Orkestconcert organiseren: checklist en planning
Een orkestconcert organiseren begint ruim vóór de eerste repetitie. Leg eerst datum, zaal, orkest, dirigent en piano vast en werk daarna toe naar programma, repetitieschema en publieksontvangst. In de laatste weken verschuift de aandacht naar aanmeldingen, vrijwilligers, catering, programmaboekjes en bewegwijzering. Deze checklist helpt je controleren of ook de praktische details kloppen: van stoelenplan en podiumindeling tot muziekpartijen, techniek, nooduitgangen en een opgeruimde foyer.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en zaal vastleggen
2 personen
Orkest en dirigent bevestigen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Repetitieschema opstellen
2 personen
Reservering zaal bevestigen
Reservering piano bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Catering bestellen
Programma's laten drukken
Bewegwijzering maken
2 personen
Techniek en licht testen
2 personen
Stoelenplan uitwerken
2 personen
Podiumindeling uitwerken
2 personen
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Zaal openen
2 personen
Zaal en foyer schoonmaken
3 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Orkeststoelen opstellen
3 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Dirigentenlessenaar plaatsen
2 personen
Piano plaatsen
3 personen
Podiumverlichting instellen
2 personen
Microfoons voor aankondiging testen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Foyer inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Programma's bij ingang leggen
2 personen
Event
Orkest ontvangen
2 personen
Instrumenten laten plaatsen
3 personen
Muziekpartijen klaarleggen
3 personen
Laatste soundcheck uitvoeren
3 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Kaarten controleren
2 personen
Deuren sluiten voor concert
2 personen
Concert begeleiden
3 personen
Aankondigingen verzorgen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
Concert afronden
3 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Orkest bedanken
2 personen
Catering afronden
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Muziekpartijen verzamelen
3 personen
Instrumenten uitladen
3 personen
Podium afbreken
4 personen
Stoelen en lessenaars opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal en foyer schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Zaal afsluiten
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Publieksstoelenaantal 120
- Orkeststoelenaantal 35
- Bistrotafelsaantal 8
- Registratietafel
- Kleedkamerrekkenaantal 4
- Kledinghangersaantal 40
- Podiumdelenaantal 12
- Dirigentenpodium
Apparatuur
- Muzieklessenaarsaantal 35
- Dirigentenlessenaar
- Piano
- Pianokruk
- Microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Audiokabelsaantal 6
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 12
Verlichting
- Podiumlampenaantal 6
- Statiefverlichtingaantal 4
- Reserveledlampenaantal 6
Servies
- Waterglazenaantal 45
- Koffiekopjesaantal 120
- Schoteltjesaantal 120
- Gebaksbordjesaantal 120
- Koffielepelsaantal 120
- Serveerlepelsaantal 10
- Scharenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Keukentangenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Programmastandaardsaantal 4
- Krijtbordenaantal 3
- Pianodoek
Catering
- Programmaboekjesaantal 130
- Naamkaartjesaantal 40
- Polsbandjesaantal 130
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalbakken voor statiegeldaantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Toiletborstelsaantal 4
Overig
- EHBO-dozenaantal 2
- Zaklampenaantal 4
- Portofoonsaantal 6
- Pennenaantal 20
- Plakbandaantal 6
- Gaffer tapeaantal 6
- Tie-wrapsaantal 100
- Schrijfblokkenaantal 6
- Reservebatterijenaantal 24
- Kaartjesdoos
- Garderobekaartjesaantal 150
- Garderoberekkenaantal 4
- Verkeerskegelsaantal 6
Tips
- Plan de zaalindeling uiterlijk twee weken vooraf. Controleer of er plaats is voor publieksstoelen, orkeststoelen, muzieklessenaars, het dirigentenpodium en de piano, en houd looppaden naar de nooduitgangen vrij.
- Test geluid en licht niet pas op de concertdag. Sluit microfoons, mengpaneel, luidsprekers en kabels aan tijdens een aparte proef en leg reserveledlampen en verlengkabels klaar.
- Verzamel muziekpartijen vóór de eerste volledige repetitie. Maak één controlelijst per orkestsectie en zorg dat dirigentenlessenaar, pianokruk en alle lessenaars op de podiumplattegrond staan.
- Verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal door aan de catering. Zet waterglazen, koffiekopjes, schoteltjes en gebaksbordjes vóór opening klaar in plaats van tijdens de inloop.
- Wijs op de concertdag vaste vrijwilligers aan voor zaal openen, registratie, publieksbegeleiding, catering en afsluiten. Laat één persoon de laatste controle doen van programmaboekjes, bewegwijzering, podium, techniek en nooduitgangen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een orkestconcert organiseren?
- Leg datum, zaal, orkest en dirigent bij voorkeur enkele maanden vooraf vast. Begin uiterlijk 6 tot 8 weken voor het concert met programma, repetitieschema, uitnodigingen en vrijwilligersplanning.
- Wanneer moet ik de piano voor een orkestconcert reserveren?
- Reserveer de piano zodra de zaal en het programma vaststaan, bij voorkeur minimaal 6 weken voor het concert. Bevestig de reservering nogmaals 1 week vooraf en controleer op de dag zelf de plaats, pianokruk en stembehoefte.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de concertzaal op te bouwen?
- Plan minimaal 3 uur voor podiumdelen, orkeststoelen, muzieklessenaars, dirigentenpodium, publieksstoelen en techniek. Houd daarnaast 30 minuten vrij voor een laatste controle van licht, geluid, kabelmatten, bewegwijzering en nooduitgangen.
- Wanneer moet ik programmaboekjes en catering regelen?
- Laat programmaboekjes bij voorkeur 1 tot 2 weken vooraf drukken, zodra programma en namen definitief zijn. Bestel catering na de uiterste aanmelddatum en geef dieetwensen en aantallen uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf door.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!