La checklist pour organiser un championnat du club

Un championnat du club demande de coordonner les inscriptions, les terrains, les matchs et toute l’équipe qui encadre la journée. Commencez par fixer la date et le programme, puis verrouillez les réservations et le planning avant de commander les prix. Les dernières vérifications portent sur la météo, les vestiaires, le matériel sportif et l’accueil des participants. Cette checklist suit l’ordre utile pour arriver au jour J avec des documents imprimés et une installation prête.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les terrains de sport
Établir le planning des matchs
2 personnes
Répartir les arbitres
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Commander les prix
Partager les règles du concours
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Imprimer les formulaires de compétition
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Préparer les prix
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le terrain et les vestiaires
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les aires de compétition
4 personnes
Installer les tables de score
2 personnes
Préparer le matériel de sport
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et le buffet
4 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Annoncer le tournoi de départ
Encadrer les matchs
8 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Encadrer les finales
5 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Fournir la musique
Servir le dernier tour
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel sportif
3 personnes
Ranger le site
5 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables hautesqté 4
Tentes de réceptionqté 2

Matériel de sport

Ballons de matchqté 8
Ballons de rechangeqté 4
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 6
Siffletsqté 8
Panneaux de scoreqté 8
Chasubles sportivesqté 40
Chronomètresqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 50
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Louchesqté 8

Décoration

Drapeaux du clubqté 8
Nappesqté 8
Table des prix

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et la date limite d’inscription au moins 4 semaines à l’avance. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des matchs.
Réservez les terrains avant de construire le planning. Préparez ensuite les matchs, les arbitres et les bénévoles avec une marge de 15 minutes entre deux séquences pour absorber les retards.
Commandez les prix au plus tard 2 semaines avant la compétition. Vérifiez les noms, les catégories et les quantités dès leur réception, plutôt que le matin du championnat.
Préparez un dossier de compétition la veille avec la liste des participants, les formulaires, les règles et le planning. Imprimez au moins deux exemplaires des documents utilisés à l’accueil et aux tables de score.
Le jour J, ouvrez le lieu suffisamment tôt pour contrôler le terrain et les vestiaires, installer les aires de compétition et tester la sonorisation. Prévoyez au moins 90 minutes avant le premier match pour l’installation et l’inscription.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un championnat du club ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour une organisation confortable. Les réservations de terrains, les inscriptions et le planning des matchs doivent être finalisés au moins 10 jours avant la date.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un championnat du club ?: Envoyez-les 4 semaines avant l’événement, avec la date limite d’inscription fixée environ 10 jours avant la compétition. Vous pourrez alors établir les matchs et recueillir les besoins alimentaires à temps.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un championnat du club ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 par zone de compétition et 1 personne pour la coordination. Pour une journée de plusieurs terrains, ajoutez une personne de renfort toutes les 2 zones.
Quand installer le matériel le jour du championnat ?: Commencez l’installation 90 minutes avant le premier match. Contrôlez d’abord les terrains et les vestiaires, puis installez les tables de score, l’accueil, le matériel sportif et les boissons.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.