Cómo organizar la preparación de una boda

Organizar una boda resulta más sencillo cuando sigues un orden y cierras primero las decisiones que afectan a todo lo demás. Empieza por la fecha, el presupuesto, la lista de invitados y los dos espacios: ceremonia y celebración. Después podrás contratar proveedores, definir el menú, la música y la decoración sin trabajar a ciegas. Este plan reúne 85 tareas y 75 elementos para que avances desde la primera reserva hasta los últimos preparativos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha de la boda
2 personas
2
Reservar el lugar de la ceremonia
3
Reservar el lugar de la fiesta
4
Asignar al funcionario o celebrante
5
Confirmar a los testigos
2 personas
6
Elaborar la lista de invitados
2 personas
7
Fijar el presupuesto
2 personas
8
Elegir tema y colores
2 personas
9
Diseñar invitaciones
2 personas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Crear lista de regalos
2 personas
12
Gestionar inscripciones
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Organizar transporte para los invitados
2 personas
15
Contratar fotógrafo
16
Elegir la música para la ceremonia
2 personas
17
Elegir la música para la fiesta
2 personas
18
Seleccionar los textos de la ceremonia
2 personas
19
Escribir los votos matrimoniales
2 personas
20
Pedir anillos
2 personas
21
Probarse la ropa de novia
22
Elegir equipo y accesorios
23
Encargar flores
24
Pedir tarta
25
Fijar el menú de catering
2 personas
26
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
27
Asignar asientos
2 personas
28
Imprimir el programa
29
Imprimir menús
30
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
31
Hacer el cartel de bienvenida
32
Preparar los obsequios
2 personas
33
Ensayar la ceremonia
6 personas
34
Comprobar la lista final de invitados
35
Confirmar entregas
36
Comprobar la lista de la compra
2 personas
37
Hacer la compra
2 personas
38
Enfriar bebidas
2 personas
39
Clasificar la decoración
2 personas
40
Preparar la ropa
2 personas
41
Colocar los anillos
42
Preparar los programas de la ceremonia
2 personas
43
Abrir la ubicación
2 personas
44
Montar mesas
4 personas
45
Colocar las sillas
4 personas
46
Poner la mesa
4 personas
47
Colgar la decoración
3 personas
48
Colocar las flores
2 personas
49
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
50
Probar la música
2 personas
51
Probar la iluminación
2 personas
52
Montar el buffet
3 personas
53
Montar la mesa de tartas
2 personas
54
Comprobar los baños
55
Recibir las entregas

Evento

56
Recibir a los invitados de la ceremonia
3 personas
57
Coordinar la ceremonia
3 personas
58
Coordinar la foto de grupo
2 personas
59
Servir el aperitivo
3 personas
60
Rellenar las bebidas
2 personas
61
Servir aperitivos
3 personas
62
Abrir el bufé de la cena
3 personas
63
Reponer el buffet de cena
3 personas
64
Recoger la vajilla usada
2 personas
65
Cortar la tarta
2 personas
66
Servir café y té
3 personas
67
Poner la música de fiesta
68
Despejar la pista de baile
2 personas
69
Servir aperitivos nocturnos
2 personas
70
Entregar los obsequios de despedida
2 personas
71
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

72
Recoger la basura
3 personas
73
Lavar la vajilla
3 personas
74
Limpiar el buffet
2 personas
75
Recoger mesas y sillas
4 personas
76
Retirar la decoración
3 personas
77
Retirar las flores y los residuos
2 personas
78
Limpiar el lugar
3 personas
79
Recoger objetos perdidos
80
Repartir la comida sobrante
2 personas
81
Apagar el equipo
2 personas
82
Devolver los materiales
2 personas
83
Devolver el material alquilado
2 personas
84
Almacenar las bebidas sobrantes
2 personas
85
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de regalos
Mesa de bienvenida
Mesa de tartas
Mesas altas tipo cóctelcant. 4
Fundas para sillascant. 90
Manteleríacant. 10

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Copas de champáncant. 90
Cucharillas de cafécant. 90
Cucharas soperascant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cubiertos de serviciocant. 12
Jarrascant. 12

Decoración

Manteles runnerscant. 10
Servilletascant. 100
Tarjetas de nombrecant. 90
Cartas del menúcant. 20
Folletos de la ceremoniacant. 100
Cartel de bienvenida
Números de mesacant. 10
Portavelascant. 30
Velas LEDcant. 30
Guirnaldas de lucescant. 6
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 3
Bomba para globoscant. 2
Fondo para photocall
Accesorios para el photocallcant. 20
Jarrones para florescant. 12
Cojín para anillos
Libro de visitas
Bolígrafos para el libro de visitascant. 4
Cajas regalocant. 2
Bolsitas de agradecimientocant. 90

Equipo

Cajas de sonidocant. 2
Micrófonocant. 2
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cuchillo para tarta
Percheroscant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Fuentes para hornocant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas para salsacant. 8
Cucharones de servircant. 12
Pinzas de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Acumuladores de fríocant. 12

Iluminación

Linternas a pilascant. 4

Limpieza

Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Esponjascant. 6
Papeleracant. 6

Catering

Tarta nupcial
Cubos para champáncant. 3
Dispensadores de bebidascant. 4
Compras

Consejos

Fija primero la fecha, el presupuesto y el número aproximado de invitados. El aforo condiciona el lugar, el catering, las mesas, las sillas y buena parte del coste total.
Reserva cuanto antes el lugar de la ceremonia y el de la fiesta, y confirma quién celebrará la ceremonia y quiénes serán los testigos. Sin esas respuestas no podrás cerrar invitaciones ni horarios.
Envía las invitaciones solo después de confirmar lugares, fecha y horario. Recoge las preferencias dietéticas con una fecha límite de respuesta de al menos 3 semanas antes de la boda.
Contrata pronto al fotógrafo, el catering, las flores, la música y la tarta. Pide también los anillos y programa las pruebas de la ropa con suficiente margen para corregir ajustes.
Prepara un plano de montaje con mesas de invitados, buffet, regalos, bienvenida y tarta. Cuenta la vajilla y los vasos por persona y añade un margen del 5 al 10 % para roturas, cambios y reservas de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánto tiempo hay que empezar a organizar una boda?: Empieza entre 9 y 12 meses antes si quieres elegir con calma la fecha, los espacios y los proveedores. Con menos de 6 meses tendrás que confirmar varias decisiones durante las primeras 2 semanas.
¿Qué se reserva primero para organizar una boda?: Primero se fijan la fecha, el presupuesto y el número estimado de invitados. A continuación se reservan el lugar de la ceremonia y el de la fiesta, idealmente entre 9 y 12 meses antes.
¿Cuándo se envían las invitaciones de boda?: Envíalas entre 3 y 6 meses antes de la boda, cuando la fecha, los lugares y el horario estén confirmados. Cierra la lista de respuestas unas 3 semanas antes para ajustar catering, transporte y tarjetas de nombre.
¿Cuándo hay que confirmar el menú y las preferencias dietéticas?: Define el menú con el catering entre 2 y 3 meses antes y recopila las alergias y preferencias al confirmar la asistencia. Entrega el recuento final y las necesidades especiales aproximadamente 3 semanas antes.

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