Cómo organizar una boda glamurosa sin perder el control

Una boda glamurosa se organiza mejor por fases: primero defines invitados, presupuesto y reservas; después cierras menús, mesas y ceremonia; al final coordinas compras, entregas y montaje. La mayoría de los problemas aparecen cuando las confirmaciones llegan tarde o la decoración se deja para el mismo día. Usa un plan de trabajo impreso y asigna responsables para cada bloque. Así sabrás qué debe estar terminado semanas antes y qué puede hacerse durante las últimas horas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Elaborar la lista de invitados
2 personas
2
Diseñar invitaciones
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
7
Diseñar los menús
8
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
9
Confirmar las reservas
10
Preparar la selección musical
2 personas
11
Informar a los oficiante de la ceremonia
12
Imprimir el plan de trabajo
13
Comprobar el pronóstico del tiempo
14
Comprobar la lista de la compra
2 personas
15
Hacer la compra
3 personas
16
Enfriar bebidas
2 personas
17
Recoger la tarta
2 personas
18
Recoger flores
2 personas
19
Comprobar la vajilla
2 personas
20
Montar mesas
4 personas
21
Colocar las sillas
4 personas
22
Montar la disposición de la ceremonia
3 personas
23
Desenrollar la alfombra
2 personas
24
Colocar la pared de fondo
3 personas
25
Colgar la decoración
4 personas
26
Colocar arreglos florales
3 personas
27
Colocar velas
2 personas
28
Colgar la iluminación
3 personas
29
Conectar el equipo de sonido
2 personas
30
Probar la música
2 personas
31
Probar los micrófonos
2 personas
32
Montar el buffet
4 personas
33
Preparar aperitivos
4 personas
34
Montar la mesa de postres
3 personas
35
Montar la mesa de tartas
2 personas
36
Montar el puesto de bebidas
3 personas
37
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
38
Colocar las cartas del menú
2 personas
39
Montar la mesa de regalos
2 personas
40
Comprobar los baños
41
Despejar las vías de evacuación
2 personas
42
Preparar la suite nupcial
2 personas
43
Preparar los programas de la ceremonia
2 personas

Evento

44
Atender la mesa de recepción
2 personas
45
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
46
Coordinar la ceremonia
3 personas
47
Servir el aperitivo
4 personas
48
Servir aperitivos
4 personas
49
Coordinar la foto de grupo
2 personas
50
Acompañar a los invitados a la cena
2 personas
51
Abrir el bufé de la cena
2 personas
52
Servir la cena
5 personas
53
Rellenar las bebidas
3 personas
54
Retirar los platos
3 personas
55
Cortar la tarta
2 personas
56
Servir la tarta
4 personas
57
Guiar el primer baile
2 personas
58
Abrir la pista de baile
2 personas
59
Servir aperitivos tardíos
3 personas
60
Reponer café y té
2 personas
61
Comprobar los baños periódicamente
62
Retirar la basura entre turnos
2 personas
63
Guardar los regalos en un lugar seguro
2 personas
64
Anunciar la última ronda
65
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

66
Refrigerar los sobrantes
3 personas
67
Recoger la vajilla
4 personas
68
Recoger los vasos
3 personas
69
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
70
Retirar la decoración
4 personas
71
Desmontar el mobiliario
4 personas
72
Recoger el equipo de sonido
2 personas
73
Lavar la vajilla
4 personas
74
Limpiar la cocina
3 personas
75
Limpiar el espacio
4 personas
76
Llevar la basura
2 personas
77
Clasificar los artículos prestados
2 personas
78
Devolver los materiales
2 personas
79
Repartir la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas redondascant. 10
Mesas largas de bufécant. 4
Sillascant. 90
Sillas de la ceremoniacant. 90
Mesa de regalos
Mesa de bienvenida
Mesa de postres
Mesa de los novios
Taburetes de barcant. 8
Marco de fondo
Pista de baile

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 110
Copas de vinocant. 110
Copas de champáncant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Cuchillos de cenacant. 100
Tenedores de cenacant. 100
Tenedores de postrecant. 100
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarrascant. 12

Decoración

Manteles runnerscant. 10
Fundas para sillascant. 90
Cintas de silla de saténcant. 90
Jarrones de florescant. 20
Flores artificialescant. 120
Números de mesa doradoscant. 10
Tarjetas de nombrecant. 90
Cartas del menúcant. 90
Folletos de la ceremoniacant. 90
Globoscant. 120
Pesos para globoscant. 12
Cinta de saténcant. 6
Libro de visitas
Bolígrafoscant. 6
Caja para tarjetas regalo
Cojín para anillos
Corredor para ceremonia
Lona de fondo
Espejoscant. 6
Panel de distribución de mesas
Marcos de fotoscant. 12
Portavelascant. 40
Velas LEDcant. 40

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Focos LEDcant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Soportes para micrófonocant. 2
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6
Micrófono de mesa

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Paleta para tartascant. 2
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Jarras para servircant. 6
Cuchillo para tarta

Limpieza

Papeleracant. 6
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Base para tartas
Platos de buffetcant. 12
Dispensadores de bebidascant. 3
Enfriadores de champáncant. 3
Compras

Consejos

Cierra la lista de invitados antes de diseñar las invitaciones y envíalas con al menos 8 semanas de antelación. Pide junto a la confirmación las preferencias dietéticas para no rehacer los menús al final.
Confirma reservas, oficiante, tarta y flores entre 2 y 4 semanas antes. La tarta y las flores suelen tener horarios de recogida concretos, así que anótalos con una persona responsable y un teléfono de contacto.
Dibuja la distribución de las mesas antes de preparar las tarjetas con nombres. Deja una mesa de bienvenida, una mesa de regalos y una mesa de postres, y comprueba que las sillas de la ceremonia no bloqueen el paso hacia el comedor.
Haz una prueba de la vajilla y las copas al menos 7 días antes. Cuenta por invitado un plato de cena, un plato de postre, un vaso de agua y una copa de vino; añade unidades de reserva para roturas y cambios.
Divide el montaje del día en franjas: mesas y sillas primero, ceremonia después y decoración al final. Comprueba el pronóstico la víspera y deja preparada una alternativa para la alfombra, el fondo y las flores si el montaje es exterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una boda glamurosa?: Empieza entre 6 y 12 meses antes para asegurar el lugar, el oficiante y los proveedores principales. La lista de invitados y las invitaciones deberían quedar cerradas al menos 8 semanas antes.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones de una boda?: Envíalas entre 8 y 12 semanas antes de la celebración. Fija una fecha límite de confirmación 4 semanas antes, para poder cerrar menús, tarjetas con nombres y distribución de las mesas.
¿Cuántas copas y platos necesito por invitado?: Calcula como mínimo un plato de cena, un plato de postre, un vaso de agua y una copa de vino por persona. Añade un 10% de reserva y comprueba también las copas de champán, las tazas y los cubiertos necesarios para el servicio.
¿Cuándo se monta la decoración de una boda?: El montaje principal puede empezar entre 4 y 6 horas antes, después de colocar mesas y sillas. Deja listas la pared de fondo, la alfombra, los manteles, los números de mesa y los jarrones como máximo 60 minutos antes de la llegada de los invitados.

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