, sonorisation, signalisation et solution de repli en cas de météo défavorable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander une autorisation
Vérifier l’assurance
Réserver le lieu de départ
Demander des mesures de circulation
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Rédiger le texte de rappel
Publier l’itinéraire
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Prévoir des agents de circulation
Réserver le photographe
Réserver le matériel de sonorisation
Commander les imprimés
Créer le programme commémoratif
2 personnes
Confirmer les intervenants
Choisir la musique pour la cérémonie
2 personnes
Préparer les cartes commémoratives
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
Vérifier l’itinéraire à l’avance
3 personnes
Rassembler les numéros d’urgence
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier les fleurs et les bougies
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Aménager le lieu de la cérémonie
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Signaler les postes de circulation
3 personnes
Installer des points d’eau
3 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Positionner les agents de circulation
3 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Informer les participants
2 personnes
Organiser la cérémonie d’ouverture
4 personnes
Animer le silence
3 personnes
Lancer la course
4 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Gérer la circulation
6 personnes
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
Distribuer les cartes de finisher
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Distribuer les bougies commémoratives
2 personnes
Animer le moment de commémoration
4 personnes
Déposer des fleurs
3 personnes
Prononcer le mot de clôture
2 personnes
Informer les visiteurs du départ
2 personnes
Allumer l’éclairage
2 personnes
Récupérer le dernier panneau de parcours
2 personnes
Démonter les postes de circulation
4 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Accompagner les participants à la sortie
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de réception
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Archiver les photos et les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Nappeqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lanternes LEDqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Pinces pour dossardsqté 600
Flèches de directionqté 30
Panneaux de directionqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de sécuritéqté 10
Bidons d'eauqté 8
Gobeletsqté 400
Gilets réfléchissantsqté 20
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Cartes de finisherqté 150
Cartes d'itinéraireqté 150
Siffletsqté 10

Décoration

Drapeaux commémoratifsqté 12
Vases à fleursqté 6
Compositions floralesqté 6
Bougeoirsqté 20
Lanternesqté 12
Draps commémoratifsqté 4
Cadres photoqté 6
Panneaux en ardoiseqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pince de serviceqté 6
Thermomètreqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Compresses froidesqté 12
Lampes de pocheqté 8
Talkies-walkiesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, l’itinéraire et le lieu de départ, puis demandez les autorisations et les mesures de circulation avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez au moins plusieurs semaines pour obtenir les validations nécessaires.
Ouvrez le formulaire d’inscription après avoir défini les informations pratiques : horaires, parcours, besoins alimentaires et consignes. Arrêtez le traitement des inscriptions quelques jours avant l’événement pour trier les dossards et établir les listes.
Répartissez les bénévoles par postes précis : accueil, ravitaillement, circulation, cérémonie et arrivée. Confirmez les agents de circulation et distribuez les gilets réfléchissants, sifflets et numéros d’urgence avant le jour J.
Testez la sonorisation sur le lieu de départ et vérifiez les rallonges, multiprises et batteries externes. Un microphone sans fil de secours et une liste imprimée des intervenants évitent de retarder la cérémonie.
Refaites l’itinéraire à l’avance et contrôlez les flèches, panneaux, cônes et barrières à chaque point sensible. Consultez les prévisions météo la veille et confirmez l’utilisation des tentes, tables et chaises selon les conditions.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une course commémorative ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de demander les autorisations, vérifier l’assurance, réserver le lieu et le matériel, recruter les bénévoles et communiquer l’itinéraire.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course commémorative ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, une fois le parcours et les horaires confirmés. Fermez le formulaire 3 à 7 jours avant le départ afin de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et les dossards.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course commémorative ?: Prévoyez au minimum un responsable pour chaque fonction : accueil, inscriptions, parcours, ravitaillement, cérémonie et arrivée. Ajoutez un bénévole à chaque carrefour nécessitant une intervention et confirmez la répartition au moins 7 jours avant.
Que faut-il vérifier la veille d’une course commémorative ?: Contrôlez la météo, l’itinéraire, les autorisations, les numéros d’urgence et la présence des intervenants. Vérifiez aussi la sonorisation, les dossards, la signalisation, les gilets réfléchissants et les fournitures de cérémonie avant le chargement.

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