Tag der offenen Tür Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Räume und Laufweg spätestens 14 Tage vorher fest. Prüfe dabei, ob Empfangstheke, Buffet und Sitzplätze den Weg nicht verengen und Wegweiser an jeder Abzweigung sichtbar sind.
• Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin. Drucke die Besucherliste und lege Namensschilder mindestens 30 Minuten vor Beginn am Empfang bereit.
• Bestelle Einkäufe und prüfe Materialien 3 bis 5 Tage vorher. Getränke gehören spätestens am Vortag in Kühlboxen oder Kühlschränke; Kaffee, Tee und Snacks sollten vor dem Einlass vorbereitet werden.
• Richte Kaffee- und Teebereich sowie Buffet so ein, dass Nachfüllen möglich ist, ohne den Empfang zu blockieren. Rechne für den ersten Veranstaltungsabschnitt mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Abfallbehälter direkt daneben.
• Teste Lautsprecher, Mikrofon, Kaffeemaschine und Verlängerungskabel spätestens 60 Minuten vor dem Start. Besetze den Empfang durchgehend und bestimme zusätzlich eine Person, die Getränke, Snacks und Technik im Blick behält.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür planen?

Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Einladungen, Raumplanung und Reservierungen. Eine Woche vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Besucherliste weitgehend abgeschlossen sein.

Wann muss ich die Einladungen für einen Tag der offenen Tür verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vorher, damit Verpflegung, Namensschilder und Sitzplätze passend vorbereitet werden können.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?

Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Buffet, Beschilderung, Dekoration und Technik ein. Empfang, Kaffee- und Teebereich sowie ein kurzer Funktionstest sollten 60 Minuten vor dem Einlass fertig sein.

Wie viele Getränke brauche ich für einen Tag der offenen Tür?

Rechne im ersten Veranstaltungsabschnitt mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Kaffee und Tee bereit. Kühle Getränke am Vortag und plane eine Nachfüllstation ein, damit der Empfang nicht unterbrochen wird.