Checklist pour organiser un concert intimiste

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires au moins 7 jours avant le concert. Gardez une liste actualisée afin d’adapter les chaises, les verres et les portions d’amuse-bouches.
• Confirmez les accords avec les artistes au plus tard 3 jours avant : heure d’arrivée, durée de la balance, programme et besoins techniques. Partagez aussi les informations de stationnement pour éviter les retards le jour même.
• Prévoyez une vraie plage technique avant l’accueil du public. Raccordez les microphones, pieds, câbles, multiprises et rallonges, puis effectuez la vérification du son au moins 90 minutes avant le début.
• Réservez les 2 dernières heures avant l’ouverture à l’aménagement : libérer l’espace, installer les tables et les chaises, régler l’éclairage, préparer le vestiaire et sortir la vaisselle. Refroidissez les boissons dès que les courses sont terminées.
• Préparez l’accueil avant l’arrivée des premiers invités : programme imprimé à l’entrée, vestiaire identifiable et buffet prêt. Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 verres par personne durant la première heure, puis ajustez selon la durée de la pause.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un concert intimiste ?

Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, les besoins alimentaires, les artistes et les courses, puis consacrez au moins 90 minutes le jour même au son et à l’installation.

Quand faire la balance pour un concert intimiste ?

Faites la vérification du son au moins 90 minutes avant l’arrivée des invités. Prévoyez davantage de temps si plusieurs microphones, une table de mixage ou de longs câbles audio sont nécessaires.

Combien de boissons prévoir pour un concert intimiste ?

Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % et mettez les boissons au frais dès la fin des courses.

Quand installer les chaises, le buffet et le vestiaire ?

Installez-les dans les 2 heures précédant l’ouverture, après avoir libéré l’espace. Gardez au moins 30 minutes sans nouvelle tâche avant l’accueil pour repérer un manque de verres, de cintres ou de places assises.