Zo organiseer je een hardloopwedstrijd
Begin niet met medailles of startnummers, maar met het wedstrijdformat en het parcours. Leg daarna vast welke vergunningen, verkeersmaatregelen en voorzieningen nodig zijn; die aanvragen kunnen weken duren. Reserveer tijdregistratie, start- en finishlocatie en toiletten voordat je de inschrijving opent. In de laatste fase draait alles om deelnemersinformatie, vrijwilligersposten, materiaalcontrole en een test van de uitslagen. Zo voorkom je dat een ontbrekende routepijl of ongeteste tijdregistratie op de wedstrijddag het hele proces vertraagt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
- 2
Parcours uitzetten
3 personen
- 3
Parcours op veiligheid controleren
3 personen
- 4
Vergunning aanvragen
- 5
Verkeersmaatregelen aanvragen
- 6
Start- en finishlocatie reserveren
- 7
Toiletten reserveren
- 8
Tijdregistratie reserveren
- 9
Verzekering controleren
- 10
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
- 11
Inschrijfformulier publiceren
- 12
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 13
Sponsoren benaderen
2 personen
- 14
Prijzen en medailles bestellen
- 15
Startnummers bestellen
- 16
Vrijwilligers werven
2 personen
- 17
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 18
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 19
Dieetwensen verzamelen
- 20
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
- 21
Routekaart publiceren
- 22
Startlijst controleren
2 personen
- 23
Uitslagenformat testen
2 personen
- 24
Weersverwachting controleren
- 25
Startnummers sorteren
3 personen
- 26
Deelnemerspakketjes samenstellen
4 personen
- 27
Boodschappen doen
2 personen
- 28
Materialen ophalen
3 personen
- 29
Dranken koelen
2 personen
- 30
Parcours opnieuw inspecteren
3 personen
- 31
Routeposten voorbereiden
4 personen
Event
- 32
Start- en finishterrein uitzetten
6 personen
- 33
Tenten opbouwen
6 personen
- 34
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
- 35
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
- 36
Tijdregistratie installeren
2 personen
- 37
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 38
Routeborden plaatsen
6 personen
- 39
Verkeershekken plaatsen
6 personen
- 40
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
- 41
EHBO-post inrichten
3 personen
- 42
Waterposten inrichten
6 personen
- 43
Finishboog plaatsen
4 personen
- 44
Startnummers klaarleggen
3 personen
- 45
Deelnemers aanmelden
5 personen
- 46
Startnummers uitdelen
4 personen
- 47
Kleedruimtes openen
2 personen
- 48
Parcours vrijmaken
6 personen
- 49
Deelnemers naar start begeleiden
4 personen
- 50
Startbriefing geven
2 personen
- 51
Wedstrijd starten
3 personen
- 52
Routeposten bemannen
12 personen
- 53
Water uitdelen
6 personen
- 54
Finishers registreren
3 personen
- 55
Medaille uitreiken
4 personen
- 56
Dranken bijvullen
3 personen
- 57
Fruit en snacks serveren
4 personen
- 58
EHBO-verzoeken afhandelen
3 personen
- 59
Binnenkomende lopers opvangen
3 personen
- 60
Tussenstanden controleren
2 personen
- 61
Prijswinnaars controleren
2 personen
- 62
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
- 63
Officiële uitslagen publiceren
2 personen
- 64
Laatste deelnemers begeleiden
3 personen
- 65
Routeposten afbouwen
6 personen
- 66
Verkeershekken verwijderen
6 personen
Nazorg
- 67
Finishterrein afbouwen
6 personen
- 68
Afval verzamelen
6 personen
- 69
Terrein schoonmaken
5 personen
- 70
Materialen sorteren
4 personen
- 71
Uitslagen naar deelnemers sturen
- 72
Gevonden voorwerpen registreren
- 73
Geleende materialen retourneren
3 personen
- 74
Huurmaterialen retourneren
3 personen
- 75
Restanten opruimen
3 personen
- 76
Borgmaterialen controleren
2 personen
- 77
Facturen verzamelen
- 78
Fotomateriaal archiveren
- 79
Bedankbericht versturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Inschrijftafelsaantal 4
