Qué necesitas para un Día de información sobre Alzheimer

Organizar un Día de información sobre Alzheimer requiere más que reservar una sala y confirmar a los ponentes. Esta lista reúne lo que conviene comprar, llevar y dejar preparado para el registro, las charlas y las pausas. Calcula las cantidades a partir de las inscripciones confirmadas y añade un pequeño margen para imprevistos. Revisa también la accesibilidad, las necesidades dietéticas y el material de presentación antes del día del evento.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 4
Mostrador de registro
Percheroscant. 2
Percheroscant. 4
Biomboscant. 3

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Clicker de presentación
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 6
Cables de cargacant. 6
Canaletas para cablescant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharillas de cafécant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencoscant. 12
Cucharonescant. 6
Bandejas térmicascant. 4
Papeleracant. 6

Decoración

Mantelescant. 12
Portatarjetas de nombrecant. 100
Paneles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Pizarras de hojascant. 3
Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Portapapelescant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Lámparas de piecant. 4

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Cacao en polvo - 1 bote
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 12 unidades
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 8 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Limonada de limón - 4 botellas
- Bocadillos - 120 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Panecillos blancos - 60 unidades
- Bollos integrales - 60 stuks
- Mantequilla - 1 kilo
- Queso joven - 3 kilos
- Queso curado - 2 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilos
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 1 kilo
- Ensalada de huevo - 1 kilo
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Lechuga - 6 piezas
- Pimientos - 12 unidades
- Manzanas - 100 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Uvas - 8 kilos
- Mandarinas - 80 unidades
- Yogur - 8 kilos
- Muesli - 2 kilo
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Crackers salados - 8 paquetes
- Crackers integrales - 8 paquetes
- Aceitunas - 2 kilos
- Mayonesa - 2 botes
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Pimienta - 1 bote
- Sal - 1 paquete
- Mezcla de especias - 2 tarros
- Sopa de verduras - 10 litros
- Picos de pan - 8 paquetes
- Ensalada de comida - 80 porciones
- Quiche vegetariana - 20 porciones
- Crema vegana - 2 kilos
- Bollos sin gluten - 12 unidades
- Crackers sin gluten - 4 paquetes
- Galletas - 8 paquetes
- Mini muffins - 100 unidades
- Servilletas de papel - 300 unidades
- Filtros de café - 2 paquetes
- Agitadores - 200 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 60 unidades
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Jabón de manos - 4 botellas
- Papel toalla - 8 paquetes
- Gel desinfectante de manos - 6 botellas

Consejos

Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade 1 bebida por cada hora posterior. Enfría las bebidas el día anterior y lleva neveras portátiles para mantenerlas disponibles durante los descansos.
Prepara el registro con un mostrador, tarjetas de nombre y una lista de asistencia impresa. Lleva al menos un 10 % más de tarjetas y copias que el número de inscripciones confirmadas.
Comprueba el equipo de cada ponente al menos 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, clicker, altavoces y micrófonos inalámbricos. Lleva cables de carga, alargadores, regletas y canaletas para evitar cables sueltos.
Para el café y el té, calcula una taza por persona en cada pausa y deja un margen del 10 %. Las teteras, termos, cucharillas, vasos, platos y bandejas suelen olvidarse cuando el catering solo entrega la comida.
Separa los paquetes de información, los formularios de evaluación y las indicaciones de ruta antes de llevarlos al recinto. Prepara un paquete adicional por cada 10 asistentes para cubrir registros de última hora y material perdido.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas bebidas necesito para un Día de información sobre Alzheimer?: Calcula de 2 a 3 bebidas por persona durante la primera hora y 1 bebida adicional por persona por cada hora siguiente. Añade un margen del 10 % y confirma la cantidad final con el catering 2 o 3 días antes.
¿Cuándo debo preparar las tarjetas de nombre y la lista de asistencia?: Imprime la lista de asistencia y prepara las tarjetas de nombre entre 2 y 3 días antes, cuando las inscripciones estén casi cerradas. Lleva un 10 % adicional para cambios y asistentes que se registren en el último momento.
¿Qué material técnico debo llevar para las presentaciones?: Lleva un portátil, proyector, pantalla, clicker, altavoces y micrófonos inalámbricos, además de cables de carga, alargadores y regletas. Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y guarda una copia de cada presentación en el portátil.
¿Cuánto café y té debo comprar para el evento?: Calcula una taza por asistente en cada pausa y añade un 10 % de reserva. Confirma el número de asistentes y las preferencias dietéticas entre 2 y 3 días antes para ajustar bebidas, leche y opciones de comida.

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