Cómo organizar una carrera de trail sin dejar cabos sueltos

Organizar una carrera de trail empieza mucho antes de colocar el arco de salida. Primero fija la fecha, define la ruta y las distancias, y confirma que la salida y la meta pueden utilizarse. Después tramita permisos, revisa el seguro y abre las inscripciones. En la última semana, el trabajo se concentra en voluntarios, dorsales, mapas, avituallamientos y señalización. El día anterior debes comprobar de nuevo el recorrido y preparar todo el material para que la prueba pueda empezar a la hora prevista.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y la hora de inicio
2 personas
2
Definir la ruta y las distancias
3 personas
3
Reservar la salida y la meta
4
Gestionar permisos y notificaciones
2 personas
5
Comprobar la cobertura del seguro
6
Coordinar la ruta con el gestor del recinto
2 personas
7
Publicar el formulario de inscripción
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Reclutar voluntarios
2 personas
12
Asignar voluntarios
2 personas
13
Enviar información a los participantes
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Comprobar definitivamente la ruta
3 personas
16
Imprimir los dorsales y la lista de participantes
2 personas
17
Imprimir mapas de ruta
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Hacer la compra
2 personas
20
Ordenar los dorsales
2 personas
21
Preparar el kit de voluntarios
2 personas
22
Comprobar el material de primeros auxilios
23
Cargar los medios de comunicación
24
Preparar puntos de bebida
3 personas
25
Colocar flechas de ruta
2 personas
26
Montar el arco de salida
3 personas
27
Montar el arco de meta
3 personas
28
Montar las carpas
4 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
31
Preparar el registro de llegada
2 personas
32
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
33
Trazar la ruta
5 personas
34
Marcar puntos peligrosos
3 personas
35
Abastecer los puntos de avituallamiento
4 personas
36
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas

Evento

37
Recepción de participantes
4 personas
38
Repartir dorsales
3 personas
39
Responder las últimas preguntas sobre la ruta
2 personas
40
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
41
Dar la salida
2 personas
42
Acompañar a los participantes por la ruta
6 personas
43
Atender los puestos de bebidas
6 personas
44
Rellenar las bebidas
3 personas
45
Registrar los tiempos parciales
3 personas
46
Registrar a los finalistas
3 personas
47
Repartir agua y fruta
3 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Acompañar a los últimos corredores
3 personas
52
Procesar los resultados
2 personas
53
Entregar premios
3 personas
54
Informar a los participantes sobre la salida

Seguimiento

55
Retirar las flechas de ruta
4 personas
56
Retirar señalizaciones de peligro
3 personas
57
Reunir los materiales
4 personas
58
Desmontar las tiendas
4 personas
59
Recoger mesas y sillas
4 personas
60
Lavar la vajilla
2 personas
61
Limpiar el lugar
4 personas
62
Retirar los residuos
2 personas
63
Secar y empaquetar los materiales
2 personas
64
Devolver el material prestado
2 personas
65
Publicar los resultados
66
Enviar agradecimiento a los participantes
67
Guardar la comida sin usar
2 personas
68
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 30
Mantelcant. 10
Papeleracant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de café reutilizablescant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Jarras de aguacant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Altavoces móvilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cronómetroscant. 6
Baterías externascant. 6

Material deportivo

Dorsalescant. 180
Portadorsalescant. 180
Flechas de rutacant. 120
Cinta de señalizacióncant. 20
Conoscant. 30
Arco de salida
Arco de meta
Troféos de premiocant. 9
Cintas de medallacant. 150
Mapas de rutacant. 220
Chalecos reflectantescant. 25
Walkie-talkiescant. 10
Linternas frontalescant. 10
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas térmicascant. 20
Silbatos de emergenciacant. 10

Decoración

Guirnaldascant. 8
Banners del eventocant. 4
Pizarrascant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Tijerascant. 6
Pinzascant. 6
Neveras para la frutacant. 4
Bidones de agua potablecant. 12
Lavabos portátiles para manoscant. 3

Limpieza

Soportes para bolsas de basuracant. 8
Escoba y recogedorcant. 3
Fregonascant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Portarrollos de papel higiénicocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta antes de publicar las inscripciones. Define cada distancia, los puntos de salida y meta, y calcula los tiempos de paso para saber dónde necesitarás voluntarios y avituallamientos.
Tramita permisos, avisos y cobertura del seguro con varias semanas de margen. También confirma la ruta con el responsable del recinto: un permiso pendiente puede obligarte a cambiar el recorrido a pocos días de la carrera.
Da a los participantes instrucciones concretas al menos 7 días antes: hora de llegada, ubicación, distancia elegida, material recomendado, aparcamiento, puntos de bebida y qué hacer si abandonan.
Asigna a cada voluntario un punto y una hora, no solo una tarea general. Prepara chalecos reflectantes, mapas, baterías externas y un kit de primeros auxilios para cada zona que quede lejos de la salida.
No señales el recorrido demasiado pronto sin una revisión final. Comprueba el pronóstico y recorre de nuevo la ruta el día anterior; lleva flechas, cinta y conos de repuesto para corregir desvíos o marcas retiradas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de trail?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si necesitas permisos, seguro, coordinación con un recinto y voluntarios. Abre las inscripciones cuando la ruta, las distancias y la fecha estén confirmadas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de trail?: Calcula al menos 1 voluntario por cada punto de cruce, avituallamiento o zona de riesgo, más 2 o 3 personas en salida y meta. Añade un pequeño grupo de reserva para cubrir bajas el mismo día.
¿Cuándo hay que colocar las flechas de una carrera de trail?: Colócalas el día anterior o la misma mañana, según el permiso y el tráfico del recorrido. Haz una comprobación definitiva justo antes de la salida y lleva material suficiente para reponer señales durante la prueba.
¿Cuánta bebida se necesita en una carrera de trail?: Calcula el consumo según el número de inscritos, la distancia y la previsión meteorológica, y prepara un margen adicional para los voluntarios. Deja listos vasos reutilizables, jarras o neveras y confirma cada punto al menos 24 horas antes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.