Cómo organizar una conmemoración de animales

Una conmemoración de animales necesita más coordinación de la que parece, sobre todo cuando se combinan una ceremonia de velas, intervenciones y recuerdos personales. Empieza fijando la fecha, el programa y el lugar; después organiza las inscripciones, los nombres, las fotos y las preferencias alimentarias. Durante la última semana, confirma a los ponentes, cierra el libro conmemorativo y revisa el equipo. El día anterior, prepara el catering, enfría las bebidas y deja todo clasificado para evitar retrasos.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Gestionar la autorización para la ceremonia de velas
4
Redactar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Recopilar nombres para la conmemoración
2 personas
9
Recopilar fotos y recuerdos
2 personas
10
Confirmar a los ponentes y las presentaciones
11
Seleccionar música para la ceremonia
12
Elaborar el libro conmemorativo
2 personas
13
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
14
Enviar indicaciones
15
Comprobar el pronóstico del tiempo
16
Imprimir el programa definitivo
2 personas
17
Comprobar la lista de la compra
18
Hacer la compra
2 personas
19
Recoger flores
20
Imprimir fotos conmemorativas
21
Clasificar las tarjetas con nombres
22
Preparar el catering
3 personas
23
Enfriar las bebidas
2 personas
24
Llevar materiales al lugar
3 personas
25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Colocar mesas y sillas
4 personas
27
Montar la mesa de recepción
2 personas
28
Montar el muro conmemorativo
3 personas
29
Colocar fotos y velas
3 personas
30
Colocar los arreglos florales
2 personas
31
Colgar la decoración
2 personas
32
Probar el equipo de sonido
2 personas
33
Preparar la música
34
Dejar listos el programa y los bolígrafos
2 personas
35
Preparar café y té
2 personas
36
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas
37
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

38
Recibir a los visitantes
3 personas
39
Registrar la asistencia
2 personas
40
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
41
Servir café y té
2 personas
42
Servir aperitivos
2 personas
43
Pronunciar el discurso de apertura
44
Coordinar relatos conmemorativos
2 personas
45
Poner música durante las historias
46
Leer los nombres conmemorativos
47
Guiar el silencio
48
Repartir velas LED
3 personas
49
Dirigir la ceremonia de las velas
2 personas
50
Hacer que completen el libro conmemorativo
2 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Reponer los aperitivos
2 personas
53
Guiar a los visitantes hacia el fotomural
2 personas
54
Recoger recuerdos personales
2 personas
55
Anunciar el programa de la noche
56
Dar el discurso de clausura
57
Acompañar la despedida de los visitantes
3 personas
58
Apagar el equipo de sonido

Seguimiento

59
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
60
Desmontar mesas y sillas
4 personas
61
Retirar la decoración
3 personas
62
Empaquetar el material conmemorativo
2 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Recoger la basura
2 personas
65
Limpiar el lugar
3 personas
66
Cerrar el recinto
2 personas
67
Devolver el material prestado
2 personas
68
Recoger las compras sobrantes
69
Archivar fotos y recuerdos
2 personas
70
Enviar mensajes de agradecimiento
71
Guardar con seguridad el libro conmemorativo

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 80
Platoscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharillas de cafécant. 80

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 4
Teterascant. 2
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Neveras portátilescant. 4

Equipo

Portátilescant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Memorias USBcant. 2

Decoración

Lonas conmemorativascant. 3
Marcos de fotoscant. 30
Tableros de corchocant. 3
Perchascant. 40
Cintascant. 6
Velas LEDcant. 80
Jarronescant. 8
Mantelescant. 8
Portafotoscant. 30
Cartel de bienvenida

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Linternas a pilascant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Catering

Compras

Limpieza

Cuboscant. 3
Esponjascant. 10
Paños de limpiezacant. 20
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Papeleracant. 4

Artículos de papel

Folletos del programacant. 80
Tarjetas de nombrecant. 80
Bolígrafoscant. 30
Libros conmemorativoscant. 3
Bloc de notascant. 10
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4
Masilla adhesivacant. 4
Números de mesacant. 8

Ceremonia

Cintas conmemorativascant. 80
Sobres para guardarcant. 80
Piedras blancascant. 80
Tarjetas conmemorativascant. 100
Listas de reproducción de músicacant. 2

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Indica la hora de llegada, la duración de la ceremonia de velas y el momento de las intervenciones para que los asistentes sepan qué esperar.
Pide los nombres, fotos y recuerdos con una fecha límite de al menos 7 días antes. Así tendrás tiempo para imprimir las fotos, preparar las tarjetas y terminar el libro conmemorativo.
Confirma las restricciones alimentarias junto con la inscripción, no el día del evento. Haz una lista única para quien prepare el catering y calcula las raciones a partir del número final de asistentes.
Comprueba con antelación si necesitas autorización para la ceremonia de velas. Revisa también el pronóstico 24 horas antes y prepara una alternativa si parte del programa depende del exterior.
Prueba portátiles, altavoces, micrófonos, cables y regletas antes de abrir el lugar. Lleva las presentaciones en una memoria USB y deja el programa definitivo impreso para quienes coordinen la ceremonia.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una conmemoración de animales?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, fijar el programa y enviar las invitaciones. Deja cerrados los nombres, las fotos y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones?: Envíalas unas 3 semanas antes y fija una fecha de confirmación aproximadamente 7 días antes del acto. Ese margen permite ajustar las sillas, el catering y las tarjetas con los nombres.
¿Cuándo hay que preparar las fotos y el libro conmemorativo?: Recoge fotos y recuerdos hasta 7 días antes, como mínimo. Imprime las fotos y termina el libro entre 2 y 3 días antes para poder corregir nombres o datos.
¿Qué se prepara el día anterior a la ceremonia?: El día anterior conviene revisar la lista de la compra, recoger las flores, enfriar las bebidas y clasificar las tarjetas. También debes cargar las presentaciones y comprobar todo el equipo técnico antes de llevar los materiales al lugar.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.