Cómo organizar una boda civil sin dejar cabos sueltos

Una boda civil empieza por los trámites, no por las flores ni por el menú. Primero fija la fecha y confirma los requisitos del ayuntamiento; después reserva la ceremonia y la celebración, cierra la lista de invitados y coordina proveedores. Las últimas semanas se centran en documentos, dietas, transporte, mesas y entregas. Este orden te ayuda a detectar a tiempo lo que suele fallar: testigos sin registrar, invitados que no confirman o material que llega incompleto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha de la boda
2 personas
2
Registrar el matrimonio en el ayuntamiento
2 personas
3
Registrar testigos
2 personas
4
Reservar lugar para la ceremonia
5
Reservar el lugar de la fiesta
6
Confirmar catering
2 personas
7
Contratar fotógrafo
8
Elegir la música para la ceremonia
2 personas
9
Elaborar la lista de invitados
2 personas
10
Diseñar invitaciones
2 personas
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Gestionar inscripciones
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Recopilar el transporte para los invitados
15
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
16
Preparar el programa de la ceremonia
2 personas
17
Crear la lista de reproducción musical
2 personas
18
Hacer carteles y menús
2 personas
19
Comprobar los documentos matrimoniales
2 personas
20
Confirmar entregas
21
Comprobar la lista final de invitados
22
Comprobar la lista de la compra
2 personas
23
Hacer la compra
2 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Preparar aperitivos
3 personas
26
Recoger la tarta
27
Comprobar el lugar
2 personas
28
Colocar las sillas de la ceremonia
3 personas
29
Montar mesas
3 personas
30
Colocar las sillas para la cena
3 personas
31
Colocar el mantel
2 personas
32
Preparar la vajilla
2 personas
33
Colocar los cubiertos
2 personas
34
Preparar los vasos
2 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Colocar arreglos florales
2 personas
37
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
38
Preparar el libro de firmas
39
Montar la mesa de regalos
2 personas
40
Conectar el equipo de música
2 personas
41
Probar la música de la ceremonia
2 personas
42
Comprobar la iluminación
2 personas
43
Reponer los baños
44
Montar aperitivos
2 personas
45
Montar el punto de café
2 personas
46
Montar la barra
2 personas
47
Preparar los libritos de boda
48
Recibir a los proveedores
2 personas

Evento

49
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
50
Acompañar a los invitados a la ceremonia
2 personas
51
Guiar la ceremonia civil
3 personas
52
Coordinar la foto de grupo
2 personas
53
Servir champán
3 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Servir café y té
2 personas
57
Montar el bufé de cena
4 personas
58
Reponer el buffet de cena
3 personas
59
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
60
Cortar la tarta
2 personas
61
Servir la tarta
3 personas
62
Encargarse de la música durante la fiesta
63
Guardar los regalos en un lugar seguro
2 personas
64
Servir bebidas en la última ronda
2 personas
65
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

66
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Limpiar la cocina
2 personas
70
Recoger mesas y sillas
4 personas
71
Retirar la decoración
3 personas
72
Limpiar el lugar
4 personas
73
Recoger los artículos prestados
2 personas
74
Apagar el equipo
2 personas
75
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
76
Devolver el material alquilado
2 personas
77
Repartir la comida sobrante
2 personas
78
Llevar el libro de firmas y los regalos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas redondascant. 8
Mesas largas de bufécant. 3
Sillas de la ceremoniacant. 90
Sillas para la cenacant. 90
Bar
Percheroscant. 2
Mesa de regalos
Mesa de bienvenida

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos para postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Copas de champáncant. 100
Cucharillas de cafécant. 90
Juegos de cubiertos para cenacant. 100
Cucharonescant. 12
Cuencos de serviciocant. 12

Decoración

Mantelescant. 11
Servilletascant. 120
Fundas para sillascant. 90
Arreglos floralescant. 12
Jarroncitoscant. 24
Cartel de bienvenida
Números de mesacant. 8
Cartas del menúcant. 90
Libros de bodacant. 90
Libro de visitas
Bolígrafoscant. 6
Globoscant. 100
Arco de globos
Guirnaldascant. 8
Velas LEDcant. 40
Cañones de confeticant. 4
Caja para sobres de regalo

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables de cargacant. 6
Cargadores de teléfono móvilcant. 4
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Bandejascant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Cuchillo y pala para tarta

Limpieza

Cubetas para lavarcant. 3
Cepillos para fregarcant. 4
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Farolescant. 8
Lámparas de exteriorcant. 4
Baterías de repuestocant. 24

Catering

Compras

Consejos

Empieza por el ayuntamiento: fija la fecha, comprueba los documentos matrimoniales y registra a los testigos antes de cerrar el resto del calendario. Reserva la ceremonia y la fiesta en cuanto tengas la fecha confirmada.
Envía las invitaciones con suficiente margen para gestionar las inscripciones. Pide las preferencias dietéticas y el transporte de los invitados al menos 3 semanas antes de la celebración.
Cierra el plano de mesas cuando tengas una lista casi definitiva. Cuenta por separado las sillas de la ceremonia y de la cena, y deja prevista la mesa de bienvenida, la mesa de regalos y los percheros.
Prepara el programa de la ceremonia y la música con antelación, incluyendo la lista de reproducción. No dejes para el mismo día los carteles, los menús, los números de mesa ni el libro de visitas.
En la semana final confirma las entregas, revisa la lista de invitados y la lista de la compra. Enfría las bebidas el día anterior y prepara los aperitivos con tiempo para no coincidir con la llegada de los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánto tiempo hay que empezar a organizar una boda civil?: Empieza entre 6 y 12 meses antes, porque la fecha del ayuntamiento y los espacios suelen marcar todo el calendario. Como mínimo, deja varias semanas para reunir documentos, registrar testigos y confirmar proveedores.
¿Cuándo se envían las invitaciones de una boda civil?: Envíalas entre 8 y 12 semanas antes de la boda. Cierra las confirmaciones aproximadamente 3 semanas antes para poder ajustar el catering, las dietas, el transporte y la disposición de las mesas.
¿Qué hay que confirmar una semana antes de una boda civil?: Confirma las entregas, el catering, el fotógrafo, la música y la lista final de invitados. Revisa también los documentos matrimoniales y comprueba que el mobiliario, la vajilla, las bebidas y la decoración estén asignados.
¿Cuántas bebidas necesito para una boda civil?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y después aproximadamente 1 por persona y hora, ajustando según la duración y el menú. Enfría una parte el día anterior y reserva espacio para mantener el resto a temperatura adecuada.

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