Cómo organizar una Fiesta de Año Nuevo sin llegar tarde a nada
Una Fiesta de Año Nuevo se organiza en este orden: primero cierras fecha, lugar e invitados; después calculas comida, bebidas y menaje; al final preparas el espacio y las estaciones de servicio. El punto que más se retrasa suele ser el número definitivo de asistentes, porque afecta al catering, las sillas, los vasos y las bebidas. Reserva también tiempo para enfriar, etiquetar y montar antes de que llegue la primera persona.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Determinar el número definitivo de invitados
- 6
Calcular las cantidades de catering
- 7
Comprobar la lista de la compra
- 8
Hacer la compra
2 personas
- 9
Recoger bebidas y provisiones no perecederas
2 personas
- 10
Comprobar la vajilla y los materiales
2 personas
- 11
Limpiar a fondo el lugar
3 personas
- 12
Vaciar los refrigeradores
- 13
Enfriar bebidas
2 personas
- 14
Preparar el inventario y las etiquetas dietéticas
2 personas
- 15
Montar mesas
3 personas
- 16
Colocar sillas
3 personas
- 17
Montar la mesa de buffet y bebidas
2 personas
- 18
Colgar la decoración
3 personas
- 19
Instalar la iluminación
2 personas
- 20
Conectar el equipo de música
2 personas
- 21
Probar el nivel de sonido
- 22
Preparar aperitivos
4 personas
- 23
Disponer los platos del bufé
3 personas
- 24
Montar el punto de café y té
2 personas
- 25
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Evento
- 26
Recibir a los invitados
3 personas
- 27
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
- 28
Servir aperitivos
3 personas
- 29
Rellenar las bebidas
2 personas
- 30
Reponer el bufé
3 personas
- 31
Servir por separado los platos de dieta
2 personas
- 32
Servir café y té
2 personas
- 33
Proporcionar la música
- 34
Mantener libre la pista de baile
- 35
Preparar el momento de la cuenta atrás
2 personas
- 36
Acompañar los deseos de Año Nuevo
2 personas
- 37
Recoger la basura durante el evento
2 personas
Seguimiento
- 38
Cerrar alimentos y bebidas
2 personas
- 39
Lavar la vajilla
3 personas
- 40
Limpiar el lugar
4 personas
- 41
Retirar la decoración
2 personas
- 42
Llevar la basura
2 personas
- 43
Limpiar suelos y baños
3 personas
- 44
Secar y guardar los materiales
2 personas
- 45
Repartir la comida sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 2
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Platoscant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Vasoscant. 70
- Tazascant. 50
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 12
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 10
- Mantelescant. 6
- Decoración de Año Nuevocant. 8
- Cañones de confeticant. 10
- Velascant. 24
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras y hielerascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de piecant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista definitiva de invitados al menos 7 días antes. Hasta entonces, recoge las preferencias dietéticas y no calcules el buffet con una cifra provisional.
- Calcula la compra por persona y añade un margen del 10 % para aperitivos, platos del buffet y bebidas. Haz la compra de productos no perecederos con varios días de antelación y deja los frescos para el último momento.
- Vacía los refrigeradores el día anterior y enfría las bebidas entre 6 y 12 horas antes de recibir a los invitados. Si no cabe todo, reparte las bebidas entre neveras y hieleras desde el principio.
- Monta mesas, sillas, buffet y recepción con 3 horas de margen. Coloca juntos platos, cubiertos, vasos y bandejas para que el servicio no se bloquee al llegar varias personas a la vez.
- Prueba la música y el nivel de sonido antes de decorar por completo, con los cables y regletas ya colocados. Prepara también las etiquetas dietéticas y el punto de café y té antes de abrir el buffet.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una Fiesta de Año Nuevo?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar fecha, ubicación e invitaciones. Deja cerrados los invitados y sus preferencias dietéticas como máximo 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que enfriar las bebidas para una Fiesta de Año Nuevo?
- Enfría las bebidas entre 6 y 12 horas antes de que lleguen los invitados. Vacía y reorganiza los refrigeradores el día anterior para saber exactamente cuánto espacio tienes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el lugar?
- Reserva unas 3 horas para colocar mesas, sillas, buffet, recepción, decoración, iluminación y sonido. Haz la prueba de música antes de que empiece la llegada, no durante la recepción.
- ¿Cuándo hay que calcular la comida y hacer la compra?
- Calcula las cantidades cuando falten 7 días y ya tengas el número definitivo de invitados. Compra los productos no perecederos con varios días de margen y prepara los aperitivos el mismo día.
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