Qué necesitas para organizar un intercambio de plantas

Un intercambio de plantas necesita más que mesas y macetas. Debes preparar un sistema para registrar las plantas, identificar cada ejemplar y facilitar los cambios entre participantes. Esta lista incluye el mobiliario, el material de recepción, el café, las bebidas y la señalización del espacio. Calcula las cantidades según el número de asistentes y deja preparados los materiales de intercambio al menos un día antes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 30
Mostrador de recepción
Taburetes plegablescant. 4
Mesas para plantascant. 4
Estanterías para plantascant. 4
Carro de transporte

Equipo

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Neveras portátilescant. 3
Regletascant. 4
Cables alargadorescant. 4
Micrófono de mano

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 50
Cubiertoscant. 50
Bandejas de serviciocant. 6

Cocina

Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 4
Cuencoscant. 8
Cucharonescant. 6

Decoración

Mantelescant. 10
Pósters de plantascant. 8
Guirnaldas de papelcant. 6
Jarronescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas LEDcant. 6

Catering

Pizarrascant. 6
Soportes para tarjetas de nombrecant. 40
Bandejas para plantascant. 80
Macetas de cultivocant. 100
Etiquetas para plantascant. 150
Rotuladores permanentescant. 20
Cartas de intercambiocant. 150
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 6
Papel de impresión A4
Paneles informativoscant. 6
Puertos de cargacant. 2
Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 4 litros
- Leche de avena - 3 litros
- Limón - 6 unidades
- Agua sin gas - 6 botellas
- Agua con gas - 6 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Cubitos de hielo - 4 bolsas
- Palitos para remover - 100 unidades
- Servilletas de papel - 4 paquetes
- Palitos salados - 4 bolsas
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Nachos - 4 bolsas
- Hummus - 4 tarrinas
- Queso crema - 3 tarrinas
- Pepino - 6 unidades
- Zanahorias - 3 kilos
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Mini tomates - 2 kilo
- Wraps - 4 paquetes
- Queso - 2 kilo
- Queso crema con hierbas - 6 tarrinas
- Aperitivos veganos - 6 paquetes
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Gel desinfectante para manos - 4 botellas
- Toallas de papel - 4 paquetes
- Esponjas - 2 paquetes
- Paños de microfibra - 2 paquetes

Limpieza

Papelelerascant. 4
Contenedores de separación de residuoscant. 3
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Consejos

Prepara una etiqueta para cada planta y algunas de reserva: calcula un 10 % adicional por si llegan ejemplares sin identificar o se dañan durante el montaje.
Reserva una mesa de recepción y coloca allí la lista de participantes, las tarjetas de intercambio y los soportes para tarjetas de nombre. Así puedes registrar las plantas desde la llegada.
Para el café, calcula aproximadamente una taza por persona y prepara al menos dos termos si esperas más de 30 participantes. Deja también tazas, cucharones y jarras de agua junto al punto de café.
Organiza las plantas en varias mesas o estanterías por zonas antes de abrir. Un carro de transporte evita mover varias cajas o bandejas a mano durante el montaje.
Comprueba con antelación los cables alargadores y las regletas, sobre todo si usarás cafetera, hervidor, lámparas LED o un micrófono. Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes de la recepción.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas etiquetas necesito para un intercambio de plantas?: Calcula una etiqueta por planta y añade un 10 % de reserva. Para 50 plantas, prepara al menos 55 etiquetas, además de rotuladores o tarjetas de repuesto.
¿Cuántas mesas hacen falta para un intercambio de plantas?: Como referencia, reserva una mesa de recepción, una mesa por cada 15 o 20 plantas y una mesa separada para café y bebidas. Para 40 plantas, suelen hacer falta al menos cuatro mesas.
¿Cuánto café y agua debo preparar?: Calcula una taza de café por participante y entre 0,5 y 0,75 litros de agua por persona. Para 30 asistentes, prepara unas 35 tazas de café y entre 15 y 22 litros de agua.
¿Cuándo debo montar y enfriar las bebidas?: Monta las mesas, la recepción y la señalización entre 60 y 90 minutos antes de abrir. Pon las bebidas en las neveras portátiles entre 4 y 6 horas antes para que estén frías al empezar.

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