- Buffettafelsaantal 6
- Stoelenaantal 30
- Klaptafelsaantal 4
- Kleedkamerschermenaantal 6
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 500
- Startnummerbandenaantal 500
- Medaillelintenaantal 500
- Finishermedaillesaantal 500
- Startpistool
- Reservepatronenaantal 10
- Verkeerskegelsaantal 80
- Afzetlintaantal 12
- Routepijlenaantal 40
- Kilometerbordenaantal 10
- Waarschuwingsbordenaantal 20
- Verkeershekkenaantal 30
- Reflectievestenaantal 25
- Start- en finishboog
- Tijdregistratiemattenaantal 2
- Tijdregistratiechipsaantal 500
- Stopwatchesaantal 6
- Klembordenaantal 12
- Pennenaantal 50
- Nooddekensaantal 20
- Koelzakkenaantal 10
Apparatuur
- Megafoonaantal 2
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadbare werklampenaantal 6
- Koelboxenaantal 8
- Powerbanksaantal 6
EHBO
- EHBO-koffersaantal 3
- Wegwerphandschoenenaantal 100
- Pleistersaantal 200
- Steriele kompressenaantal 50
- Elastische zwachtelsaantal 20
- Desinfectiemiddelaantal 4
- Sporttapeaantal 12
- Instant coldpacksaantal 20
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 600
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 20
Keuken
- Waterkannenaantal 12
- Thermoskannenaantal 8
- Schenkkannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 8
- Tangenaantal 8
- IJsblokbakkenaantal 6
Decoratie
- Startvlaggenaantal 6
- Finishvlaggenaantal 6
- Podiumblokkenaantal 3
- Prijsbekersaantal 12
- Uitslagenbordenaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 20
- Stoffer en blikaantal 4
- Emmersaantal 6
- Bezemaantal 4
- Dweilaantal 4
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Werk het parcours volledig uit voordat je de inschrijving publiceert. Controleer iedere kruising op veiligheid en noteer waar verkeershekken, kegels, routepijlen, kilometerborden en waarschuwingsborden komen.
- Vraag vergunningen en verkeersmaatregelen zo vroeg mogelijk aan; plan hiervoor minimaal 8 weken voor de wedstrijd. Controleer ook of de verzekering de route en alle activiteiten dekt.
- Reserveer tijdregistratie niet alleen voor de wedstrijddag. Test de tijdregistratiematten, chips en het uitslagenformat vooraf met meerdere fictieve deelnemers en houd stopwatches als back-up.
- Deelnemers hebben meer nodig dan een starttijd. Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf de routekaart, praktische informatie en regels; verwerk dieetwensen als er eten of drinken wordt uitgedeeld.
- Maak per vrijwilliger een post met aankomsttijd, taak en contactpersoon. Sorteer startnummers vooraf op nummerreeks en leg reflectievesten, klemborden, pennen en een megafoon klaar voordat de opbouw begint.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt het om een hardloopwedstrijd te organiseren?
- Reken op minimaal 8 tot 12 weken voor een kleinschalige hardloopwedstrijd. Vergunningen, verkeersmaatregelen, tijdregistratie en deelnemerscommunicatie bepalen meestal de planning.
- Wanneer moet ik een vergunning voor een hardloopwedstrijd aanvragen?
- Vraag de vergunning minimaal 8 weken voor de wedstrijddatum aan, of eerder als de gemeente een langere behandelingstermijn hanteert. Verkeersmaatregelen kunnen een aparte aanvraag zijn.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een hardloopwedstrijd?
- Maak per kruising, verzorgingspunt, start- en finishzone en inschrijftafel een bezetting. Tel daarnaast minimaal 2 coördinatoren en 2 mensen voor de uitslagen en tijdregistratie op bij je posten.
- Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een hardloopwedstrijd?
- Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd. Neem daarin de starttijd, routekaart, startnummerprocedure, bereikbaarheid, regels en eventuele dieet- of verzorgingsinformatie op.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!