Cómo organizar un torneo de fútbol sala sin improvisar

Empieza por asegurar la fecha y reservar el pabellón deportivo antes de abrir las inscripciones. Después define el formato, las reglas y el número máximo de equipos para poder preparar grupos y horarios realistas. Mientras se apuntan los equipos, reúne sus datos, confirma árbitros y voluntarios, y revisa el material. La última semana sirve para cerrar el calendario, encargar los premios y enviar a cada participante la información práctica.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha del torneo
2
Reservar el pabellón deportivo
3
Definir el formato de la competición
2 personas
4
Establecer las reglas del torneo
2 personas
5
Invitar a los equipos
2 personas
6
Publicar el formulario de inscripción
7
Gestionar inscripciones
8
Comprobar los datos del equipo
9
Recopilar los datos de contacto
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Reclutar voluntarios
2 personas
12
Contratar árbitros
13
Asignar cronometristas
14
Organizar un voluntario de primeros auxilios
15
Hacer el horario del concurso
2 personas
16
Hacer la distribución de grupos
2 personas
17
Publicar el horario de la competición
18
Enviar información a los participantes
19
Enviar la información de aparcamiento
20
Encargar premios
21
Comprobar los chalecos del equipo
22
Comprobar el material deportivo
2 personas
23
Hinchado de pelotas
24
Pedir la compra
25
Recoger la compra
2 personas
26
Enfriar bebidas
2 personas
27
Preparar el kit de inicio
2 personas
28
Imprimir formularios del partido
29
Imprimir el plano
30
Imprimir las instrucciones para voluntarios
31
Recoger las llaves
32
Abrir el polideportivo
2 personas
33
Comprobar el suelo y los vestuarios
2 personas
34
Delimitar el campo de competición
3 personas
35
Montar mesas
4 personas
36
Colocar las sillas
3 personas
37
Preparar la mesa del jurado
2 personas
38
Instalar el marcador
2 personas
39
Probar el sistema de sonido
2 personas
40
Preparar el material de competición
2 personas
41
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
42
Montar el buffet de catering
3 personas
43
Señalizar los vestuarios
44
Exponer los premios
45
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

46
Registrar equipos
3 personas
47
Repartir petos del equipo
2 personas
48
Abrir el torneo
49
Explicar las reglas del juego
2 personas
50
Guiar los partidos de grupo
4 personas
51
Registrar los resultados
2 personas
52
Llevar el marcador
2 personas
53
Servir las bebidas
3 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Servir café y té
2 personas
56
Servir bocadillos y aperitivos
3 personas
57
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
58
Comprobar los vestuarios
2 personas
59
Retirar migas y derrames
2 personas
60
Dirigir los cuartos de final
4 personas
61
Coordinar las semifinales
4 personas
62
Guiar la final de consolación
4 personas
63
Coordinar la final
4 personas
64
Comprobar la clasificación final
2 personas
65
Celebrar la entrega de premios
3 personas
66
Agradecer a los participantes
67
Recoger objetos perdidos
2 personas

Seguimiento

68
Recoger el catering
3 personas
69
Reunir material deportivo
3 personas
70
Desmontar el marcador
2 personas
71
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
72
Recoger mesas y sillas
4 personas
73
Clasificar residuos
3 personas
74
Limpiar los vestuarios
3 personas
75
Limpiar el pabellón deportivo
4 personas
76
Limpiar los baños
2 personas
77
Contar el inventario
2 personas
78
Devolver el material alquilado
2 personas
79
Devolver las llaves
80
Publicar los resultados
81
Agradecer a los participantes
82
Devolver los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 40
Sillas plegablescant. 20
Mesa del jurado
Mesa de inscripción
Papeleracant. 6

Material deportivo

Balones de fútbol salacant. 8
Pelotas de repuestocant. 2
Conoscant. 20
Chalecos de equipo azulescant. 10
Chalecos de equipo amarilloscant. 10
Chalecos de equipo rojoscant. 10
Chalecos de equipo verdescant. 10
Bomba con agujas
Silbatoscant. 4
Tarjetas de árbitrocant. 4
Brazaletes de capitáncant. 4
Cordones de repuestocant. 4
Cinta deportivacant. 6
Bolsas isotérmicascant. 2

Equipo

Marcador electrónico
Cronómetro de competición
Portátil
Impresora
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 3
Equipo de sonido
Micrófono
Baterías externascant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 3
Termoscant. 3

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cubiertos de serviciocant. 8
Contenedores térmicoscant. 2
Abrebotellascant. 3
Sacacorchoscant. 2
Portarrollos de papel de cocinacant. 2

Decoración

Pósters del concursocant. 6
Señales de flechascant. 12
Etiquetas de mesa para equiposcant. 12
Trofeoscant. 4
Cintas de medallacant. 40
Copa itinerante
Banderolascant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 4

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 3
Aspiradora
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Reserva el pabellón antes de publicar el formulario de inscripción y confirma cuántas pistas, vestuarios y horas tendrás disponibles. El horario del torneo debe incluir también el montaje y el desmontaje.
Define por escrito el formato, las reglas, los criterios de desempate y la duración de los partidos antes de aceptar equipos. Así evitas cambiar grupos o tiempos cuando ya estén cerradas las inscripciones.
Cierra las inscripciones al menos 7 días antes del torneo para comprobar los datos de cada equipo, preparar los grupos y publicar un horario que los participantes puedan consultar con tiempo.
No dejes para el último día los árbitros, cronometristas y la persona responsable de primeros auxilios. Prepara también un plan de sustituciones por si falta un voluntario.
Revisa el material deportivo entre 2 y 3 días antes: balones, bomba, petos de cuatro colores, silbatos, tarjetas y cinta deportiva. Prueba el marcador electrónico, el cronómetro, el portátil, la impresora y los cables antes de abrir el pabellón.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de fútbol sala?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes si esperas varios equipos. Reserva primero el pabellón y los árbitros; deja la distribución definitiva de grupos y el horario para cuando falten unos 7 días para cerrar las inscripciones.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un torneo de fútbol sala?: Ciérralas al menos 7 días antes del torneo. Ese margen permite comprobar los datos de contacto, organizar los grupos, recoger preferencias dietéticas y enviar el horario y las instrucciones de aparcamiento.
¿Cuántos árbitros y voluntarios hacen falta para un torneo?: Para una pista activa, cuenta como mínimo con un árbitro y una persona para el cronómetro y el marcador. Añade una persona de primeros auxilios y voluntarios para inscripción, cambios de material y pausas; si hay varias pistas, asigna un equipo independiente a cada una.
¿Qué hay que revisar el día anterior al torneo de fútbol sala?: Comprueba balones inflados, pelotas de repuesto, petos, silbatos, tarjetas, brazaletes y cinta deportiva. También prueba el marcador, el cronómetro, el portátil, la impresora y el equipo de sonido, y prepara la mesa de inscripción y las sillas antes de la llegada de los equipos.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.