Organiser un après-midi carnaval sans rien oublier

Un après-midi carnaval demande surtout une bonne préparation de la salle, des repas et des activités. Cette checklist de 58 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions jusqu’au rangement du matériel. Prévoyez les besoins alimentaires, la sonorisation, les tentes, le buffet et l’espace enfants avant le jour J. Les derniers contrôles portent sur les livraisons, les stocks, l’entrée et la répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Réserver les tentes de fête et le matériel
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme musical
2 personnes
Préparer les activités pour enfants
2 personnes
Composer la table des prix
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les livraisons
2 personnes
Contrôler les stocks et les régimes alimentaires
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Aménager la chambre froide
2 personnes
Préparer les en-cas et les ingrédients
4 personnes
Préparer la musique et le matériel de jeu
2 personnes
Vérifier la salle et l'entrée
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter le buffet et le bar
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Aménager l’espace enfants
2 personnes
Préparer la table des prix
2 personnes
Rafraîchir les en-cas et les boissons
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Étiqueter le buffet et les options diététiques
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les bons de consommation
2 personnes
Fournir la musique
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Accompagner le défilé carnavalesque
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Préparer des snacks chauds
3 personnes
Servir le repas chaud
4 personnes
Débarrasser la vaisselle et les verres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Animer la remise des prix
2 personnes
Accompagner l’au revoir et la sortie
3 personnes
Dernier tour et dernier service
2 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle et les toilettes
4 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 100
Louchesqté 10
Carafesqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2

Décoration

Drapeaux de carnavalqté 20
Serpentinsqté 30
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Nappes festivesqté 12
Mur photo
Accessoires photoqté 30
Badges nominatifsqté 100
Panneaux en ardoiseqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Matériel de sport

Cerceauxqté 6
Sacs de sableqté 12
Cônesqté 12
Cordes à sauterqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 6
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Plateaux de service en aluminiumqté 20
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, les horaires et le programme avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Vérifiez les livraisons 24 à 48 heures avant l’événement. Contrôlez notamment les tentes, les tables, les chaises, la vaisselle et le matériel de sonorisation.
Organisez le buffet et le bar avec des tables séparées si possible. Prévoyez les carafes, plateaux, louches, gobelets et bacs de maintien au chaud avant de préparer les en-cas.
Testez les haut-parleurs, la table de mixage, le microphone et les rallonges avant l’arrivée du public. Un essai de 30 minutes permet de repérer les prises ou câbles manquants.
Installez l’espace enfants, la table des prix et le mur photo avant l’ouverture des portes. Gardez les accessoires photo et les consommables de décoration dans une caisse facilement accessible.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un après-midi carnaval ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer la salle, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de réserver les tentes et le matériel.
Quand faut-il confirmer les besoins alimentaires des participants ?: Demandez-les au moment de l’inscription et fixez une date limite environ 10 jours avant l’événement. Faites ensuite un dernier contrôle des régimes alimentaires avant les achats et la préparation.
Quand installer la décoration et les tentes pour un après-midi carnaval ?: Montez les tentes et installez les tables et les chaises le jour même, au moins 3 heures avant l’accueil. Suspendez ensuite les drapeaux, serpentins et ballons pour éviter qu’ils ne gênent l’installation technique.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Répartissez les rôles selon la taille du groupe, avec au minimum une personne pour l’accueil, une pour le buffet, une pour les enfants et une pour la technique. Préparez la répartition 3 à 5 jours avant afin que chacun connaisse son horaire.

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