Cómo organizar una celebración de fin de año paso a paso

Una celebración de fin de año se organiza mejor por fases: primero cierras el lugar y los invitados, después defines el programa y la comida, y al final preparas el montaje. Empieza recogiendo las preferencias dietéticas y los datos de transporte, porque suelen llegar tarde y afectan al menú y a los horarios. La víspera deja listas las preparaciones que aguanten bien; el mismo día céntrate en los productos frescos, el buffet, las mesas y las pruebas de sonido.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Enviar invitaciones
2 personas
2
Gestionar inscripciones
3
Recoger preferencias dietéticas
4
Confirmar los acuerdos de transporte
2 personas
5
Confirmar reserva del salón
6
Desarrollar el programa
2 personas
7
Seleccionar música
8
Encargar buñuelos de Navidad
9
Comprobar la lista de la compra
2 personas
10
Hacer la compra
2 personas
11
Recoger productos frescos
2 personas
12
Guardar los productos refrigerados
2 personas
13
Cortar verduras
3 personas
14
Preparar sopa
2 personas
15
Preparar ensaladas
3 personas
16
Preparar los platos del buffet
3 personas
17
Montar mesas
4 personas
18
Colocar las sillas
4 personas
19
Despejar las rutas de paso
2 personas
20
Poner la mesa
4 personas
21
Colgar la decoración
3 personas
22
Colgar luces
2 personas
23
Conectar el equipo de música
2 personas
24
Probar el micrófono
25
Preparar café y té
3 personas
26
Enfriar las bebidas
2 personas
27
Preparar la mesa de recepción
2 personas
28
Montar el guardarropa
2 personas

Evento

29
Recibir a los invitados
4 personas
30
Servir café y té
3 personas
31
Servir aperitivos
3 personas
32
Guiar las partes del programa
2 personas
33
Rellenar las bebidas
2 personas
34
Montar el buffet
4 personas
35
Servir el bufé
5 personas
36
Retirar las mesas entre tiempos
3 personas
37
Servir el postre
3 personas
38
Servir buñuelos
3 personas
39
Coordinar la cuenta atrás
3 personas
40
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

41
Recoger la vajilla
4 personas
42
Lavar la vajilla
3 personas
43
Guardar los alimentos de forma segura
2 personas
44
Recoger la basura
3 personas
45
Limpiar la sala
4 personas
46
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
47
Retirar la decoración
3 personas
48
Guardar el equipo
2 personas
49
Comprobar los materiales
2 personas
50
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Percheroscant. 2
Mantelescant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 60
Platos de postrecant. 60
Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 60
Copas de vinocant. 60
Cucharillas de cafécant. 60
Sets de cubiertoscant. 60

Cocina

Tazones para sopacant. 60
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Regletascant. 4
Cables alargadorescant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Velas LEDcant. 30

Decoración

Globoscant. 100
Banderas de Año Nuevocant. 4
Decoración de mesa sin confeticant. 8
Tarjetas de nombrecant. 60
Números de mesacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la reserva del salón y el transporte antes de enviar el recordatorio final. Como referencia, confirma las inscripciones y las dietas al menos 7 días antes para saber cuántas raciones preparar.
Ordena el menú según lo que puede esperar: prepara la sopa, las ensaladas y los platos del buffet en fases, pero recoge los productos frescos el mismo día y guarda enseguida lo refrigerado.
Calcula el montaje con un recorrido claro: deja libres las rutas de paso y coloca mesas, sillas, percheros y manteles antes de poner platos, vasos y cubiertos. Reserva al menos 2 horas para esta parte.
Prueba el equipo de música y el micrófono antes de que lleguen los invitados. Comprueba también regletas, cables alargadores y altavoces, porque localizar un fallo durante el brindis retrasa todo el programa.
Prepara café y té en termos y deja las tazas, cucharillas y azúcar en el mismo punto de servicio. Las bandejas para mantener caliente y las neveras portátiles deben estar listas antes de sacar el buffet.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una celebración de fin de año?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Deja cerrados el salón, las invitaciones, el transporte y el programa durante las dos primeras semanas, y reserva los últimos 7 días para confirmar asistentes, dietas y compras.
¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados?: Fija la fecha límite entre 7 y 10 días antes de la celebración. Después de ese momento, calcula las raciones, revisa la lista de la compra y compra los productos no perecederos.
¿Qué se puede preparar el día anterior para una cena de fin de año?: El día anterior puedes cortar verduras, preparar la sopa y dejar organizados los platos del buffet que se conserven bien. Los productos frescos y todo lo refrigerado deben recogerse o guardarse el mismo día, según el menú.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el salón?: Calcula al menos 2 horas para colocar mesas, sillas, manteles, vajilla, decoración e iluminación. Añade otros 30 minutos para conectar los altavoces y probar el micrófono antes de abrir las puertas.

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