Cómo organizar una feria del libro sin improvisar
Una feria del libro necesita más coordinación de la que parece: hay que reunir ejemplares, clasificarlos, preparar la venta y orientar al público. Empieza por reservar el salón y el espacio exterior, fijar la fecha y definir el objetivo de ventas. Después organiza las donaciones, las inscripciones y los voluntarios. Los últimos días deben dedicarse al montaje, la prueba de pagos y la colocación de los libros por género, no a resolver tareas básicas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el salón y el espacio exterior
- 2
Fijar la fecha y el horario
- 3
Definir el objetivo de ventas y los premios
2 personas
- 4
Organizar puntos de recogida de libros
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Distribuir carteles promocionales
2 personas
- 7
Publicar evento en línea
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Asignar voluntarios
2 personas
- 11
Recoger donaciones de libros
3 personas
- 12
Clasificar los libros por género
4 personas
- 13
Comprobar la calidad de los libros
3 personas
- 14
Premiar libros
3 personas
- 15
Separar los libros infantiles
2 personas
- 16
Separar los libros especiales
2 personas
- 17
Preparar el resumen de ventas
2 personas
- 18
Probar los medios de pago
2 personas
- 19
Planificar la distribución de las mesas
2 personas
- 20
Hacer la compra
2 personas
- 21
Llevar los libros al lugar
4 personas
- 22
Llevar materiales al lugar
3 personas
- 23
Montar mesas y sillas
4 personas
- 24
Montar los puestos y estanterías de libros
4 personas
- 25
Exponer libros por género
5 personas
- 26
Colgar los carteles de precio y género
2 personas
- 27
Montar la caja y el punto de pago
2 personas
- 28
Montar el punto de café y bebidas
2 personas
- 29
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
- 30
Dar una breve instrucción a los voluntarios
2 personas
Evento
- 31
Abrir las puertas para los visitantes
2 personas
- 32
Recibir a los visitantes
2 personas
- 33
Vender libros y cobrar
3 personas
- 34
Orientar a los visitantes sobre libros
3 personas
- 35
Reponer las mesas de libros
2 personas
- 36
Servir bebidas y café
2 personas
- 37
Rellenar las bebidas
- 38
Rellenar la máquina de café
- 39
Vaciar los contenedores de basura
- 40
Mantener libres los pasillos
- 41
Anunciar la última ronda de ventas
- 42
Cerrar ventas
2 personas
Seguimiento
- 43
Asegurar el dinero y el terminal de pago
2 personas
- 44
Empaquetar los libros sobrantes
4 personas
- 45
Desmontar los puestos y estanterías de libros
4 personas
- 46
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 47
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
2 personas
- 48
Recoger y retirar la basura
2 personas
- 49
Limpiar la sala y los baños
3 personas
- 50
Devolver los materiales
3 personas
- 51
Donar los libros sobrantes
2 personas
- 52
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 24
- Estanteríascant. 8
- Mesas para libroscant. 6
- Mesas plegablescant. 2
- Taburetescant. 4
Equipo
- Terminal de pago
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 2
- Caja registradora
- Caja registradora
- Calculadorascant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
Decoración
- Tarjetas de géneroscant. 20
- Tarjetas de precioscant. 30
- Carteles direccionalescant. 8
- Mantelescant. 12
- Pósteres promocionalescant. 20
- Formularios de inscripcióncant. 100
Cocina
- Termos grandescant. 4
- Bandejas de servircant. 6
- Cucharones de servircant. 6
- Jarrascant. 4
- Abrebotellascant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzas para servircant. 4
- Acumuladores de fríocant. 8
- Cajas para libroscant. 30
- Bolsas de transporte resistentescant. 100
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Fija la fecha y el horario antes de lanzar invitaciones o publicar el evento. Deja al menos 4 semanas para reunir donaciones, repartir carteles y gestionar las inscripciones.
- Cierra la recepción de libros entre 7 y 10 días antes de la feria. Así tendrás tiempo para comprobar su estado, separar los ejemplares infantiles y especiales y clasificarlos por género.
- Planifica la distribución de las mesas antes de llevar el material al lugar. Reserva zonas claras para cada género, precios, recogida de libros y circulación; los carteles direccionales evitan que el público se amontone.
- Prueba el terminal de pago, los cables alargadores y las regletas como mínimo 48 horas antes. Lleva también una alternativa para cobrar si el sistema falla y prepara el resumen de ventas durante la jornada.
- Asigna voluntarios por turnos de 2 o 3 horas y confirma sus funciones la víspera. Necesitarás personas para recibir al público, atender los puestos, reponer libros, controlar las donaciones y recoger al finalizar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del libro?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese plazo permite reservar el espacio, promocionar el evento, reunir libros, gestionar inscripciones y asignar voluntarios sin concentrarlo todo en los últimos días.
- ¿Cuándo hay que dejar de aceptar donaciones de libros?
- Cierra la recepción entre 7 y 10 días antes de la feria. Necesitas ese margen para revisar la calidad, separar los libros infantiles y especiales y colocarlos por género.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria del libro?
- Calcula al menos 1 voluntario por cada puesto o zona activa y añade 2 personas para montaje y recogida. Organiza turnos de 2 o 3 horas para cubrir toda la jornada sin dejar mesas desatendidas.
- ¿Cuándo hay que montar las mesas y los puestos de libros?
- Monta el mobiliario y las estanterías el día anterior si el espacio lo permite, o empieza como mínimo 3 horas antes de abrir. Coloca primero las mesas y la circulación, y después los libros, las tarjetas de género y los precios.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!