Cómo organizar una feria de muebles sin perder el control

Una feria de muebles necesita más que mesas y vendedores: el espacio debe permitir descargar, circular y mostrar piezas grandes sin bloquear los pasillos. Empieza por confirmar la fecha, el lugar y los permisos; después fija el plano y los puestos antes de abrir las inscripciones. En la última semana, cierra la lista de vendedores, comunica las zonas de carga y comprueba pagos, carteles, iluminación y cajas. Así evitas cambios de última hora y puestos mal ubicados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha y ubicación del evento
2
Comprobar permisos y notificaciones
3
Hacer un plano a escala del mercado
2 personas
4
Fijar los puestos de venta
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Contactar con proveedores
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Actualizar la lista de vendedores
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Hacer reservas
11
Enviar confirmación a los vendedores
12
Publicar información para visitantes
13
Crear un mapa para los visitantes
14
Hacer etiquetas de premio y número
2 personas
15
Preparar los carteles informativos
2 personas
16
Establecer las normas de caja
2 personas
17
Coordinar la forma de pago con los proveedores
2 personas
18
Comprobar los datos de los vendedores
19
Crear la lista final de participantes
20
Comunicar la ruta y las zonas de carga
21
Hacer la compra
2 personas
22
Conseguir cambio en efectivo
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Preparar aperitivos
3 personas
25
Clasificar cajas y etiquetas
2 personas
26
Preparar el material de caja
2 personas
27
Inspeccionar el recinto
2 personas
28
Delimitar la zona de carga
2 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Montar los puestos del mercado
4 personas
31
Colgar la iluminación
3 personas
32
Asegurar los puntos de corriente
2 personas
33
Colocar los paneles informativos
2 personas
34
Despejar las rutas de paso
2 personas
35
Colocar los números de puesto
2 personas
36
Montar el punto de café
2 personas
37
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas
38
Probar la caja registradora y el terminal de pago
2 personas

Evento

39
Recibir a los vendedores
3 personas
40
Guiar a los vendedores a sus puestos
3 personas
41
Asegurar la descarga de los muebles
4 personas
42
Dejar los puestos listos para la venta
6 personas
43
Abrir el acceso
2 personas
44
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
45
Repartir planos
2 personas
46
Apoyar los puntos de venta
3 personas
47
Servir las bebidas
2 personas
48
Servir aperitivos
2 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Reponer café y té
2 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Comprobar los baños
53
Mantener libres las vías de paso
2 personas
54
Comprobar la iluminación
55
Informar a los últimos visitantes
2 personas
56
Cerrar la venta
3 personas
57
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

58
Registrar la salida de los vendedores
3 personas
59
Asegurar la descarga de los muebles
4 personas
60
Cerrar la caja
2 personas
61
Enfriar los restos de comida
62
Lavar la vajilla
2 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Desmontar los puestos del mercado
4 personas
65
Retirar la iluminación
3 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Limpiar el recinto
3 personas
68
Limpiar los sanitarios
2 personas
69
Inventariar materiales
2 personas
70
Devolver los objetos prestados
2 personas
71
Guardar el stock restante
2 personas
72
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
73
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 24
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 24
Mesas de cervezacant. 4
Percheroscant. 6
Carros de transportecant. 4
Palletscant. 20
Vallas de separacióncant. 12
Mesas altascant. 6

Equipo

Terminales de pagocant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cargadores de bateríacant. 4
Walkie-talkiescant. 6
Megáfonos de manocant. 2
Bandejas de cajacant. 3
Calculadorascant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de obracant. 4

Decoración

Números de puestocant. 24
Paneles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Etiquetas de preciocant. 300
Pizarrascant. 6
Rotuladorescant. 12
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Rollos de cuerdacant. 4
Abrazaderascant. 50

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Jarras de cristalcant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 12
Pinzascant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Termoscant. 6

Limpieza

Papeleracant. 10
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 6

Catering

Compras

Consejos

Dibuja el plano a escala antes de asignar puestos. Deja pasillos suficientemente amplios para carros de transporte y muebles voluminosos, y separa la zona de carga del recorrido de visitantes.
Cierra las inscripciones al menos 7 días antes de la feria. En ese momento confirma los datos de cada vendedor, sus necesidades de espacio y la lista final de participantes.
Envía a cada vendedor su número de puesto, horario de llegada y ruta de carga entre 3 y 5 días antes. Muchos retrasos aparecen cuando los vehículos llegan todos por el mismo acceso.
Define por escrito cómo se cobran las ventas y quién gestiona cada terminal de pago. Prepara también cambio en efectivo, bandejas de caja, calculadoras y cargadores de batería antes del día del montaje.
Prepara carteles direccionales, paneles informativos y etiquetas de precio el día anterior. Clasifica cajas y etiquetas por zona o número de puesto para no perder tiempo buscando material durante la instalación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de muebles?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar el lugar, los permisos, los proveedores y los puestos. Deja cerrados los vendedores, el plano y la información de carga como mínimo 7 días antes.
¿Cuándo hay que asignar los puestos de una feria de muebles?: Asigna los puestos después de tener un plano a escala y antes de enviar las confirmaciones. Intenta comunicar el número definitivo entre 3 y 5 días antes, junto con la ruta de carga.
¿Qué se necesita para cobrar en una feria de muebles?: Define una sola norma de caja para todos los vendedores y confirma con antelación qué terminales de pago utilizarán. Prepara cambio en efectivo, bandejas de caja, calculadoras y cargadores al menos 24 horas antes.
¿Cuándo se prepara la señalización de la feria?: Ten listos los números de puesto, las etiquetas de precio y los carteles informativos el día anterior. Coloca la señalización direccional durante el montaje, antes de que lleguen los primeros vendedores.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.