Cómo organizar una barbacoa de boda sin imprevistos

Una barbacoa de boda combina una celebración formal con una comida al aire libre, así que la organización empieza mucho antes de encender las barbacoas. Primero cierra la lista de invitados, las confirmaciones y las necesidades de transporte; después asegura proveedores, carpa, mesas y sillas. En la última semana conviene separar las compras no perecederas de los productos frescos, recoger las preferencias dietéticas y revisar el tiempo. El día anterior se enfrían las bebidas y se prepara la carne para que el servicio no dependa de decisiones de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Elaborar la lista de invitados
2 personas
2
Diseñar invitaciones
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Recopilar solicitudes de transporte
7
Hacer la lista definitiva de invitados
8
Confirmar acuerdos con proveedores
9
Comprobar el pronóstico del tiempo
10
Reservar la carpa de fiesta
11
Conseguir sillas adicionales
12
Comprobar la barbacoa
13
Crear lista de reproducción
14
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
15
Preparar los menús
2 personas
16
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
17
Enviar información de ruta y aparcamiento
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Comprar productos no perecederos
2 personas
20
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Guardar la carne refrigerada
2 personas
23
Lavar las verduras
2 personas
24
Preparar marinadas
2 personas
25
Marinar la carne
2 personas
26
Preparar los postres
2 personas
27
Preparar ensaladas
2 personas
28
Preparar las salsas
29
Montar la carpa
4 personas
30
Montar mesas
3 personas
31
Colocar las sillas
3 personas
32
Colocar la barbacoa de forma segura
2 personas
33
Montar mesas de buffet
2 personas
34
Montar el buffet de bebidas
2 personas
35
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
36
Colgar la decoración
3 personas
37
Poner las mesas de forma festiva
3 personas
38
Colocar las tarjetas con nombres
39
Conectar la música
40
Colgar la iluminación
2 personas
41
Reponer los servicios de baño
42
Colocar puntos de recogida de basura
43
Preparar la recepción de invitados
2 personas
44
Preparar las bebidas de bienvenida
2 personas

Evento

45
Encender la barbacoa
2 personas
46
Recibir a los invitados
3 personas
47
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
48
Asignar la mesa de regalos
49
Servir aperitivos
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Mantener la carne a temperatura
2 personas
52
Asar la carne
3 personas
53
Asar productos vegetarianos
2 personas
54
Servir ensaladas y pan
2 personas
55
Mantener separadas las comidas de dieta
56
Recoger la vajilla sucia
2 personas
57
Reponer el buffet durante el evento
2 personas
58
Servir café y té
2 personas
59
Cortar la tarta
2 personas
60
Servir los postres
2 personas
61
Controlar la música y la iluminación
62
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
63
Acompañar a los invitados a la salida
2 personas

Seguimiento

64
Apagar la barbacoa
2 personas
65
Guardar la comida en frío
2 personas
66
Recoger las bebidas
2 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Recoger mesas y sillas
4 personas
70
Retirar la decoración
3 personas
71
Desmontar la carpa
4 personas
72
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
73
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
74
Devolver los artículos prestados
2 personas
75
Devolver el material alquilado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 65
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de regalos
Mesas altascant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 75
Platos de postrecant. 75
Tazas de cafécant. 70
Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 70
Copas de cervezacant. 60
Cucharillas de cafécant. 70
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Jarrascant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 2
Bandejas de aluminiocant. 12
Recipientes herméticoscant. 12
Pinzas de cocinacant. 6
Guantes de hornocant. 4

Equipo

Barbacoascant. 3
Botellas de gascant. 3
Reguladores de presión de gascant. 3
Neveras portátilescant. 5
Termoscant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Altavoces Bluetoothcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12
Farolescant. 8

Decoración

Mantelescant. 8
Servilleteroscant. 70
Tarjetas de nombrecant. 70
Cartas del menúcant. 12
Arreglos floralescant. 8
Globoscant. 80
Cinta para globoscant. 2
Decoración de mesacant. 12
Libro de visitas
Buzón de tarjetas

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista definitiva de invitados antes de encargar menús, tarjetas con nombres, sillas y vajilla. Usa ese número también para calcular las bebidas y las solicitudes de transporte.
Confirma la carpa, las mesas, las sillas y las mesas de buffet con varios días de margen. Si la celebración es exterior, comprueba además qué superficie queda protegida para cocinar y comer si llueve.
Separa la compra en dos momentos: adquiere los productos no perecederos con antelación y deja los frescos para los últimos 1 o 2 días. Reserva espacio suficiente en el frigorífico para guardar la carne refrigerada y enfriar las bebidas.
Recoge las preferencias dietéticas junto con las inscripciones, no el día de la boda. Prepara los menús y marca claramente las opciones especiales antes de organizar el buffet.
El día anterior lava las verduras, prepara las marinadas y marina la carne siguiendo los tiempos de cada receta. Comprueba también las barbacoas y las botellas de gas antes de que lleguen los invitados, y ten lista la información de ruta y aparcamiento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una barbacoa de boda?: Empieza a cerrar invitados, proveedores y transporte al menos 8 semanas antes. La carpa, las mesas, las sillas y las barbacoas deberían estar confirmadas como mínimo 2 semanas antes.
¿Cuándo se compra la comida para una barbacoa de boda?: Compra los productos no perecederos entre 7 y 14 días antes. Haz la compra fresca 1 o 2 días antes y conserva la carne refrigerada hasta el momento de cocinarla.
¿Cuándo se marina la carne para una boda?: Prepara la marinada y marina la carne el día anterior cuando la receta necesite varias horas. Guárdala siempre refrigerada y calcula el tiempo para que pueda salir del frigorífico de forma segura antes de cocinarla.
¿Qué hago si llueve en una barbacoa de boda?: Comprueba el pronóstico 5 o 7 días antes y vuelve a revisarlo la víspera. Ten la carpa confirmada y decide con antelación dónde quedarán las mesas, el buffet y las barbacoas para mantener seca la zona de comida.

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