Cómo organizar una carrera sin dejar cabos sueltos

Organizar una carrera empieza mucho antes de colocar el arco de salida. Primero debes cerrar el formato, medir y asegurar el recorrido, tramitar los permisos y reservar los servicios que dependen de terceros. Después vienen las inscripciones, los dorsales, los voluntarios y el sistema de cronometraje. Esta guía te ayuda a seguir el orden correcto y a evitar fallos habituales, como publicar la inscripción antes de tener confirmado el recorrido o encargar material demasiado tarde.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el formato de la competición
2 personas
2
Marcar el recorrido
3 personas
3
Comprobar la seguridad del recorrido
3 personas
4
Solicitar permiso
5
Solicitar medidas de tráfico
6
Reservar la salida y la meta
7
Reservar los aseos
8
Reservar control horario
9
Comprobar el seguro
10
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
11
Publicar el formulario de inscripción
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Contactar con los patrocinadores
2 personas
14
Encargar premios y medallas
15
Pedir dorsales
16
Reclutar voluntarios
2 personas
17
Asignar voluntarios
2 personas
18
Gestionar inscripciones
2 personas
19
Recoger preferencias dietéticas
20
Enviar información a los participantes
2 personas
21
Publicar mapa de ruta
22
Comprobar la lista de salida
2 personas
23
Probar el formato de resultados
2 personas
24
Comprobar el pronóstico del tiempo
25
Ordenar los dorsales
3 personas
26
Preparar paquetes para participantes
4 personas
27
Hacer la compra
2 personas
28
Recoger los materiales
3 personas
29
Enfriar bebidas
2 personas
30
Volver a inspeccionar el recorrido
3 personas
31
Preparar los puestos del recorrido
4 personas

Evento

32
Delimitar la zona de salida y meta
6 personas
33
Montar tiendas
6 personas
34
Colocar mesas y sillas
5 personas
35
Montar el mostrador de inscripción
3 personas
36
Instalar control horario
2 personas
37
Probar el sistema de sonido
2 personas
38
Colocar señales de ruta
6 personas
39
Colocar vallas de tráfico
6 personas
40
Instruir a los reguladores de tráfico
2 personas
41
Montar un puesto de primeros auxilios
3 personas
42
Instalar puntos de agua
6 personas
43
Colocar arco de meta
4 personas
44
Preparar los dorsales
3 personas
45
Inscribir participantes
5 personas
46
Repartir dorsales
4 personas
47
Abrir los camerinos
2 personas
48
Despejar el recorrido
6 personas
49
Acompañar a los participantes hasta la salida
4 personas
50
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
51
Iniciar la competición
3 personas
52
Cubrir los puestos de la ruta
12 personas
53
Repartir agua
6 personas
54
Registrar a los finalistas
3 personas
55
Entregar la medalla
4 personas
56
Rellenar las bebidas
3 personas
57
Servir fruta y aperitivos
4 personas
58
Gestionar las solicitudes de primeros auxilios
3 personas
59
Recibir a los corredores que llegan
3 personas
60
Comprobar los resultados parciales
2 personas
61
Comprobar a los ganadores
2 personas
62
Coordinar la entrega de premios
4 personas
63
Publicar los resultados oficiales
2 personas
64
Guiar a los últimos participantes
3 personas
65
Desmontar los puestos de la ruta
6 personas
66
Retirar las vallas de tráfico
6 personas

Seguimiento

67
Desmontar la zona de meta
6 personas
68
Recoger la basura
6 personas
69
Limpiar el recinto
5 personas
70
Clasificar los materiales
4 personas
71
Enviar los resultados a los participantes
72
Registrar objetos perdidos
73
Devolver el material prestado
3 personas
74
Devolver el material alquilado
3 personas
75
Recoger los restos
3 personas
76
Comprobar los materiales de depósito
2 personas
77
Recopilar facturas
78
Archivar el material fotográfico
79
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de inscripcióncant. 4
Mesas de buffetcant. 6
Sillascant. 30
Mesas plegablescant. 4
Biombos para vestuarioscant. 6

Material deportivo

Dorsalescant. 500
Brazaletes con número de salidacant. 500
Cintas de medallacant. 500
Medallas de finishercant. 500
Pistola de salida
Patrones de reservacant. 10
Conos de tráficocant. 80
Cinta de balizamientocant. 12
Flechas de rutacant. 40
Señales de kilómetrocant. 10
Señales de advertenciacant. 20
Vallas de tráficocant. 30
Chalecos reflectantescant. 25
Arco de salida y meta
Alfombrillas de cronometrajecant. 2
Chips de cronometrajecant. 500
Cronómetroscant. 6
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 50
Mantas de emergenciacant. 20
Bolsas isotérmicascant. 10

Equipo

Megáfonocant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Lámparas de trabajo recargablescant. 6
Neveras portátilescant. 8
Baterías externascant. 6

Primeros auxilios

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Guantes desechablescant. 100
Tiritascant. 200
Compresas estérilescant. 50
Vendas elásticascant. 20
Desinfectantecant. 4
Cinta deportivacant. 12
Bolsas de frío instantáneocant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 600
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 20

Cocina

Jarras de aguacant. 12
Termoscant. 8
Jarras de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 8
Pinzascant. 8
Cubiterascant. 6

Decoración

Banderas de salidacant. 6
Banderas de metacant. 6
Bloques de podiocant. 3
Copas premiocant. 12
Tableros de resultadoscant. 2

Limpieza

Papeleracant. 20
Recogedor y escobacant. 4
Cuboscant. 6
Escobacant. 4
Fregonacant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Define la distancia, las categorías, el número máximo de participantes y el formato de salida antes de abrir las inscripciones. Esos datos determinan el reglamento, los dorsales y las necesidades de cronometraje.
Revisa el recorrido con varias semanas de margen: comprueba cruces, zonas estrechas, tráfico y puntos sin visibilidad. Tramita el permiso y las medidas de tráfico antes de anunciar la carrera como definitiva.
Reserva cuanto antes la salida y la meta, los aseos y el control horario. Si esperas a tener el número final de inscritos, algunos servicios pueden no estar disponibles en la fecha elegida.
Envía a cada participante la información de la carrera al menos 7 días antes, con el mapa, la hora de salida, la recogida de dorsales y las indicaciones de acceso. Publica también la lista de salida cuando las inscripciones estén cerradas.
Haz una prueba completa del cronometraje y asigna a cada voluntario una zona concreta. El día de la carrera deben quedar cubiertos, como mínimo, la inscripción, los cruces, la meta, los resultados y la entrega de medallas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera?: Empieza entre 3 y 6 meses antes, sobre todo si necesitas permisos, cortes de tráfico o reservas externas. Deja el recorrido y la documentación cerrados al menos 6 semanas antes de la salida.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones de una carrera?: Ábrelas cuando el formato, el recorrido provisional, el reglamento y el límite de participantes estén definidos. Un plazo habitual es mantenerlas abiertas entre 4 y 8 semanas y cerrarlas entre 7 y 10 días antes del evento.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera?: Calcula al menos 1 voluntario por cada cruce o punto de riesgo, además de personas para inscripción, meta, resultados y avituallamiento si lo hay. Para una carrera pequeña, reserva como base entre 10 y 15 voluntarios y asigna suplentes.
¿Cuándo se prepara el material de una carrera?: Confirma dorsales, medallas, señalización, vallas y material de cronometraje entre 4 y 6 semanas antes. Haz el inventario final 2 días antes y ordena el material por zonas para no buscarlo durante el montaje.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.