Organiser une course à pied sans rien oublier

Une course à pied se prépare dans un ordre précis : d’abord le format, la date et le parcours, puis les autorisations, la sécurité et les inscriptions. Les dernières semaines servent à répartir les bénévoles, préparer les dossards et transmettre les consignes aux participants. Le jour J, le balisage, le chronométrage, le ravitaillement et l’accueil doivent être testés avant l’arrivée des coureurs. Cette checklist rassemble les 73 tâches et 62 éléments à prévoir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Définir la date et l’itinéraire
2 personnes
Vérifier le permis
Vérifier l’assurance
Inspecter le parcours
3 personnes
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
Demander des mesures de circulation
Assurer la présence des secours
Enregistrer le chronométrage
Recruter des bénévoles
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Distribuer le plan du parcours
Envoyer les informations aux participants
Prendre en compte les points d’attention médicaux
Imprimer les numéros de concours
2 personnes
Préparer la remise des médailles
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Réinspecter l'itinéraire
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Préparer le point d’eau
3 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
Installer des barrières de circulation
4 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Installer les panneaux kilométriques
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer l'arche d'arrivée
4 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Balisage de la zone de départ
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Traiter les dernières inscriptions
2 personnes
Recevoir les bagages
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer l'échauffement
Aménager la zone de départ
3 personnes
Donner le coup de départ
2 personnes
Affecter des personnes au parcours
12 personnes
Tenir le point d'eau
4 personnes
Enregistrement des horaires
3 personnes
Accueillir les finisseurs
4 personnes
Organiser la remise des médailles
3 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Rendre les bagages
2 personnes
Informer les participants
2 personnes

Suivi

Démonter les postes de circulation
4 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger l'installation sonore
2 personnes
Archiver les résultats
Envoyer les résultats des participants
Traiter les objets trouvés
Retourner les matériels
2 personnes
Gérer les plaintes sur l’itinéraire

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 4
Nappesqté 10
Porte-bagagesqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Rubans de médailleqté 250
Arche d'arrivée
Flèches de directionqté 40
Bornes kilométriquesqté 10
Cônes de signalisationqté 80
Ruban de balisageqté 12
Barrières de circulationqté 20
Médailles de compétitionqté 250
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 15
Gilets de sécuritéqté 20
Gobeletsqté 1500
Bidons d'eauqté 12
Glacièresqté 6
Rallonges à enrouleurqté 4
Rallongesqté 6
Boîtes à outilsqté 2
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 50
Marqueurs permanentsqté 12
Système de pointage
Piles de rechangeqté 24

Équipement

Téléphones portablesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Système de sonorisation
Haut-parleursqté 2
Microphone
Ordinateur portable
Imprimante
Terminal de paiementqté 2
Stations de rechargeqté 3

Vaisselle

Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4
Tassesqté 50
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 4
Carafesqté 6
Pains de glaceqté 24

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Trousses de premiers secoursqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commence les démarches administratives au moins 8 à 12 semaines avant la course : vérifie le permis, l’assurance et les mesures de circulation avant de publier les inscriptions.
Inspecte le parcours à pied ou à vélo au moins 3 semaines avant le départ. Note les croisements, les zones dangereuses et les emplacements des flèches, cônes, barrières et bornes kilométriques.
Prévois environ 1 bénévole par point de circulation ou de ravitaillement, puis attribue les postes et distribue le plan du parcours au moins 7 jours avant l’épreuve.
Teste le système de pointage et les chronomètres avec des piles de rechange la veille. Une vérification de 30 minutes permet de repérer les câbles, rallonges ou appareils manquants.
Prépare les dossards, bracelets, médailles, gobelets et bidons d’eau par zone la veille au soir. Garde une réserve de 5 à 10 % pour les erreurs d’inscription ou les remplacements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course à pied ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour une course locale. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, vérifier l’assurance, sécuriser l’itinéraire, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations principales 7 à 10 jours avant la course : horaires, lieu de départ et d’arrivée, itinéraire, retrait des dossards, consignes médicales et points de ravitaillement. Renvoyez un rappel 24 heures avant.
Combien de bénévoles faut-il pour une course à pied ?: Comptez au moins 1 bénévole par point de circulation ou de ravitaillement, plus 2 à 4 personnes pour l’accueil, les dossards, le chronométrage et l’arrivée. Ajoutez 10 % de renfort pour les absences.
Quand installer le balisage du parcours ?: Installez les flèches, cônes, barrières, rubans et bornes kilométriques le jour même, 2 à 3 heures avant le départ, afin de limiter les déplacements ou les dégradations. Contrôlez ensuite chaque kilomètre avant l’ouverture de la course.

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