Cómo organizar un torneo de fútbol sala sin perder el control

Organizar un torneo de fútbol sala empieza mucho antes del primer saque. Primero necesitas cerrar el pabellón y la fecha; después defines el formato, calculas los partidos y abres las inscripciones. Cuando conozcas el número de equipos, podrás confirmar horarios, árbitros, personal de primeros auxilios y catering. El día del torneo, la mesa de competición, los marcadores, los balones de repuesto y las hojas de puntuación deben estar listos antes de que llegue el primer equipo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el pabellón deportivo
2
Fijar la fecha del torneo
2 personas
3
Definir el formato del torneo
2 personas
4
Elaborar el calendario de competición
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Publicar las reglas del juego
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Confirmar equipos
2 personas
11
Contratar árbitros
2 personas
12
Organizar personal de primeros auxilios
13
Encargar premios
14
Comprobar los balones de competición
2 personas
15
Asignar voluntarios
2 personas
16
Enviar el programa a los equipos
17
Enviar los datos de la ruta
18
Realizar el pedido de catering
2 personas
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Recoger los premios y trofeos
22
Comprar aperitivos y fruta
2 personas
23
Imprimir tarjetas del concurso
24
Imprimir formularios de puntuación
25
Imprimir la asignación del equipo
26
Clasificar los chalecos
2 personas
27
Reponer el botiquín
28
Llenar las neveras portátiles
2 personas
29
Preparar aperitivos
3 personas
30
Preparar el guion

Evento

31
Abrir el polideportivo
2 personas
32
Comprobar el suelo y los vestuarios
2 personas
33
Colocar las porterías
4 personas
34
Revisar las redes de la portería
2 personas
35
Colocar mesas y sillas
4 personas
36
Montar la mesa de competición
2 personas
37
Probar el marcador
2 personas
38
Probar el sistema de sonido
2 personas
39
Hinchado de pelotas
2 personas
40
Colocar los chalecos junto a la mesa de competición
41
Montar el bufé de catering
3 personas
42
Enfriar las bebidas
2 personas
43
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
44
Montar el mostrador de recepción
2 personas
45
Recibir a los equipos
3 personas
46
Registrar la asistencia
2 personas
47
Instruir a los coordinadores de equipo
2 personas
48
Instruir a los árbitros
2 personas
49
Anunciar la apertura
50
Supervisar las competiciones
4 personas
51
Registrar las puntuaciones
2 personas
52
Llevar el control del tiempo y los relevos
2 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Reponer los aperitivos
2 personas
55
Recoger la basura
2 personas
56
Comprobar los vestuarios
2 personas
57
Anunciar pausas
58
Anunciar a los finalistas
59
Coordinar la final
4 personas
60
Gestionar la entrega de premios
3 personas
61
Cerrar los anuncios

Seguimiento

62
Reunir material deportivo
4 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Recoger el catering
3 personas
65
Retirar los residuos
2 personas
66
Limpiar los vestuarios
3 personas
67
Dejar limpia la pista deportiva
3 personas
68
Apagar el sistema de sonido
2 personas
69
Recoger objetos perdidos
2 personas
70
Devolver las llaves
71
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
72
Devolver el material alquilado
2 personas
73
Enviar los resultados a los equipos
74
Guardar el material sobrante
2 personas
75
Gestionar la fianza y las llaves

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesa de competición
Mesas de equipocant. 8
Papeleracant. 6

Material deportivo

Balones de futsalcant. 8
Pelotas de repuestocant. 4
Petos de equipocant. 40
Conoscant. 20
Silbatos del equipocant. 4
Bomba de balóncant. 2
Agujas para balonescant. 6
Marcador
Relojes de competicióncant. 2
Redes de porteríacant. 2
Silbatos de árbitrocant. 4
Tarjetas amarillascant. 4
Tarjetas rojascant. 4
Brazaletes de capitáncant. 8
Cinta deportiva médicacant. 8
Medallascant. 40
Copa al primer puesto
Copa del segundo puesto
Copa del tercer puesto
Premio Fairplay
Botiquín de primeros auxilios
Mantascant. 2
Cubitos de hielocant. 4

Equipo

Equipo de sonido
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Lámparas recargablescant. 4
Portátil
Impresora
Baterías externascant. 4
Memorias USBcant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Jarras de cafécant. 3
Teterascant. 2
Jarras de aguacant. 8
Vasos térmicoscant. 20

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Jarras medidorascant. 2
Pinzas de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Cestas de pancant. 4
Puertos de cargacant. 2
Alfombrillas de refrigeracióncant. 8
Bandejas de servir con tapacant. 8

Decoración

Pancarta del torneo
Carteles con nombres de equipocant. 8
Carteles de flechascant. 8
Mantel para la mesa de entrega de premios
Dorsalescant. 8
Flechas para los vestuarioscant. 6
Mantel para la mesa de premios

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escobascant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Spray de limpiezacant. 3
Pinzas para residuoscant. 2
Paños de microfibracant. 12
Limpiacristalescant. 2

Catering

Compras

Consejos

Reserva el pabellón antes de abrir las inscripciones y deja por escrito el horario de montaje, competición y desmontaje. Sin ese margen, las mesas de equipo, el marcador y el material deportivo pueden llegar tarde a la pista.
Define el formato antes de elaborar el calendario. El número de equipos determina cuántos partidos habrá, cuánto durará cada bloque y cuántos árbitros necesitas; no confirmes los horarios hasta cerrar las inscripciones.
Envía a cada equipo el programa, las reglas y la ruta de acceso con varios días de antelación. Incluye también la hora de llegada y el punto de registro para evitar que los primeros partidos empiecen con equipos incompletos.
Comprueba el material deportivo el día anterior, no durante el primer partido. Cuenta los balones de competición y de repuesto, revisa las redes y prepara la bomba, las agujas, los petos, los silbatos y las tarjetas del árbitro.
Cierra la comida según las inscripciones confirmadas y revisa las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido. Calcula también el servicio: mesas, bandejas, pinzas, vasos, platos, cubiertos y papeleras deben estar colocados antes del descanso.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que reservar un pabellón para un torneo de fútbol sala?: Intenta reservarlo al menos entre 8 y 12 semanas antes del torneo. Necesitas confirmar no solo la fecha, sino también las horas de acceso para montar la mesa de competición, las mesas de equipo y el sonido.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones de un torneo de fútbol sala?: Ábrelas después de fijar el formato, las reglas, la fecha y el pabellón, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra el formulario con tiempo suficiente para elaborar el calendario y confirmar árbitros, voluntarios y catering.
¿Cuánto tiempo antes se debe enviar el calendario a los equipos?: Envía el programa definitivo al menos 5 días antes del torneo. Incluye los horarios, las reglas, la ruta, la hora de registro y cualquier indicación sobre equipación o preferencias dietéticas.
¿Qué material de fútbol sala suele olvidarse en un torneo?: Suelen faltar balones de repuesto, una bomba con agujas, relojes de competición, hojas de puntuación y tarjetas amarillas y rojas. Comprueba todo entre 24 y 48 horas antes y prepara una caja exclusiva para la mesa de competición.

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