Cómo organizar un torneo de polo sin dejar cabos sueltos

Un torneo de polo se organiza en dos líneas paralelas: la competición y el cuidado de caballos y participantes. Empieza cerrando la fecha y la pista, y después confirma equipos, árbitro, veterinario y primeros auxilios. En las semanas previas tendrás que fijar las reglas, gestionar inscripciones y preparar el calendario. La última revisión debe centrarse en el campo, el material, la comida, las bebidas y todo lo que puede faltar el día del partido.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha del torneo
2
Reservar la pista de polo
3
Invitar a los equipos
2 personas
4
Contratar al árbitro
5
Confirmar veterinario
6
Organizar personal de primeros auxilios
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar las reglas del torneo
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Confirmar la composición de los equipos
2 personas
12
Elaborar el calendario de competición
2 personas
13
Enviar información a los participantes
14
Encargar premios
15
Pedir la entrega de pienso
16
Pedir el catering
17
Reservar materiales
18
Comprobar el pronóstico del tiempo
19
Realizar la inspección del campo
2 personas
20
Cortar el césped
2 personas
21
Regar el campo
2 personas
22
Comprobar el material de competición
2 personas
23
Comprobar los premios
24
Recoger la compra
2 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Preparar el cuidado de los caballos
4 personas
27
Cerrar el recinto
4 personas
28
Montar las carpas
4 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Marcar los campos de juego
4 personas
31
Colocar las porterías
4 personas
32
Colocar los cronómetros de competición
2 personas
33
Instalar el marcador
2 personas
34
Probar el sistema de megafonía
2 personas
35
Montar el buffet de catering
3 personas
36
Preparar los boxes para caballos
4 personas
37
Preparar el alimento y el agua
3 personas
38
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas

Evento

39
Registrar a los participantes
3 personas
40
Comprobar los caballos
3 personas
41
Guiar a los equipos a los paddocks
4 personas
42
Dar la reunión inicial
2 personas
43
Dar la bienvenida al público
3 personas
44
Coordinar el primer partido
5 personas
45
Actualizar el marcador
2 personas
46
Servir las bebidas
3 personas
47
Servir aperitivos
3 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Guiar al público de forma segura
3 personas
50
Cuidar a los caballos entre competiciones
4 personas
51
Reparar el material de competición
2 personas
52
Anunciar a los finalistas
53
Coordinar la final
5 personas
54
Preparar la entrega de premios
2 personas
55
Realizar la entrega de premios
3 personas
56
Acompañar la despedida de los visitantes
3 personas

Seguimiento

57
Estabular los caballos de forma segura
4 personas
58
Cerrar catering
3 personas
59
Recoger la basura
4 personas
60
Recoger mesas y sillas
4 personas
61
Desmontar las carpas
4 personas
62
Retirar los postes de la portería
3 personas
63
Limpiar el campo
4 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Limpiar el recinto
4 personas
66
Inventariar materiales
2 personas
67
Devolver el material alquilado
2 personas
68
Guardar el pienso sobrante
2 personas
69
Publicar los resultados
70
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Porterías de polocant. 2
Mazos de polocant. 24
Pelotas de polocant. 30
Chalecos de competicióncant. 24
Marcador
Relojes de competicióncant. 2
Silbatoscant. 4
Líneas de marcaje del campocant. 2
Pintura para marcar el campocant. 4
Cintas métricascant. 2
Bridas de repuestocant. 4
Riendas de repuestocant. 6
Cajas de limpiezacant. 6
Fundas de sillacant. 12
Espinillerascant. 24
Mantas para caballoscant. 12
Cubos de aguacant. 24
Cuencos para comidacant. 24
Paneles para paddockcant. 40
Cabezadas para caballoscant. 24
Ramales de cuerdacant. 24
Conoscant. 20
Rollos de cuerdacant. 4
Rastros de henocant. 12
Carretillascant. 2

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 12
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Papeleracant. 12

Equipo

Sistema de megafonía
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Megáfono de mano
Walkie-talkiescant. 6
Cargadores móvilescant. 4

Vajilla

Platoscant. 120
Cuencoscant. 40
Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Tijerascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 8
Jarras de servircant. 6
Termoscant. 6
Abrebotellascant. 4
Bolsas isotérmicascant. 4

Limpieza

Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Gel desinfectante para manoscant. 6
Cubos de limpiezacant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Esponjas de limpiezacant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Guantes de trabajocant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de obracant. 4
Linternascant. 6

Decoración

Banners del torneocant. 6
Banderascant. 12
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Carteles del programacant. 4
Carteles direccionalescant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la pista antes de invitar a los equipos. Publica las reglas junto con las invitaciones y fija una fecha límite de inscripción para poder confirmar la composición de cada equipo.
Reserva con varias semanas de margen al árbitro, al veterinario y al personal de primeros auxilios. Confirma por escrito sus horarios y quién será el contacto durante la jornada.
Prepara el calendario solo cuando las inscripciones estén cerradas. Envíalo a los participantes con las reglas, los horarios de llegada y la información práctica al menos 7 días antes.
Haz una inspección del campo durante la semana del torneo: revisa el césped, el riego, las líneas y las porterías. Comprueba también que haya material de repuesto, como bridas, riendas y herramientas de limpieza.
No dejes catering, pienso y bebidas para el último día. Confirma las preferencias dietéticas, pide la entrega de pienso con antelación y enfría las bebidas varias horas antes de que lleguen los equipos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de polo?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la pista, invitar a los equipos y contratar al árbitro. Deja la última semana para revisar el campo, confirmar el calendario y comprobar el material.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un torneo de polo?: Cierra las inscripciones al menos 10 días antes del torneo. Así tendrás tiempo para confirmar los equipos, elaborar los cruces y enviar el calendario definitivo.
¿Cuándo se debe confirmar el veterinario?: Confirma al veterinario entre 3 y 4 semanas antes y vuelve a verificar su disponibilidad 48 horas antes. Comparte el horario, la ubicación exacta y el contacto del responsable del torneo.
¿Qué se revisa el día anterior a un torneo de polo?: Comprueba el campo, las líneas, las porterías, el marcador, los relojes, los silbatos y los mazos. Deja listas también las zonas para caballos, el pienso, los cubos de agua, el catering y las bebidas enfriadas.

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