Course à pied : la checklist pour tout organiser

Organiser une course à pied demande de coordonner le parcours, les autorisations, les inscriptions et la sécurité bien avant le jour du départ. Commence par fixer la distance et tracer l’itinéraire, puis réserve le lieu et soumets le plan de circulation. Les bénévoles, le chronométrage, les premiers secours et la sonorisation doivent être confirmés à temps. Cette checklist de 79 tâches et 58 fournitures t’aide à suivre l’ordre des préparatifs sans oublier les détails de terrain.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Déterminer la distance de la compétition
2 personnes
Tracer l’itinéraire
3 personnes
Réserver le lieu
Demander une autorisation
Soumettre le plan de circulation
Vérifier l’assurance
Attribuer la série de dossards
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Réserver le poste de premiers secours
Réserver le chronométrage
Réserver la sonorisation
Concevoir les dossards
Concevoir les cartes d'orientation
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Commander les prix et médailles
Commander la livraison de boissons
Faire les courses
3 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Vérifier l’itinéraire à l’avance
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les dernières informations aux participants
2 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les tables d’inscription
3 personnes
Marquer les zones de départ
3 personnes
Installer les points de boissons
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Installer des barrières de circulation
6 personnes
Installer les panneaux kilométriques
3 personnes
Préparer les dossards
3 personnes
Refroidir l’eau et les boissons isotoniques
3 personnes
Préparer les médailles d’arrivée
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir les inscriptions
4 personnes
Distribuer les kits de départ
4 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Accompagner les participants vers les sas de départ
4 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Tenir le poste de route
12 personnes
Gérer le chronométrage
2 personnes
Distribuer les boissons
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Accueillir les finishers
4 personnes
Distribuer les médailles
3 personnes
Distribuer la nourriture de récupération
4 personnes
Prodiguer les premiers secours
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Récompenser les gagnants
3 personnes
Servir le service traiteur
5 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Surveiller la zone d’arrivée
2 personnes
Répondre aux informations des participants
2 personnes
Distribuer les affaires du vestiaire
2 personnes

Suivi

Démonter l’arche d’arrivée
4 personnes
Démonter le matériel de départ
4 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
Ranger les postes de boissons
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Ranger le matériel au sec
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
2 personnes
Rassembler les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Portantsqté 2
Poubellesqté 12

Équipement

Arche de départ et d’arrivée
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Téléphones portablesqté 8
Batteries externesqté 8
Chronomètresqté 4
Mégaphoneqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Médailles de finisherqté 250
Ruban de concoursqté 2
Flèches de directionqté 80
Bornes kilométriquesqté 10
Panneaux de zone de départqté 4
Gobeletsqté 1200
Tables de boissonsqté 8
Glacièresqté 8
Carafes d’eauqté 12
Caissesqté 20
Cônes de signalisationqté 80
Barrières de circulationqté 40
Ruban de balisageqté 10
Gilets réfléchissantsqté 25
Bâtons de parcoursqté 20
Presse-papiersqté 15
Stylosqté 40
Cartes d'itinéraireqté 300
Numéros de vestiaireqté 250
Coupesqté 6
Blocs de podiumqté 3

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 300
Assiettes réutilisablesqté 300
Couverts réutilisablesqté 300

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 8
Réfrigérateursqté 2

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Lampes rechargeablesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixe la distance et trace l’itinéraire avant de lancer les inscriptions : les autorisations et le plan de circulation dépendent directement du parcours retenu.
Réserve les premiers secours, le chronométrage et la sonorisation plusieurs semaines avant la course. Vérifie aussi l’assurance avant toute communication publique.
Attribue les séries de dossards dès que le format de la course est arrêté, puis imprime-les après une dernière vérification de la liste des participants.
Prévois un briefing distinct pour les régulateurs de trafic et les autres bénévoles. Indique à chacun sa zone, son heure d’arrivée et la personne à contacter en cas de problème.
Installe le ravitaillement avant l’ouverture du départ : tables, gobelets, carafes d’eau, glacières et poubelles doivent être répartis sur le parcours et à l’arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course à pied ?: Prévois au moins 3 à 6 mois pour une course avec parcours public, autorisations et plan de circulation. Ce délai laisse le temps de recruter les bénévoles, traiter les inscriptions et réserver les prestataires.
Quand demander l’autorisation pour une course à pied ?: Dépose la demande dès que le parcours est défini, idéalement 3 à 6 mois avant l’événement. Le délai exact dépend de l’autorité concernée et des rues utilisées.
Combien de bénévoles faut-il pour une course à pied ?: Le nombre dépend de la distance, du nombre de carrefours et des zones de ravitaillement. Compte au minimum une personne par point à sécuriser, puis ajoute une équipe pour les inscriptions, le départ, l’arrivée et les secours.
Que prévoir pour le ravitaillement d’une course à pied ?: Prépare au minimum un point de ravitaillement tous les 5 à 10 kilomètres, selon la distance et la météo. Installe les tables, gobelets, carafes d’eau, glacières et poubelles avant l’arrivée des participants.

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