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Checklist pour organiser une city trip sans oubli

Une city trip réussie repose surtout sur une bonne coordination avant le départ. Commence par confirmer les participants, leurs coordonnées et leurs besoins alimentaires, puis réserve le transport, le dîner et l’activité. Prépare ensuite un itinéraire réaliste, un point de rendez-vous précis et un programme partagé à l’avance. Cette checklist t’aide aussi à vérifier les billets, les paiements, les batteries, les collations et les documents avant de partir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Établir la liste des participants

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Vérifier les coordonnées

  • Réserver le transport

  • Réserver un dîner

  • Réserver une activité

  • Définir l’itinéraire à travers la ville

  • Définir le point de rassemblement

  • Élaborer le programme de la journée

  • Vérifier les prévisions météo

  • Partager le programme avec les participants

  • Vérifier les paiements et les billets

  • Vérifier la liste des courses

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Imprimer les billets et les documents

  • Partager les contacts d'urgence

  • Prendre les sacs à dos et le matériel

    2 personnes

  • Refroidir les boissons et les snacks

Événement

  • Installer le point de rassemblement

    2 personnes

  • Cocher les participants

    2 personnes

  • Distribuer les billets

  • Accompagner le trajet aller

    2 personnes

  • Prendre une photo de groupe

  • Animer la visite de la ville

    2 personnes

  • Accompagner l'activité

    2 personnes

  • Distribuer les boissons et les snacks

    2 personnes

  • Encadrer le dîner

    2 personnes

  • Rassembler le groupe pour le retour

    2 personnes

  • Accompagner le retour

    2 personnes

  • Enregistrer les derniers participants

Suivi

  • Rassembler les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer les matériaux réutilisables

    2 personnes

  • Compter le stock restant

  • Vérifier les objets trouvés

  • Retourner les matériels

  • Rassembler les frais

  • Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Articles de voyage

  • Sacs à dos de jourqté 12
  • Étiquettes de bagagesqté 12
  • Billets imprimésqté 12
  • Plans de ville imprimésqté 12
  • Cartes d'itinéraireqté 2
  • Stylosqté 4
  • Blocs-notesqté 4
  • Batteries externesqté 4
  • Câbles de rechargeqté 4
  • Parapluiesqté 4
  • Gilets réfléchissantsqté 2
  • Braceletsqté 12
  • Trousse de premiers secours
  • Gel hydroalcooliqueqté 4
  • Mouchoirsqté 12

Équipement

  • Téléphones portablesqté 2
  • Supports de téléphoneqté 2
  • Chargeurs portablesqté 2

Catering

  • Glacièresqté 2
  • Pains de glaceqté 8
  • Bouteilles d’eauqté 12
  • Courses

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 16
  • Sets de couverts réutilisablesqté 16
  • Serviettes réutilisablesqté 24

Nettoyage

  • Sacs poubelleqté 10
  • Lingettes réutilisablesqté 6
  • Poubelles pliablesqté 2

Conseils

  • Bloque les réservations au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue, surtout pour le transport, le dîner et l’activité. Demande les confirmations et les besoins alimentaires au même moment.
  • Envoie le programme final 3 à 5 jours avant le départ. Indique l’heure exacte, le point de rassemblement, les étapes de la journée et un contact d’urgence.
  • Prévois un itinéraire avec une marge de 15 à 20 minutes entre deux étapes. Une pause ou un retard de transport peut sinon décaler toute la journée.
  • La veille, vérifie les paiements, les billets, la météo et les coordonnées de chaque participant. Imprime les billets et les plans, même si tout est aussi disponible sur téléphone.
  • Pour le départ, compte une bouteille d’eau et une collation par personne, puis ajoute des batteries externes, des câbles, des parapluies et une petite trousse de premiers secours dans les sacs à dos.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une city trip ?
Commence idéalement 4 à 6 semaines avant le départ. Cela laisse le temps de réunir les inscriptions, de réserver le transport et l’activité, puis de finaliser les repas et l’itinéraire.
Que faut-il vérifier la veille d’une city trip ?
Vérifie les billets, les paiements, la météo, les coordonnées et la liste des participants. Prépare aussi les documents imprimés, les sacs, les collations et les batteries chargées avant le soir.
Combien de temps prévoir pour le point de rendez-vous ?
Prévois 15 à 20 minutes pour installer le point de rassemblement, distribuer les billets et cocher les participants. Demande à chacun d’arriver 10 minutes avant l’heure de départ.
Que prévoir dans le sac pour une city trip à la journée ?
Prévois au minimum une bouteille d’eau, une collation, un téléphone chargé et une batterie externe par personne. Ajoute des câbles, des mouchoirs, du gel hydroalcoolique, un parapluie selon la météo et les documents utiles.

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