Checklist pour organiser un concert d’orchestre

Un concert d’orchestre demande une coordination précise entre la salle, les musiciens, la technique et l’accueil du public. Commence par bloquer la date et la salle, puis confirme l’orchestre, le chef, le piano et le programme. Les dernières semaines servent surtout à régler les répétitions, les inscriptions, le plan de salle et les besoins alimentaires. Le jour même, prévois assez de temps pour installer la scène, tester le son et les lumières, préparer le foyer et vérifier les sorties de secours.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Valider la date et la salle
2 personnes
Confirmer l’orchestre et le chef d’orchestre
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Établir le planning des répétitions
2 personnes
Confirmer la réservation de la salle
Confirmer la réservation du piano
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Commander le catering
Faire imprimer les programmes
Créer la signalisation
2 personnes
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
Élaborer le plan de salle
2 personnes
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
Rassembler les partitions
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Préparer les livrets de programme
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Nettoyer la salle et le foyer
3 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer les sièges de l'orchestre
3 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Installer le pupitre du chef d’orchestre
2 personnes
Installer le piano
3 personnes
Régler l’éclairage de scène
2 personnes
Tester les micros pour les annonces
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Aménager le foyer
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Déposer les programmes à l’entrée
2 personnes

Événement

Accueillir l’orchestre
2 personnes
Faire installer les instruments
3 personnes
Préparer les partitions musicales
3 personnes
Effectuer la dernière balance
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Contrôler les billets
2 personnes
Fermer les portes avant le concert
2 personnes
Encadrer le concert
3 personnes
Assurer les annonces
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Accompagner le public à la salle
2 personnes
Clôturer le concert
3 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Remercier l’orchestre
2 personnes
Finaliser le catering
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les partitions
3 personnes
Décharger les instruments
3 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger les chaises et les pupitres
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle et le foyer
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
Fermer la salle

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 120
Chaises d’orchestreqté 35
Tables bistrotqté 8
Table d'inscription
Portants de logeqté 4
Cintresqté 40
Éléments de podiumqté 12
Podium de chef d’orchestre

Équipement

Pupitres de musiqueqté 35
Pupitre de chef d’orchestre
Piano
Tabouret de piano
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Éclairage sur trépiedqté 4
Lampes LED de rechangeqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 45
Tasses à caféqté 120
Sous-tassesqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 120
Cuillères à caféqté 120
Cuillères de serviceqté 10
Ciseauxqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de cuisineqté 4
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 3
Housse de piano

Catering

Brochures du programmeqté 130
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 130
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Poubelles pour les consignesqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Autre

Trousse de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Stylosqté 20
Ruban adhésifqté 6
Ruban gafferqté 6
Attaches-câblesqté 100
Bloc-notesqté 6
Piles de rechangeqté 24
Boîte à tickets
Jetons de vestiaireqté 150
Portantsqté 4
Cônes de signalisationqté 6

Conseils

Bloque la salle et le piano au moins 8 à 12 semaines avant le concert. Le piano est souvent oublié jusqu’au moment où la configuration de scène doit être finalisée.
Fixe le programme et le planning des répétitions 4 à 6 semaines à l’avance. Prévois une version utilisable par l’orchestre, le chef et les bénévoles, avec les horaires d’arrivée et d’installation.
Ferme les inscriptions et recueille les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant l’événement. Commande ensuite le catering selon le nombre confirmé, en gardant une petite marge pour les personnes prévues mais non inscrites.
Teste les microphones, la table de mixage, les haut-parleurs, les câbles et l’éclairage au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Fais passer les câbles dans des passe-câbles et garde des lampes LED de rechange à portée de main.
Prépare le plan de salle, la signalisation et les livrets de programme avant le jour du concert. Le jour même, ouvre la salle au moins 90 minutes avant l’accueil du public pour installer la scène, les pupitres, les chaises et la table d’inscription.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’orchestre ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer la salle, l’orchestre, le chef, le piano, le programme, les répétitions et le catering sans devoir tout régler dans les derniers jours.
Quand confirmer la réservation de la salle et du piano ?: Confirme les deux au moins 8 semaines avant le concert. Vérifie aussi l’accès pour la livraison du piano, les dimensions de la scène et les horaires autorisés pour l’installation.
Quand envoyer les invitations pour un concert d’orchestre ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant la représentation et fixe une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant. Tu auras ainsi le nombre de spectateurs nécessaire pour le plan de salle et le catering.
Combien de temps prévoir pour installer la salle le jour du concert ?: Réserve au moins 90 minutes avant l’ouverture au public, et davantage si la scène, le piano ou la sonorisation doivent être installés sur place. Termine le test technique avant l’arrivée des spectateurs.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.