La checklist pour organiser un atelier d’art floral

Un atelier d’art floral demande plus que des fleurs et quelques vases. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, la livraison des fleurs et la préparation de chaque poste de travail. Cette checklist de 41 tâches et 36 fournitures suit l’ordre logique, des invitations jusqu’à l’accueil autour du café et du thé. Elle vous aide surtout à ne pas découvrir la veille qu’il manque des ciseaux, des seaux ou de la place entre les tables.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des participants
Commander la livraison de fleurs
Acheter le matériel de l’atelier
Réserver le catering
Préparer le mode de travail et les explications
Créer des badges nominatifs
Définir la disposition des tables
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les fleurs et la verdure
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Couper les fleurs fraîches
2 personnes
Mettre les fleurs dans l’eau
2 personnes
Répartir le matériel par table
3 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises et l’espace de circulation
3 personnes
Protéger les postes de travail
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Aménager la table d'accueil

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer l’explication de l’atelier
Faire une démonstration d'art floral
Accompagner les participants
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Collecter les déchets de travail
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Photographier les travaux
Faire emporter les travaux
2 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer l’espace de travail
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Emballer le matériel restant
2 personnes
Ranger le stock
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 27
Table d’accueil
Poubellesqté 3

Vaisselle

Assiettesqté 30
Tasses à caféqté 30
Verresqté 30
Couvertsqté 30
Plateaux de serviceqté 4

Équipement

Bouilloiresqté 2
Machine à café
Glacièresqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Verres doseursqté 6
Ciseauxqté 30
Couteaux bien aiguisésqté 12
Seauxqté 8
Arrosoirsqté 6

Décoration

Vases à fleursqté 30
Chemins de tableqté 6
Badges nominatifsqté 30
Cartes de menuqté 6

Matériel d'atelier

Fleurs coupéesqté 30
Verdure décorativeqté 15
Fil floralqté 3
Fil de liaisonqté 3
Ruban floralqté 6
Mousse floraleqté 30
Dessous de verreqté 30
Feuilles de travailqté 30
Pistolets à colleqté 6
Cartouches de colleqté 30

Nettoyage

Seaux pour les eaux uséesqté 3
Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant l’atelier et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant, afin d’établir la liste des participants et de recueillir les besoins alimentaires.
Commandez les fleurs dès que la date et le nombre de participants sont confirmés. Prévoyez leur livraison ou leur retrait 1 jour avant l’atelier pour pouvoir les mettre dans l’eau et couper les tiges à temps.
Préparez un poste de travail par participant ou par binôme : fleurs coupées, verdure, fil floral, ruban floral, mousse florale, ciseaux et feuille de travail doivent être répartis avant l’arrivée du groupe.
Installez les tables et les chaises avec un passage d’au moins 80 cm entre les rangées. Protégez chaque table et placez les poubelles, seaux et arrosoirs à portée de main pour limiter les allers-retours.
Mettez les boissons au frais avant l’accueil et préparez le café, le thé et les en-cas avant le début des explications. Gardez la table d’accueil libre pour les badges nominatifs et les informations pratiques.

Questions fréquentes

Quand commander les fleurs pour un atelier d’art floral ?: Commandez-les dès que le nombre de participants est connu, idéalement 7 à 10 jours avant l’atelier. Organisez leur livraison ou leur retrait au plus tard la veille pour les mettre dans l’eau et préparer les fleurs fraîches.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer un atelier floral ?: Prévoyez 2 à 3 heures d’installation le jour même pour les tables, les chaises, la circulation, les protections et la répartition du matériel. Ajoutez environ 1 heure la veille pour vérifier les fournitures et préparer les fleurs.
Combien de place faut-il par participant pour un atelier d’art floral ?: Réservez au moins 80 cm de largeur de table et environ 1 m² par personne, circulation comprise. Cette marge permet de poser les fleurs, les outils et le vase sans gêner les autres participants.
Quand envoyer les informations pratiques aux participants ?: Envoyez-les 5 à 7 jours avant l’atelier, après la clôture des inscriptions. Indiquez l’heure d’accueil, la durée, ce qu’il faut éventuellement apporter et les informations liées aux boissons ou aux besoins alimentaires.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.