Zo organiseer je een inloopmiddag zonder opstoppingen
Een inloopmiddag staat of valt met een duidelijke ontvangst en een route die bezoekers vanzelf volgen. Begin met de bezoekerslijst en dieetwensen, bepaal daarna de indeling van ruimtes, tafels en stoelen. Regel reserveringen en bestellingen op tijd, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen, te testen en bij te vullen. Met een aparte ontvangstbalie, een goed ingericht koffie- en theepunt en zichtbare bewegwijzering voorkom je de meeste vertraging.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 2
Aanmeldingen verwerken
- 3
Dieetwensen verzamelen
- 4
Bezoekerslijst controleren
- 5
Ruimtes en looproute bepalen
2 personen
- 6
Reserveringen maken
- 7
Boodschappen bestellen
- 8
Materialen controleren
2 personen
- 9
Boodschappen ophalen
2 personen
- 10
Dranken koelen
2 personen
- 11
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 12
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
- 13
Tafels opstellen
3 personen
- 14
Stoelen plaatsen
3 personen
- 15
Buffet klaarzetten
2 personen
- 16
Naamkaartjes klaarleggen
- 17
Versiering ophangen
2 personen
- 18
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 19
Techniek testen
2 personen
Event
- 20
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
- 21
Bezoekers registreren
2 personen
- 22
Bezoekers informeren
2 personen
- 23
Koffie en thee serveren
2 personen
- 24
Hapjes serveren
2 personen
- 25
Dranken bijvullen
2 personen
- 26
Buffet aanvullen
2 personen
- 27
Afval verzamelen
2 personen
- 28
Toiletten controleren
- 29
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 30
Buffet afbouwen
3 personen
- 31
Servies afwassen
3 personen
- 32
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 33
Ruimtes schoonmaken
3 personen
- 34
Afval afvoeren
2 personen
- 35
Materialen terugbrengen
2 personen
- 36
Gevonden voorwerpen bewaren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 70
- Ontvangsttafel
- Buffettafelsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
- Koffie- en theekannenaantal 6
Catering
- Thermoskannenaantal 6
- Boodschappen
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
Decoratie
- Slingersaantal 10
- Ballonnenaantal 100
- Naamkaartjesaantal 80
- Tafelkleedjesaantal 10
- Pijlbordenaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezem en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 4
Tips
- Plan de opbouw minstens 2 uur voor de start. Zet de ontvangsttafel bij de ingang, plaats naamkaartjes en test de techniek voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
- Maak de looproute eenrichtingsverkeer waar dat kan: ontvangst bij de ingang, informatie daarna en koffie, thee en hapjes op een plek waar mensen niet in de doorgang blijven staan.
- Koel dranken uiterlijk 3 uur vooraf. Zet extra glazen, borden en serveertangen klaar bij het buffet, zodat bijvullen niet telkens de ontvangst onderbreekt.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 2 dagen voor de inloopmiddag. Leg de actuele bezoekerslijst bij de ontvangstbalie en controleer die nog één keer op de ochtend zelf.
- Wijs vooraf minstens 2 mensen aan voor de ontvangst en registratie. Eén persoon kan bezoekers informeren terwijl de ander de lijst bijwerkt, naamkaartjes uitdeelt en vragen opvangt.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tijd heb je nodig om een inloopmiddag op te bouwen?
- Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, koffie- en theepunt, bewegwijzering en versiering. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een laatste controle en een techniektest.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een inloopmiddag?
- Stuur de uitnodiging bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen en sluit de verwerking daarvan uiterlijk 2 dagen voor de middag af.
- Hoe richt je de ontvangst van een inloopmiddag in?
- Zet de ontvangsttafel direct bij de ingang en houd ongeveer 1,5 meter vrije ruimte voor de rij. Leg de bezoekerslijst, naamkaartjes en informatie klaar en laat minstens één persoon continu de balie bemannen.
- Hoeveel koffie en thee moet je klaarzetten voor een inloopmiddag?
- Reken voor een middag van ongeveer 3 uur op 2 koppen per bezoeker, plus 10 procent reserve. Vul thermoskannen en koffie- en theepotten bij zodra ongeveer een derde over is, zodat niemand hoeft te wachten.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.