Cómo organizar una conferencia sin perder el control
Organizar una conferencia empieza mucho antes de colocar las sillas. Primero fija el lugar y confirma al ponente; después abre las inscripciones y recopila los datos que necesitarás el día del evento, incluidas las preferencias alimentarias. En la última semana, cierra la lista de asistentes, prepara folletos y credenciales y recoge el material de las ponencias. El día anterior deja lista la distribución de la sala y prueba proyector, portátil, cables y micrófono.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Confirmar ponente
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Finalizar la lista de visitantes
- 7
Preparar los folletos informativos
2 personas
- 8
Imprimir folletos
2 personas
- 9
Hacer tarjetas de identificación
- 10
Hacer la compra
2 personas
- 11
Recoger el material de los ponentes
- 12
Recoger las llaves del recinto
- 13
Ventilar el espacio
2 personas
- 14
Montar mesas
3 personas
- 15
Colocar las sillas
3 personas
- 16
Montar la mesa de registro
2 personas
- 17
Montar la zona del escenario
2 personas
- 18
Conectar el proyector
2 personas
- 19
Probar la presentación
2 personas
- 20
Probar el micrófono
2 personas
- 21
Preparar café y té
2 personas
- 22
Enfriar el agua y los refrescos
- 23
Instruir al equipo de registro
Evento
- 24
Recibir al ponente
2 personas
- 25
Registrar a los visitantes
3 personas
- 26
Repartir el programa
2 personas
- 27
Guiar a los visitantes al salón
2 personas
- 28
Abrir la charla
- 29
Moderación de la charla
2 personas
- 30
Servir la pausa para el café
4 personas
- 31
Rellenar las bebidas
2 personas
- 32
Recoger preguntas del público
- 33
Moderar la entrevista
2 personas
- 34
Preparar el descanso de la tarde
3 personas
- 35
Servir el descanso de la tarde
4 personas
- 36
Coordinar el programa de la noche
2 personas
- 37
Cerrar la charla
- 38
Despedir al ponente
Seguimiento
- 39
Recoger la vajilla
3 personas
- 40
Recoger la basura
2 personas
- 41
Apagar el equipo
2 personas
- 42
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 43
Lavar la vajilla
3 personas
- 44
Limpiar el espacio
3 personas
- 45
Empaquetar materiales
2 personas
- 46
Devolver las llaves
- 47
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 48
Guardar el stock sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 80
- Mesascant. 8
- Mesa de oradores
- Taburetescant. 3
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Micrófono
- Altavocescant. 2
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 3
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos para aguacant. 80
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cuencos para servircant. 4
Decoración
- Mantelcant. 8
- Arreglos floralescant. 4
- Cartel de bienvenida
- Carteles direccionalescant. 6
Registro
- Carteles de registrocant. 3
- Credencialescant. 80
- Portabadgescant. 80
- Juego de bolígrafoscant. 6
- Carpeta de lista de visitantescant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar y confirma al ponente antes de enviar las invitaciones. Si falta uno de los dos datos, tendrás que corregir horarios, textos y formularios después.
- Cierra la lista de asistentes varios días antes y usa ese número para preparar credenciales, folletos, sillas, vasos y las cantidades de café, té, agua y refrescos.
- Recoge las presentaciones de los ponentes con antelación y pruébalas en el portátil que se utilizará en la sala. Comprueba también el cable HDMI, los alargadores y las regletas.
- No dejes el montaje para la llegada del primer invitado: ventila el espacio, coloca mesas y sillas, prepara el escenario y monta la mesa de registro antes de abrir las puertas.
- Asigna al menos una persona al registro y otra al apoyo técnico. La primera debe saber dónde están las credenciales y los carteles; la segunda debe poder resolver un fallo de sonido o proyección sin abandonar la sala.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia?
- Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar, confirmar al ponente y enviar las invitaciones. Deja cerradas las inscripciones, las preferencias dietéticas y la lista de asistentes entre 3 y 5 días antes.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y el micrófono?
- Haz una prueba completa el día anterior y repítela entre 60 y 90 minutos antes de recibir al público. Comprueba la presentación, el cable HDMI, los altavoces, las pilas o conexiones del micrófono y el volumen de la sala.
- ¿Cuánto café y agua necesito para una conferencia?
- Como referencia, calcula 2 tazas de café o té por persona durante la primera pausa y 3 vasos de agua por persona durante la jornada. Añade un margen del 10% y enfría las bebidas antes de abrir el registro.
- ¿Cuándo preparo las credenciales y los folletos?
- Imprime los folletos y prepara las credenciales entre 2 y 3 días antes, cuando la lista de visitantes esté casi cerrada. Lleva algunas credenciales en blanco para corregir nombres o registrar cambios de última hora.
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