Organiser une balade à vélo des papillons : la checklist
Une balade à vélo des papillons demande plus qu’un joli parcours. Il faut sécuriser l’itinéraire, prévoir une solution de repli, organiser les inscriptions et répartir clairement les bénévoles. Le jour J, l’accueil, le stationnement des vélos et la signalisation doivent être prêts avant l’arrivée des participants. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre, du premier repérage à l’installation du départ et de l’arrivée.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Tracer l’itinéraire
2 personnes
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Convenir du stationnement des vélos
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les indications d'accès
Répartir les bénévoles
2 personnes
Coordonner le point de départ et d'arrivée
2 personnes
Effectuer un trajet d'essai
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Vérifier les prévisions météo
Imprimer les cartes d'itinéraire
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Préparer les packs participants
2 personnes
Événement
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Aménager le bureau de départ
2 personnes
Marquer le parking à vélos
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Laisser partir les participants
3 personnes
Tenir le poste de route
4 personnes
Assurer le point de repos
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Accueillir à nouveau les participants
3 personnes
Surveiller le parking à vélos
2 personnes
Récupérer les panneaux indicateurs
3 personnes
Assurer le moment de remerciement
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Suivi
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
Trier les objets trouvés
Envoyer le message aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 40
- Tables de bièreqté 4
- Râteliers à vélosqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Saladiers de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Matériel de sport
- Flèches de directionqté 30
- Panneaux de directionqté 12
- Cônes de signalisationqté 20
- Gilets réfléchissantsqté 12
- Pompes à véloqté 3
- Kits de réparation de pneusqté 4
- Kits d’outils pour véloqté 2
- Chambres à air de rechangeqté 8
- Supports de cartes de parcoursqté 60
- Presse-papiersqté 6
- Trousses de premiers secoursqté 2
Décoration
- Bannière départ-arrivée
- Décoration papillonqté 30
- Nappesqté 8
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 6
- Lampes rechargeablesqté 8
Cuisine
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 6
- Pincesqté 6
- Louchesqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Bacs à vaisselleqté 6
- Épongesqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Effectuez le trajet d’essai avant d’envoyer les indications d’accès. Vérifiez les montées, les passages difficiles, les points où une flèche manque et le temps réel nécessaire pour parcourir la boucle.
- Préparez l’itinéraire alternatif avant l’ouverture des inscriptions. En cas de route barrée ou de météo défavorable, les bénévoles doivent savoir immédiatement quel parcours suivre.
- Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la balade. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour la liste, de recueillir les besoins alimentaires et de préparer les packs participants.
- Répartissez les bénévoles avec des rôles précis pour le départ, l’arrivée, le stationnement et le parcours. Prévoyez une personne responsable de chaque point au moins 30 minutes avant l’accueil.
- Installez la signalisation et le parking à vélos avant l’arrivée du premier participant. Gardez les cartes imprimées, les pompes, les kits de réparation et les trousses de premiers secours au point de départ.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une balade à vélo des papillons ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de tracer et tester l’itinéraire, réserver le lieu de départ, ouvrir les inscriptions, recruter les bénévoles et préparer le matériel.
- Quand faut-il faire le trajet d’essai ?
- Faites-le au moins 10 à 14 jours avant la balade, puis vérifiez une dernière fois le parcours 2 ou 3 jours avant. Notez les changements nécessaires avant d’imprimer les cartes et les panneaux.
- Quand fermer les inscriptions pour la balade à vélo ?
- Fermez les inscriptions environ 7 jours avant l’événement. Il restera assez de temps pour traiter les demandes alimentaires, actualiser la liste des participants et préparer les quantités de ravitaillement.
- À quelle heure installer le départ le jour de la balade ?
- Commencez l’installation au moins 90 minutes avant l’accueil du public. Les tables, tentes, panneaux, parking à vélos et bureau de départ doivent être opérationnels 30 minutes avant la première arrivée.
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