Qué necesitas para organizar un Día de inversores

Para un Día de inversores necesitas combinar recepción, catering y una presentación técnica sin interrupciones. Esta lista reúne el material que suele faltar a última hora: tarjetas identificativas, programas, señalización, vajilla, bebidas frías y cables comprobados. Calcula las cantidades según el número de participantes confirmados y añade un pequeño margen para imprevistos. También conviene separar desde el principio lo que se usa en el registro, el buffet y la sala de presentaciones.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 8
Mesas altas de barcant. 6
Sillascant. 70
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 4
Butacas loungecant. 8
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 75
Platos de postrecant. 75
Tazas de cafécant. 70
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 75
Cucharillas de cafécant. 75
Juegos de cubiertos para cenacant. 75
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de aguacant. 8

Decoración

Mantelescant. 14
Manteles runnerscant. 8
Tarjetas de nombrecant. 70
Folletos del programacant. 70
Carpetas de bienvenidacant. 70
Carteles de rutacant. 8
Tarjetas con números de mesacant. 14
Arreglos floralescant. 8
Racimos de globoscant. 6

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 8
Clic de presentación
Baterías externascant. 4

Iluminación

Luces decorativascant. 10
Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas de emergenciacant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4

Limpieza

Bolsas de basuracant. 80
Guantes de limpiezacant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Fregaderoscant. 3
Toallascant. 12

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 6 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 8 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Ginger beer - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pilsener - 48 botellines
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Vino blanco sin alcohol - 3 botellas
- Limones - 12 unidades
- Limas - 12 unidades
- Menta fresca - 4 manojos
- Cubitos de hielo - 12 bolsas
- Mix de frutos secos - 3 kilos
- Cacahuetes salados - 2 kilos
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Nachos de tortilla - 5 bolsas
- Aceitunas - 2 kilos
- Verduras variadas para picar - 2 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Queso crema - 1 kilo
- Brie - 1,5 kilo
- Queso Gouda - 2 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 50 unidades
- Peras - 40 unidades
- Fresas - 3 kilos
- Pepinos - 8 unidades
- Pimientos - 12 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Zanahorias - 3 kilos
- Apio - 6 tallos
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 8 unidades
- Miniwraps - 100 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Queso crema con hierbas - 1 kilo
- Salmón ahumado - 1,5 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 1,5 kilo
- Hummus natural - 1,5 kilo
- Pesto - 6 tarros
- Rúcula - 1 kilo
- Ensalada mixta - 3 kilo
- Tomates cherry para ensalada - 2 kilo
- Pepino para ensalada - 6 unidades
- Cebollas rojas - 2 kilo
- Feta - 1,5 kilos
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Pimentón - 1 bote
- Ajo - 6 cabezas
- Pasta - 5 kilos
- Salsa de tomate - 8 tarros
- Pesto para pasta - 6 tarros
- Queso parmesano - 1 kilo
- Albóndigas vegetarianas - 3 kilos
- Trozos de pollo - 4 kilos
- Arroz - 4 kilo
- Mezcla de verduras - 5 kilo
- Leche de coco - 10 latas
- Curry en polvo - 1 bote
- Salsa de soja - 2 botellas
- Bocadillos - 80 unidades
- Ensalada de patata - 4 kilo
- Mayonesa - 2 botes
- Mostaza - 2 frascos
- Ketchup - 2 botellas
- Mayonesa vegana - 1 bote
- Yogur - 3 kilo
- Granola - 2 kilo
- Mousse de chocolate - 60 porciones
- Mini brownies - 70 unidades
- Fruta fresca para el postre - 4 kilos
- Porciones de postre vegano - 8 unidades
- Bollos sin gluten - 8 unidades
- Crackers sin gluten - 2 paquetes
- Queso vegano - 500 gramos
- Sustituto de carne vegano - 1,5 kilo
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 36 rollos
- Servilletas de papel - 200 unidades
- Guantes de nitrilo - 2 cajas
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Recipientes de almacenamiento - 20 unidades

Consejos

Prepara una tarjeta identificativa y un programa por participante confirmado, más un 10 % adicional. Las inscripciones de última hora y las tarjetas mal impresas son dos motivos frecuentes para quedarse corto.
Para el buffet, calcula un plato llano, un plato de postre, un juego de cubiertos y un vaso de agua por persona; añade al menos un 10 % de reserva. Separa también las pinzas y bandejas de servir para cada preparación.
Enfría las bebidas como mínimo 3 horas antes de la llegada. Coloca jarras de agua en las mesas y reserva vasos suficientes para que no dependan únicamente del servicio del catering.
Lleva un portátil, un proyector, una pantalla y todos los cables necesarios a la sala al menos 60 minutos antes. Prueba cada presentación completa, incluido el sonido si se utiliza, y guarda una copia de respaldo.
Coloca la mesa de registro, las señales de ruta y los carteles de las salas antes de abrir las puertas. Imprime la lista de participantes y deja un margen de 10 ejemplares para corregir cambios o registrar asistentes sin aviso.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos programas y tarjetas de nombre necesito para un Día de inversores?: Calcula uno de cada por participante confirmado y añade un 10 % adicional. Para 50 asistentes, prepara 55 programas y 55 tarjetas de nombre.
¿Cuánta vajilla necesito para el catering?: Prepara una unidad por persona de cada pieza que se vaya a utilizar y añade entre un 10 % y un 15 % de reserva. Para 50 personas, eso significa entre 55 y 58 platos, vasos y juegos de cubiertos, según el servicio previsto.
¿Cuándo debo enfriar las bebidas?: Ponlas a enfriar al menos 3 horas antes de que lleguen los participantes. Si el espacio no tiene suficiente capacidad de refrigeración, organiza una primera tanda y una segunda reposición antes del inicio.
¿Con cuánta antelación hay que probar el proyector y las presentaciones?: Haz una prueba completa al menos 60 minutos antes del registro. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los cables y cada archivo de presentación, y conserva una copia de respaldo en otro dispositivo.

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