La checklist pour organiser une course anniversaire

Une course anniversaire demande plus qu’un parcours et quelques médailles. Il faut verrouiller les lieux, les autorisations, les inscriptions et la sécurité avant de communiquer le programme. Cette checklist de 65 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, du premier repérage au rangement du matériel. Vous y trouverez aussi les éléments souvent oubliés le jour J : dossards, signalétique, glacières, sonorisation et liste imprimée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier le permis requis
Demander des mesures de circulation
Prévoir les premiers secours et les signaleurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier le programme d’anniversaire
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Inspecter le parcours
2 personnes
Créer le plan de route et le déroulé
2 personnes
Concevoir les dossards
Commander les dossards et les bracelets
Confirmer le design de la médaille
Commander les médailles et les prix
Commander le catering
Tester le son et le micro
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables hautes et les places assises
4 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le son
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Mettre en place les points d’eau
4 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
Accueillir les participants à l’arrivée
3 personnes
Remettre les médailles
3 personnes
Collecter les résultats
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Prononcer le discours d’anniversaire
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Collecter les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 130
Épingles de sûretéqté 300
Panneaux de directionqté 25
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 6
Gobeletsqté 300
Ruban d'arrivée
Médaillesqté 130
Prixqté 12
Presse-papiersqté 8
Chronomètresqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Parapluiesqté 4

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 10

Décoration

Ballonsqté 150
Arches de ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Affiches d’anniversaireqté 12
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 150

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 150
Bols réutilisablesqté 150
Verres réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 100
Couvertsqté 180
Louchesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Plateaux de serviceqté 16
Cuillères de serviceqté 12
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 3

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons de nettoyageqté 30

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée avant d’envoyer les invitations. Vérifiez aussi le permis requis et les éventuelles mesures de circulation au moins plusieurs semaines à l’avance.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est stabilisé et demandez les besoins alimentaires dans le formulaire. Traitez les réponses avant de commander le catering, afin d’éviter les portions manquantes le jour de la course.
Prévoyez une personne responsable par zone : parcours, premiers secours, arrivées, ravitaillement et accueil. Répartissez les bénévoles avant l’inspection finale et donnez-leur des gilets de sécurité ainsi qu’un déroulé clair.
Testez le son, le micro et les rallonges avant l’installation complète. Une enceinte portable peut fonctionner seule, mais une table de mixage, des multiprises et des batteries externes doivent être vérifiées ensemble.
Le matin de l’événement, triez les dossards par ordre d’inscription et imprimez la liste des participants. Remplissez les glacières, placez les panneaux et cônes, puis gardez les médailles, prix et rubans d’arrivée accessibles jusqu’à la remise des récompenses.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une course anniversaire ?: Envoyez-les dès que la date, le parcours et les horaires sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant la course. Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement pour traiter les besoins alimentaires et commander les quantités nécessaires.
Combien de temps avant faut-il vérifier le permis de course ?: Vérifiez les exigences administratives dès que l’itinéraire est choisi, au moins 8 semaines avant le départ. Les demandes liées à la circulation et aux signaleurs doivent être déposées avant de publier un programme définitif.
Que préparer la veille d’une course anniversaire ?: Préparez les dossards, bracelets, panneaux, cônes, ruban de balisage, trousses de premiers secours et matériel audio la veille. Remplissez les glacières le jour même, après avoir vérifié les prévisions météo et la liste finale des participants.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course anniversaire ?: Répartissez les bénévoles selon les points sensibles du parcours, l’accueil, le départ, l’arrivée et le ravitaillement, plutôt que de les laisser disponibles sans rôle. Finalisez leur répartition au moins 7 jours avant la course et prévoyez des signaleurs supplémentaires pour les croisements ou zones peu visibles.

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