Cómo organizar una cena con baile sin dejarlo todo para el final
Una cena con baile funciona cuando la parte sentada y la parte musical se planifican como un mismo programa. Empieza reservando el lugar y fijando fecha, horario y duración de la cena; después cierra invitados, menú y necesidades técnicas. La mayoría de los problemas aparecen al final: faltan confirmaciones dietéticas, copas, hielo, espacio para bailar o tiempo para enfriar las bebidas. Este orden te permite llegar al día del evento con la cocina, las mesas y la música comprobadas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 3
Redactar invitaciones
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Confirmar inscripciones
- 8
Definir el menú
2 personas
- 9
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
- 10
Preparar el programa musical
- 11
Reservar equipo
- 12
Confirmar entregas
- 13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 14
Comprar productos no perecederos
2 personas
- 15
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
- 16
Enfriar bebidas
2 personas
- 17
Lavar y cortar las verduras
3 personas
- 18
Preparar los postres
2 personas
- 19
Comprobar la vajilla y la cristalería
2 personas
- 20
Abrir la ubicación
2 personas
- 21
Preparar la cocina
3 personas
- 22
Montar mesas
4 personas
- 23
Colocar las sillas
3 personas
- 24
Poner las mesas de forma festiva
4 personas
- 25
Colgar la decoración
3 personas
- 26
Despejar la pista de baile
2 personas
- 27
Montar el equipo de sonido
2 personas
- 28
Probar la música y el micrófono
2 personas
- 29
Montar el bufé y la barra
3 personas
- 30
Preparar los platos
4 personas
- 31
Separar comidas especiales
2 personas
- 32
Preparar café y té
2 personas
- 33
Preparar la mesa de recepción
2 personas
- 34
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Evento
- 35
Recibir a los invitados
3 personas
- 36
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
- 37
Anunciar la cena
- 38
Servir el entrante
5 personas
- 39
Servir el plato principal
5 personas
- 40
Recoger las mesas entre turno y turno
4 personas
- 41
Rellenar las bebidas
2 personas
- 42
Proporcionar la música
- 43
Anunciar el momento de baile
- 44
Servir el postre
4 personas
- 45
Servir café y té
3 personas
- 46
Anunciar la ronda final de baile
- 47
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
- 48
Vaciar el bufé y el bar
3 personas
- 49
Lavar la vajilla
4 personas
- 50
Recoger la basura
2 personas
- 51
Limpiar el lugar
4 personas
- 52
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 53
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
- 54
Devolver el material alquilado
2 personas
- 55
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
- 56
Limpiar el material de refrigeración y cocina
3 personas
- 57
Entregar las llaves y el local
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 65
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetes de barcant. 6
Vajilla
- Platos de cenacant. 70
- Platos de postrecant. 70
- Tazones para sopacant. 70
- Tazas de cafécant. 70
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 80
- Copas de champáncant. 70
- Juegos de cubiertos para cenacant. 70
- Cucharonescant. 12
- Cucharillas de cafécant. 70
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chef y de pancant. 8
- Cuencos para mezclarcant. 8
- Fuentes para hornocant. 8
- Bandejas de servircant. 12
- Fuentes para postrescant. 8
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Sacacorchoscant. 3
- Abrebotellascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces portátilescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófono
- Portátil o tableta
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Velas LEDcant. 24
Decoración
- Mantelescant. 8
- Porta-servilletascant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Tarjetas de mesacant. 70
- Cartas del menúcant. 8
- Cartel de bienvenida
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Contenedores de separación de residuoscant. 3
- Cubos de limpiezacant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Cepillos para fregarcant. 4
- Guantes de cocinacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de enviar las invitaciones. Pide las inscripciones con al menos 3 semanas de margen y deja 5 días para confirmar asistentes y preferencias dietéticas.
- Diseña el menú según el espacio y el equipo disponible. Compra los productos no perecederos con 7 días de antelación, reserva los frescos para las últimas 24-48 horas y prepara los postres el día anterior.
- Calcula la vajilla por comensal y añade un margen del 10%: para 40 personas, prepara al menos 44 platos, vasos, copas y juegos de cubiertos. Comprueba también cucharones, cucharillas y fuentes de servicio.
- Separa las mesas de comedor de la zona de baile desde el montaje inicial. Deja libres los accesos a la cocina y coloca las mesas de buffet donde no bloqueen a quienes estén bailando.
- Prueba los altavoces, la mesa de mezclas, el micrófono y el portátil o tableta antes de abrir el lugar. En las últimas 2 horas enfría las bebidas, prepara las verduras y revisa que la cristalería y la cafetera estén listas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una cena con baile?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes: reserva el lugar, fija el programa y envía las invitaciones. Cierra las inscripciones y las dietas al menos 7 días antes, para ajustar el menú y las cantidades.
- ¿Cuándo se compran los alimentos para una cena con baile?
- Compra los productos no perecederos aproximadamente 7 días antes. Los productos frescos conviene comprarlos entre 24 y 48 horas antes, y las bebidas deben enfriarse varias horas antes de que lleguen los invitados.
- ¿Cuánta vajilla necesito para una cena de 40 personas?
- Prepara 44 unidades de cada pieza básica si quieres un margen del 10%: platos, vasos, copas y cubiertos. Si habrá sopa, postre o café, cuenta también 44 tazones, platos de postre y tazas.
- ¿Cuándo se comprueba el equipo de música?
- Haz una prueba completa el día anterior y repítela al abrir el lugar, como mínimo 2 horas antes del comienzo. Comprueba el sonido, los cables, el micrófono y la música guardada en el portátil o la tableta.
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