Cómo organizar una barbacoa, de la invitación al último plato

Una barbacoa se organiza mejor por fases: primero cierras el número de invitados y el lugar, después compras y preparas la comida, y al final montas el espacio. Las decisiones que más tarde causan problemas suelen ser el número definitivo de personas, las preferencias dietéticas, la refrigeración de la carne y la seguridad de las barbacoas. También conviene revisar el tiempo con antelación y tener una distribución clara de mesas, tiendas y zonas de cocción. Con este orden, el día del evento queda reservado para cocinar, servir y atender a los invitados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Enviar invitaciones
2
Registrar inscripciones
3
Recoger preferencias dietéticas
4
Determinar el número definitivo de invitados
5
Reservar barbacoas
6
Reservar tiendas
7
Comprobar el pronóstico del tiempo
8
Crear la distribución del recinto
2 personas
9
Comprobar la lista de la compra
10
Comprar productos no perecederos
2 personas
11
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
12
Enfriar bebidas
2 personas
13
Lavar y cortar las verduras
3 personas
14
Preparar ensaladas
2 personas
15
Preparar marinadas y salsas
2 personas
16
Mantener la carne refrigerada
17
Reunir los materiales
2 personas
18
Inspeccionar el recinto
2 personas
19
Montar tiendas
4 personas
20
Colocar mesas y sillas
4 personas
21
Colocar las barbacoas de forma segura
3 personas
22
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
23
Montar mesas de buffet
3 personas
24
Colgar la iluminación
2 personas
25
Conectar la música

Evento

26
Sacar la carne del refrigerador
2 personas
27
Recibir a los invitados
2 personas
28
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
29
Encender las barbacoas
3 personas
30
Preparar las ensaladas y las guarniciones
2 personas
31
Asar carne y verduras
4 personas
32
Servir la comida
3 personas
33
Reponer el bufé
2 personas
34
Rellenar las bebidas
2 personas
35
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
36
Servir café y té
2 personas

Seguimiento

37
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
38
Dejar enfriar las barbacoas
2 personas
39
Recoger mesas y sillas
4 personas
40
Lavar la vajilla
3 personas
41
Clasificar y retirar residuos
3 personas
42
Limpiar el recinto
3 personas
43
Desmontar las tiendas
4 personas
44
Guardar el material en seco
2 personas
45
Devolver el material prestado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 6
Sillascant. 50
Mesas de cervezacant. 4
Mesas de buffetcant. 3
Pinzas para mantelescant. 24

Vajilla

Platos reutilizablescant. 60
Cuencos reutilizablescant. 30
Cubiertos reutilizablescant. 60
Vasoscant. 60
Tazas de cafécant. 30
Platos de servircant. 12

Cocina

Cucharones de servircant. 12
Cubiertos para ensaladacant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Recipientes de aluminiocant. 20

Equipo

Barbacoascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 6
Velas de mesacant. 24
Farolescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Palangana para lavarcant. 2
Esponjascant. 6
Cepillos para fregarcant. 3
Recogedores de basuracant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones antes de hacer la compra fresca. Con el número definitivo de invitados puedes calcular la carne, las ensaladas, las bebidas y la vajilla sin comprar a ciegas; pregunta también por alergias y dietas en ese momento.
Divide las compras en dos momentos: adquiere los productos no perecederos con antelación y deja los alimentos frescos para los últimos 1 o 2 días. Mantén la carne refrigerada hasta que vaya directamente a la barbacoa y prepara marinadas y salsas antes del montaje.
Revisa la previsión meteorológica varios días antes y decide dónde irán las tiendas, las mesas y el buffet. Si habrá lluvia o sol intenso, no esperes al mismo día para comprobar que las carpas caben y que se pueden sujetar correctamente.
Coloca las barbacoas sobre una superficie estable, lejos de telas, guirnaldas y zonas de paso. Reserva espacio para manipular alimentos y prepara recipientes separados para la comida cruda y la ya cocinada; este punto suele olvidarse cuando se monta deprisa.
Enfría las bebidas antes de que lleguen los invitados, no cuando empieza la comida. Calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y deja neveras portátiles en un lugar accesible, sin bloquear la zona de cocción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una barbacoa?: Empieza entre 2 y 3 semanas antes para enviar invitaciones, registrar inscripciones y reservar barbacoas o tiendas. Deja cerrada la lista definitiva de invitados al menos 3 días antes, para poder comprar los productos frescos y ajustar la cantidad de comida.
¿Cuánta comida y bebida necesito para una barbacoa?: Como orientación, calcula entre 300 y 400 g de alimentos principales por adulto, además de ensaladas, pan y salsas. Para la primera hora, reserva 2 o 3 bebidas por persona y añade más si la reunión durará varias horas o hace calor.
¿Cuándo preparo la carne y las ensaladas para una barbacoa?: Prepara las marinadas y las salsas con hasta 2 días de antelación. Lava y corta las verduras y prepara las ensaladas el mismo día o como máximo la noche anterior; la carne debe permanecer refrigerada hasta poco antes de cocinarla.
¿Cómo organizar una barbacoa si cambia el tiempo?: Comprueba la previsión 3 o 4 días antes y vuelve a revisarla la víspera. Define una distribución alternativa con tiendas, mesas y buffet, y verifica antes del montaje que las barbacoas puedan colocarse en una zona segura y ventilada.

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