Checklist pour organiser un course commémorative

Un course commémorative demande de coordonner le parcours, les participants et le temps de recueillement. Cette checklist regroupe les 71 tâches et 48 équipements à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles. Commencez par les autorisations et les réservations, puis verrouillez les inscriptions, la sécurité et le programme. Les derniers jours servent surtout à confirmer les effectifs, préparer les dossards, installer le parcours et gérer la météo.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Élaborer une proposition d’itinéraire
2 personnes
Demander l’autorisation de parcours
Réserver le lieu de départ
Réserver le catering
Demander des mesures de circulation
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme commémoratif
2 personnes
Confirmer les intervenants
Sélectionner la musique
Vérifier définitivement l’itinéraire
2 personnes
Clôturer la liste des participants
Envoyer les informations aux participants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Communiquer les changements d’itinéraire
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Composer les kits de dossards
3 personnes
Vérifier le matériel commémoratif
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Aménager l'espace commémoratif
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Installer des cônes de signalisation
3 personnes
Aménager le parking à vélos
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Faire le briefing du parcours
2 personnes
Encadrer le cortège commémoratif
8 personnes
Tenir le poste de route
4 personnes
Distribuer de l'eau
2 personnes
Fournir une assistance technique pour les vélos
2 personnes
Accompagner l’arrivée
4 personnes
Stationner les vélos en toute sécurité
2 personnes
Animer le moment de commémoration
3 personnes
Annoncer les intervenants
Passer de la musique
Allumer les bougies
2 personnes
Servir le café et le thé
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le registre de condoléances
Rassembler les déchets
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
Récupérer les cônes de signalisation
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Effectuer le contrôle du parcours après l’événement
2 personnes
Ranger en lieu sûr le matériel commémoratif
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 80
Porte-vélosqté 8
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Glacièresqté 6
Lampes sur batterieqté 8
Talkies-walkiesqté 8
Système de sonorisation mobile
Microphonesqté 2

Matériel de sport

Panneaux de directionqté 24
Flèches de directionqté 36
Cônes de signalisationqté 30
Barrières de fouleqté 8
Numéros de départqté 100
Gilets de sécuritéqté 20
Pompes à véloqté 3
Outils multifonctions pour vélosqté 3
Chambres à air de rechangeqté 12
Attaches-câblesqté 100
Brassards réfléchissantsqté 100

Décoration

Photo souvenir
Cadre photo
Compositions floralesqté 3
Rubans commémoratifsqté 100
Registre de condoléancesqté 2
Nappesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternesqté 20
Bougies LEDqté 30

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Ciseauxqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Stations de lavage des mainsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Demandez l’autorisation du parcours et les mesures de circulation plusieurs semaines avant l’épreuve : une modification tardive peut obliger à revoir les panneaux, les bénévoles et les informations envoyées aux participants.
Clôturez les inscriptions avant les achats finaux. Utilisez les besoins alimentaires recueillis pour ajuster les encas, les boissons, les assiettes et les couverts plutôt que de commander au dernier moment.
Envoyez aux participants l’horaire, le lieu de départ, le parcours et les consignes dès que la liste est arrêtée. Prévoyez un message séparé le jour précédent si la météo ou l’itinéraire change.
Attribuez chaque bénévole à un poste précis : départ, carrefour, ravitaillement, cérémonie ou assistance vélo. Les talkies-walkies, gilets de sécurité, cônes et barrières doivent être vérifiés avant l’installation, pas au moment du départ.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas la veille. Le jour de l’événement, installez d’abord les panneaux et flèches de direction, puis vérifiez la sonorisation, les microphones et le matériel commémoratif avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un course commémorative ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations de parcours, la réservation du départ, le catering et la confirmation des intervenants sont les éléments qui prennent le plus facilement du retard.
Quand fermer les inscriptions pour un course commémorative ?: Fermez la liste environ 7 jours avant l’événement si le catering et les dossards doivent être préparés à l’avance. Gardez ensuite quelques jours pour répartir les bénévoles et envoyer les informations finales.
Combien de bénévoles faut-il prévoir sur le parcours ?: Prévoyez au minimum un bénévole par carrefour ou point de circulation, plus une équipe pour le départ, le ravitaillement, la cérémonie et l’assistance vélo. Faites la répartition définitive après validation de l’itinéraire.
Que préparer la veille d’un course commémorative ?: Rassemblez les panneaux, flèches, cônes, barrières, dossards, gilets et moyens de communication la veille. Refroidissez aussi les boissons, préparez les encas et vérifiez les prévisions météo avant le dernier message aux participants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.