Qué necesitas para organizar una feria de movilidad

Una feria de movilidad necesita más que mesas para los expositores. Debes preparar puestos, registro, señalización, equipos para presentaciones y una zona funcional para café y descanso. Esta lista reúne el material que se utiliza durante el montaje y la jornada, desde portátiles y tablets hasta regletas, expositores para folletos y vajilla. Calcula las cantidades según el número de organizaciones participantes, puestos y visitantes inscritos.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 80
Mesas altascant. 8
Mostrador de registro
Expositores para folletoscant. 6
Percheroscant. 4

Equipo

Portátilescant. 3
Tabletscant. 3
Impresorascant. 2
Pantalla de presentación
Altavoces para portátilcant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Estaciones de cargacant. 3
Enrollacablescant. 3
Maletines de herramientascant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Lámparas de escritoriocant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 6
Pinzascant. 4
Tijerascant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 4

Decoración

Mantelescant. 18
Telones de fondocant. 12
Guirnaldascant. 10
Plantascant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Portanombrescant. 30
Portapapelescant. 20
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Tableros de corchocant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té verde - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 10 unidades
- Spa Blauw - 12 botellas
- Spa Rood - 6 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Té helado - 6 botellas
- Cerveza - 3 cajas
- Cerveza sin alcohol - 2 cajas
- Vino blanco - 6 botellas
- Vino tinto - 4 botellas
- Burbujas - 3 botellas
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Frutos secos salados - 4 bolsas
- Crispetas de arroz - 4 paquetes
- Crackers salados - 6 paquetes
- Crackers integrales - 4 paquetes
- Hummus - 8 cuencos
- Queso crema - 4 tarrinas
- Queso joven - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Filete de pollo para sándwich - 1 kilo
- Aperitivos vegetarianos - 1 kilo
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Wraps - 6 paquetes
- Mantequilla - 500 gramos
- Pepinos - 10 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Pimientos - 12 unidades
- Zanahorias - 3 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 50 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Naranjas - 30 unidades
- Mini croissants - 100 unidades
- Mini muffins - 100 unidades
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 80 unidades
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Pesto - 3 tarros
- Aceite de oliva - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Servilletas de papel - 600 unidades
- Filtros de café - 2 cajas
- Agitadores - 500 unidades
- Pajitas - 200 stuks
- Vasos de papel - 300 unidades
- Bandejas de cartón para snacks - 200 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Bolsas de basura - 4 rollos
- Bolsas para cubos de pedal - 3 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 caja
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 12 unidades
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 4 botellas
- Papel toalla - 8 paquetes
- Desinfectante de manos - 4 botellas
- Parches - 2 cajas
- Bolígrafos - 50 unidades
- Pegatinas de nombre - 200 piezas
- Papel para impresora - 5 paquetes
- Cartuchos de tinta - 4 juegos
- Folletos del programa - 250 unidades
- Credenciales de visitante - 250 unidades
- Credenciales de expositores - 80 unidades
- Pulseras - 250 unidades
- Cinta adhesiva - 12 rollos
- Cinta de doble cara - 6 rollos
- Bridas - 200 unidades
- Rotuladores - 24 unidades
- Etiquetas - 6 hojas

Consejos

Calcula una mesa de exposición por puesto y añade al menos una silla por persona que atienda el stand. Reserva también mesas altas para conversaciones breves y circulación fluida.
Prepara una regleta y un alargador por cada puesto que use portátil, pantalla o cargadores. Lleva cables de repuesto y enrollacables para evitar pasillos con cables sueltos.
Asigna al menos un portátil o tablet a cada demostración interactiva y prueba todo el equipo técnico el día anterior. Comprueba también que haya estaciones de carga accesibles durante toda la feria.
Coloca un mostrador de registro en la entrada, con la lista de expositores impresa y acreditaciones ordenadas por nombre. Ten preparadas copias adicionales para cambios de última hora.
Calcula la vajilla y el café para toda la jornada, no solo para la primera hora. Usa termos, bandejas y pinzas para que el servicio pueda reponerse sin bloquear la zona de puestos.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas mesas necesito para una feria de movilidad?: Como punto de partida, calcula una mesa por cada puesto de expositor y añade mesas para el registro y el servicio de café. Si habrá demostraciones o reuniones, reserva al menos una mesa adicional por cada tres o cuatro puestos.
¿Cuándo debo preparar la tecnología de la feria?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes de la apertura. Comprueba portátiles, tablets, impresoras, pantalla, altavoces, cables, regletas y estaciones de carga, y deja preparado material de sustitución.
¿Cuántas sillas hacen falta por expositor?: Calcula una silla por persona que vaya a atender cada puesto durante el turno. Añade entre un 10 % y un 15 % de sillas extra para visitantes, reuniones y cambios de personal.
¿Qué material de señalización debo tener listo?: Prepara las señales de ruta y las indicaciones de los puestos como mínimo un día antes. Imprime una copia para cada punto de decisión y lleva entre cinco y diez copias adicionales por si alguna se daña o cambia la distribución.

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