Cómo organizar una jornada de puertas abiertas por la tarde
Una jornada de puertas abiertas por la tarde funciona mejor cuando el recorrido, la recepción y el servicio están preparados antes de que llegue el primer visitante. Empieza por confirmar las inscripciones y las preferencias dietéticas, y después define los espacios y el orden de visita. Reserva con tiempo lo que no tengas disponible y deja la compra, el montaje y las pruebas técnicas para una secuencia concreta. Así evitas colas en la entrada, bebidas calientes que llegan tarde y materiales que faltan cuando ya hay público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
2 personas
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Comprobar la lista de visitantes
- 5
Definir los espacios y el recorrido
2 personas
- 6
Hacer reservas
- 7
Pedir la compra
- 8
Comprobar los materiales
2 personas
- 9
Recoger la compra
2 personas
- 10
Enfriar bebidas
2 personas
- 11
Preparar aperitivos
3 personas
- 12
Montar el punto de café y té
2 personas
- 13
Montar mesas
3 personas
- 14
Colocar las sillas
3 personas
- 15
Preparar el buffet
2 personas
- 16
Preparar tarjetas con nombres
- 17
Colgar la decoración
2 personas
- 18
Colocar la señalización
2 personas
- 19
Probar la técnica
2 personas
Evento
- 20
Atender la recepción
2 personas
- 21
Registrar a los visitantes
2 personas
- 22
Informar a los visitantes
2 personas
- 23
Servir café y té
2 personas
- 24
Servir aperitivos
2 personas
- 25
Rellenar las bebidas
2 personas
- 26
Reponer el bufé
2 personas
- 27
Recoger la basura
2 personas
- 28
Comprobar los baños
- 29
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
- 30
Desmontar el buffet
3 personas
- 31
Lavar la vajilla
3 personas
- 32
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 33
Limpiar espacios
3 personas
- 34
Retirar los residuos
2 personas
- 35
Devolver los materiales
2 personas
- 36
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 70
- Mesa de recepción
- Mesas de buffetcant. 3
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras de café y técant. 6
Catering
- Termoscant. 6
- Compras
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
Decoración
- Guirnaldascant. 10
- Globoscant. 100
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Manteles individualescant. 10
- Carteles direccionalescant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Jarras medidorascant. 2
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 3 días antes. Usa la lista final para preparar las tarjetas con nombres y calcular los aperitivos y las bebidas.
- Define el recorrido antes de montar las mesas: coloca la recepción en la entrada, la información en el primer punto y el buffet y el café en zonas que no bloqueen el paso.
- Haz la compra y comprueba los materiales 24 horas antes. Revisa especialmente tazas, vasos, bandejas, pinzas, termos, cables alargadores y regletas.
- Enfría las bebidas con varias horas de antelación y prepara el café y el té justo antes de abrir. Deja jarras y termos llenos de reserva para poder reponer sin abandonar la recepción.
- Prueba la técnica antes de la llegada, incluidos altavoces, micrófono y conexiones eléctricas. Coloca los carteles direccionales y las papeleras durante el montaje, no cuando ya haya visitantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza la planificación al menos 2 semanas antes para gestionar invitaciones, inscripciones, reservas y compras. Cierra la lista de visitantes y las preferencias dietéticas unos 3 días antes.
- ¿Cuándo preparo el café y los aperitivos para una jornada por la tarde?
- Monta el punto de café y té y prepara los aperitivos entre 60 y 90 minutos antes de abrir. Enfría las bebidas con varias horas de margen y conserva el café en termos para mantener el servicio durante la recepción.
- ¿Cómo organizo el recorrido de los visitantes?
- Define entre 3 y 5 puntos claros, desde la recepción hasta la salida, y comprueba que el paso no quede bloqueado por mesas o sillas. Coloca la señalización al menos 30 minutos antes de la apertura y recorre el circuito completo.
- ¿Qué debo comprobar justo antes de abrir las puertas?
- Dedica los últimos 15 minutos a revisar la lista de visitantes, las tarjetas con nombres, las bebidas, el buffet, la señalización y el equipo técnico. Deja a una persona en recepción mientras otra repone café, té y aperitivos.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!