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Checklist pour organiser une compétition de BMX

Une compétition de BMX demande une coordination précise entre la piste, les inscriptions, les officiels et les bénévoles. Commence par fixer la date, réserver le parcours et obtenir les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Les listes de départ, les numéros, les prix et le matériel technique doivent ensuite être préparés selon le nombre de participants. Cette checklist t’aide à suivre les étapes dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Définir la date du concours

    2 personnes

  • Réserver le parcours BMX

  • Établir le règlement du concours

    2 personnes

  • Répartir les groupes de départ

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier le formulaire d'inscription

  • Contacter les sponsors

    2 personnes

  • Commander les prix

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Confirmer les officiels

  • Vérifier l’assurance

  • Vérifier les autorisations

  • Planifier l’inspection du parcours

    2 personnes

  • Imprimer la liste des participants

  • Imprimer les listes de départ

  • Créer les panneaux de direction

    2 personnes

  • Trier les bracelets

    2 personnes

  • Emballer les prix

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Préparer le matériel

    3 personnes

  • Inspecter la piste et le terrain

    3 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Installer les barrières

    4 personnes

  • Vérifier la grille de départ

    2 personnes

  • Installer la table du jury

    2 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Préparer le matériel de premiers secours

    2 personnes

  • Tester le son et le micro

    2 personnes

  • Installer les lots

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir l’inscription

    3 personnes

  • Vérifier les participants

    2 personnes

  • Distribuer les dossards

    2 personnes

  • Effectuer le contrôle des casques

    2 personnes

  • Faire le briefing des pilotes

    2 personnes

  • Accueillir le public

    2 personnes

  • Encadrer l'entraînement

    4 personnes

  • Encadrer les premières manches

    5 personnes

  • Enregistrer les classements intermédiaires

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Encadrer les quarts de finale

    5 personnes

  • Encadrer les demi-finales

    5 personnes

  • Appeler les finalistes

    2 personnes

  • Encadrer les finales

    5 personnes

  • Vérifier les résultats

    2 personnes

  • Assurer la remise des prix

    3 personnes

  • Remercier les participants

  • Accompagner le public à la sortie

    3 personnes

  • Finaliser l’administration du concours

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler le matériel de compétition

    4 personnes

  • Démonter les tentes et les barrières

    4 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    3 personnes

  • Laver la vaisselle et le matériel

    3 personnes

  • Nettoyer le site

    4 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Retourner le matériel loué

    2 personnes

  • Publier les résultats

  • Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 3
  • Tables pliantesqté 10
  • Chaises pliantesqté 80
  • Table d'inscription
  • Table du jury

Matériel de sport

  • Numéros de départqté 100
  • Porte-numérosqté 100
  • Vélos BMXqté 10
  • Casques de rechangeqté 10
  • Gants de rechangeqté 10
  • Portillon de départ
  • Cônesqté 30
  • Barrières de sécuritéqté 40
  • Rubansqté 8
  • Chronomètresqté 4
  • Assiettes rondesqté 2
  • Pompes à véloqté 4
  • Kits d'outilsqté 3
  • Chambres à air de rechangeqté 12
  • Démonte-pneusqté 6
  • Serre-câblesqté 200
  • Coupes et médaillesqté 30
  • Chèques-cadeauxqté 10
  • Drapeaux de départqté 3
  • Maillots de compétitionqté 20
  • Antivols de vélo de réserveqté 10

Équipement

  • Ordinateurs portablesqté 2
  • Tablettesqté 2
  • Imprimantes
  • Téléphones portablesqté 4
  • Mégaphone
  • Haut-parleurqté 2
  • Micro sans fil
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Batteries externesqté 4

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 150
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Petits bolsqté 20

Cuisine

  • Glacièresqté 6
  • Thermosqté 6
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 4
  • Louchesqté 6
  • Pinces de serviceqté 6

Éclairage

  • Lampes LEDqté 8
  • Rallonges à enrouleurqté 3

Décoration

  • Bannière de compétition
  • Panneaux indicateursqté 12
  • Nappe pour table des prix

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Balais à mainqté 4
  • Pinces à déchetsqté 4
  • Seauxqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Extincteursqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixe la date et réserve le parcours au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Garde une marge pour l’inspection de la piste, les autorisations et les éventuelles corrections de sécurité.
  • Ouvre les inscriptions dès que le règlement, les groupes de départ et les besoins alimentaires sont définis. Prévois une date limite 7 jours avant la compétition pour finaliser les listes et les bracelets.
  • Confirme les officiels et répartis les bénévoles au plus tard 10 jours avant l’événement. Prévois notamment des personnes pour l’accueil, le jury, les départs, la sécurité, les ravitaillements et les réparations rapides.
  • Prépare les numéros de départ, les listes imprimées, les panneaux et les prix la veille. Imprime au moins deux exemplaires des listes de participants et des listes de départ afin de ne pas dépendre d’une seule imprimante.
  • Inspecte la piste et le terrain avant l’ouverture des portes. Vérifie le portillon de départ, les cônes, les barrières, les rubans, les chronomètres, les pompes et les chambres à air de rechange avant l’arrivée des coureurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de BMX ?
Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le parcours, vérifier l’assurance et les autorisations, contacter les sponsors, ouvrir les inscriptions et confirmer les officiels.
Quand ouvrir les inscriptions pour une compétition de BMX ?
Ouvre-les environ 6 semaines avant la date prévue, une fois le règlement et les groupes de départ définis. Fixe la clôture des inscriptions 7 jours avant la compétition pour traiter les données et imprimer les listes.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de BMX ?
Pour une petite compétition, compte au minimum 10 à 15 bénévoles, selon le nombre de participants et la configuration du parcours. Répartis-les entre l’inscription, les départs, le jury, la sécurité, l’accueil et le ravitaillement.
Que faut-il vérifier la veille d’une compétition de BMX ?
Contrôle la piste, le portillon de départ, les barrières, les cônes, les chronomètres et le matériel de réparation. Prépare aussi les bracelets, les numéros, les prix, les boissons et les en-cas au moins la veille au soir.

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