Qué necesitas para organizar una feria de profesiones

Una feria de profesiones necesita más que mesas y folletos. Debes preparar puestos para los expositores, equipos para las presentaciones y una zona de café y agua que funcione durante varias horas. Esta lista reúne los materiales que conviene comprar, alquilar o llevar, con cantidades que puedes ajustar según el número de participantes. Revisa especialmente los cables, la señalización y la vajilla: son elementos fáciles de olvidar y difíciles de resolver a última hora.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 80
Mesas altascant. 8
Mantelescant. 24
Percheroscant. 4

Equipo

Portátilescant. 3
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables de cargacant. 6
Pulsadores de presentacióncant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 160
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4

Decoración

Carteles de standcant. 24
Paneles informativoscant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Carteles para mesas altascant. 8
Portanombrescant. 100
Portapapelescant. 30
Tubos para pósterescant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4

Catering

Compras
- Café - 8 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Té - 4 docenas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Zumo de limón - 2 botellas
- Spa Blauw - 80 botellas
- Spa Rood - 40 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Ice tea - 18 botellas
- Zumo de manzana - 12 paquetes
- Zumo de naranja - 12 paquetes
- Cubitos de hielo - 12 bolsas
- Miniwater - 24 botellas
- Mini croissants - 120 unidades
- Bollitos pequeños con pasas - 80 unidades
- Panecillos multigrano - 80 unidades
- Pistolas blancas - 80 unidades
- Queso joven - 3 kilos
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilos
- Hummus - 12 envases
- Queso crema - 12 tarrinas
- Mermelada - 6 tarros
- Mantequilla - 2 kilos
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 4 kilo
- Lechuga - 8 unidades
- Manzanas - 8 kilos
- Plátanos - 6 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Snacks salados - 6 bolsas
- Mini galletas - 10 paquetes
- Barritas de muesli - 100 unidades
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Cobertura vegana - 12 envases
- Pegatinas de alérgenos - 1 set
- Servilletas - 500 unidades
- Vasos de papel - 200 unidades
- Palitos para remover - 250 unidades
- Palillos de bambú - 200 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 4 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Toallitas desinfectantes - 6 paquetes
- Toallas de papel - 12 paquetes

Consejos

Calcula una mesa por expositor y añade 1 mesa extra para el registro o la documentación. Para las presentaciones, reserva además una mesa auxiliar junto al proyector y al portátil.
Prepara al menos 1 silla por expositor y 1 por cada dos visitantes previstos en la zona de charlas. Si habrá ponentes sentados, añade 2 sillas para cada mesa de presentación.
Lleva 1 micrófono inalámbrico por cada sala de presentación y prueba el sonido al menos 2 horas antes. Incluye cables alargadores, regletas y cables de carga; normalmente faltan justo cuando empieza la jornada.
Calcula 2 vasos por persona si el evento dura varias horas, y añade 1 taza de café por asistente previsto. Para el servicio, prepara al menos 2 jarras de agua y 2 jarras de café por cada 50 personas.
Coloca 1 cartel direccional en cada cruce y 1 cartel de stand por profesión o expositor. Imprime el plano y el programa con un margen del 10 % sobre las inscripciones confirmadas para cubrir pérdidas y cambios.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas mesas necesito para una feria de profesiones?: Calcula 1 mesa por expositor y reserva 1 o 2 mesas adicionales para el registro, los materiales y el catering. Confirma la cifra definitiva al cerrar la distribución de los puestos, al menos 7 días antes.
¿Cuántos vasos y tazas hacen falta para una feria?: Prepara 2 vasos por persona y 1 taza de café por persona, con un 10 % adicional. Para 50 asistentes, serían aproximadamente 110 vasos y 55 tazas si no se dispone de vajilla reutilizable durante todo el evento.
¿Qué equipo necesito para las presentaciones de los ponentes?: Como mínimo, necesitas un portátil, un proyector, una pantalla, altavoces y un micrófono inalámbrico por sala. Comprueba todo 2 horas antes y lleva cables de carga, alargadores, regletas y un pulsador de presentación de repuesto.
¿Cuándo debo preparar los carteles y el plano de la feria?: Deja listos los carteles, el plano y el programa entre 3 y 5 días antes. Imprime un 10 % más de copias que las inscripciones confirmadas y coloca la señalización el mismo día, antes de abrir las puertas.

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