Qué necesitas para un congreso minorista

Organizar un congreso minorista exige prever mucho más que sillas y una pantalla. Esta lista reúne el material para la recepción, las ponencias, las pausas de café, el almuerzo y la señalización del espacio. Calcula las cantidades según el número final de inscritos y añade margen para incidencias, especialmente en cables, adaptadores y vasos. También encontrarás los elementos que suelen olvidarse hasta el último momento, como los soportes de micrófono, las regletas y los percheros.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 120
Mesas plegablescant. 16
Mesa de registrocant. 2
Mesa de oradores
Atril
Piezas de escenariocant. 4
Percheroscant. 4
Papeleracant. 10

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 150
Platos de postrecant. 120
Cubiertoscant. 150
Cucharillas de cafécant. 120
Cubiertos de serviciocant. 20

Equipo

Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Portátiles para presentacionescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Baterías externascant. 4

Decoración

Banners del congresocant. 4
Manteles runnerscant. 16
Arreglos floralescant. 8
Portanombrescant. 120
Pulserascant. 120
Flechas de señalizacióncant. 12
Tiras adhesivascant. 4

Iluminación

Lámparas de pie LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Termoscant. 10
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de servir con tapacant. 10
Cestas de pancant. 8
Pinzascant. 12
Jarrascant. 12
Contenedores para hielocant. 4

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 3
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras
- Granos de café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Té negro - 4 cajas
- Té verde - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 3 paquetes
- Edulcorantes - 2 cajas
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Leche semidesnatada para café - 4 botellas
- Agua mineral sin gas - 10 cajas
- Agua mineral con gas - 8 cajas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Té helado - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Tónica - 3 botellas
- Ginger beer - 3 botellas
- Cerveza sin alcohol - 4 cajas
- Pils - 8 cajas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Rosado - 4 botellas
- Burbujas - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Limones - 4 kilo
- Limas - 3 kilo
- Manzanas - 8 kilos
- Plátanos - 6 kilos
- Uvas - 6 kilos
- Mandarinas - 5 kilo
- Zanahorias para snack - 4 kilo
- Tomates cherry - 4 kilo
- Pepinos - 12 unidades
- Frutos secos mixtos - 4 kilos
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Aceitunas - 3 kilos
- Crackers salados - 8 paquetes
- Crackers de arroz - 6 paquetes
- Hummus - 12 envases
- Queso crema - 8 tarrinas
- Queso joven - 4 kilos
- Brie - 3 kilo
- Queso vegano - 2 kilo
- Mantequilla - 2 kilos
- Barras de pan - 20 unidades
- Mini croissants - 150 unidades
- Mini muffins - 150 unidades
- Mini sándwiches - 180 unidades
- Wraps - 120 unidades
- Fiambre de pechuga de pollo - 3 kilos
- Salmón ahumado - 2 kilos
- Falafel - 3 kilo
- Lechuga - 12 unidades
- Tomates - 6 kilos
- Pimiento - 4 kilo
- Cebolla roja - 2 kilos
- Pasta - 12 kilos
- Salsa pesto - 12 tarros
- Salsa de tomate - 12 tarros
- Queso parmesano - 2 kilos
- Rúcula - 2 kilo
- Ensalada mixta - 8 kilo
- Aliño para ensalada - 6 botellas
- Arroz basmati - 8 kilos
- Curry de verduras - 15 litros
- Curry de pollo - 15 litros
- Pan naan - 120 unidades
- Yogur - 8 kilos
- Fruta fresca para postre - 10 kilo
- Mousse de chocolate - 120 porciones
- Nata montada - 12 botes
- Ketchup - 3 botellas
- Mayonesa - 3 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Sal - 2 paquetes
- Pimienta - 2 tarros
- Aceite de oliva - 3 botellas
- Servilletas - 1200 unidades
- Filtros de café - 2 paquetes
- Agitadores - 500 unidades
- Palillos para cóctel - 500 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Lavavajillas - 4 botellas
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 100 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 80 unidades

Consejos

Calcula las sillas para el número confirmado de asistentes y añade entre un 5 % y un 10 % de margen. Para la recepción, reserva una mesa específica y coloca allí las tarjetas o etiquetas con nombres.
Prepara un equipo de proyección completo: un proyector, una pantalla, un portátil por puesto de presentación y al menos un cable HDMI y un adaptador compatible de repuesto.
Cuenta un vaso para agua por persona y servicio, y añade entre un 10 % y un 15 % extra. Si el programa incluye café, prevé una taza y una cucharilla por asistente, además de vajilla y cubiertos para el almuerzo.
No dejes los cables para el día del congreso: calcula al menos una regleta y un alargador por zona técnica, y protege los recorridos con canaletas para evitar tropiezos.
Confirma las entregas del mobiliario, el equipo técnico y el catering entre 24 y 48 horas antes. Enfría las bebidas con tiempo suficiente y comprueba que haya papeleras, percheros y señalización visibles desde la entrada.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un congreso minorista?: Necesitas una silla por asistente confirmado y conviene añadir un margen del 5 % al 10 %. Para 100 participantes, prepara entre 105 y 110 sillas, además de las destinadas a ponentes si no se sentarán entre el público.
¿Qué equipo técnico hace falta para las ponencias?: Como mínimo, prepara un proyector, una pantalla, un portátil, micrófonos inalámbricos, altavoces, una mesa de mezclas y cables HDMI. Ten también un adaptador HDMI de repuesto y prueba todas las presentaciones entre 24 y 48 horas antes.
¿Cuánta vajilla debo comprar para el congreso?: Calcula una pieza por persona y servicio: un vaso de agua por pausa, una taza y una cucharilla por servicio de café, y platos y cubiertos para el almuerzo. Añade un 10 % o 15 % extra para roturas, cambios y asistentes imprevistos.
¿Cuándo debo confirmar las entregas del congreso?: Confirma el mobiliario, el equipo técnico y el catering entre 24 y 48 horas antes del evento. Haz una última comprobación al recibir cada entrega y enfría las bebidas antes de que lleguen los participantes.

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