Cómo organizar un taller de cócteles sin improvisar

Un taller de cócteles funciona mejor cuando primero cierras el grupo y después calculas recetas, ingredientes y material para cada participante. La preparación no termina con la compra: también hay que comprobar alergias, enfriar bebidas, preparar el sirope y porcionar los ingredientes. El día del taller, monta las mesas de trabajo, la barra y la recepción antes de que llegue el grupo. Así puedes dedicar la sesión a explicar y practicar, no a buscar vasos o cortar guarniciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Confirmar fecha del taller
3
Enviar invitaciones
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Confirmar alergias
7
Seleccionar recetas de cócteles
2 personas
8
Calcular los ingredientes por receta
2 personas
9
Contratar proveedores
10
Diseñar tarjetas de cócteles
11
Imprimir cartas de cócteles
12
Imprimir la lista de participantes
13
Hacer la compra
2 personas
14
Controlar bebidas alcohólicas
2 personas
15
Comprobar los ingredientes frescos
2 personas
16
Probar el equipo de bar
2 personas
17
Preparar vasos y herramientas
2 personas
18
Enfriar las bebidas
2 personas
19
Preparar el sirope con antelación
2 personas
20
Preparar guarniciones
2 personas
21
Abrir la ubicación
2 personas
22
Montar mesas de trabajo
3 personas
23
Colocar la barra y la mesa de recepción
2 personas
24
Colocar sillas y papeleras
2 personas
25
Porcionar los ingredientes
3 personas
26
Disponer las guarniciones
2 personas
27
Preparar las tarjetas de cócteles
28
Colgar las instrucciones de seguridad

Evento

29
Recepción de participantes
3 personas
30
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
31
Explicar el taller
32
Demostrar herramientas de cóctel
33
Acompañar el primer cóctel
3 personas
34
Servir aperitivos
2 personas
35
Rellenar las bebidas
2 personas
36
Preparar el segundo cóctel
3 personas
37
Servir bebidas del descanso
2 personas
38
Coordinar el tercer cóctel
3 personas
39
Acompañar los cócteles sin alcohol
2 personas
40
Reponer los aperitivos
2 personas
41
Servir agua y café
2 personas
42
Cerrar los últimos pedidos
2 personas
43
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

44
Recoger botellas vacías
2 personas
45
Recoger las mesas de trabajo
3 personas
46
Lavar vasos y utensilios
3 personas
47
Limpiar el equipo de bar
2 personas
48
Clasificar y sacar la basura
2 personas
49
Limpiar el lugar
3 personas
50
Guardar el stock en un lugar seguro
2 personas
51
Comprobar los materiales
2 personas
52
Devolver el material prestado
2 personas
53
Guardar correctamente los sobrantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de trabajocant. 6
Taburetes de barcant. 8
Sillascant. 30
Mesa de recepción
Papeleracant. 4

Vajilla

Copas de cóctelcant. 36
Vasos tumblercant. 36
Vasos altoscant. 36
Vasos para aguacant. 36
Platoscant. 40
Tazas de cafécant. 30
Dispensadores de servilletascant. 6

Equipo

Coctelerascant. 12
Medidores de barcant. 12
Coladorescant. 12
Cucharas de barcant. 12
Muddlerstavencant. 12
Exprimidores de cítricoscant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Batidorascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 2

Cocina

Jarras medidorascant. 6
Cuencos para mezclarcant. 12
Bandejas de servircant. 8
Cucharillas para heladocant. 6
Pinzas para hielocant. 6
Cuencos para guarnicionescant. 18
Cajas de almacenamientocant. 12

Decoración

Manteles runnerscant. 6
Carteles del menúcant. 6
Tarjetas de nombrecant. 36

Iluminación

Iluminación ambientalcant. 4

Limpieza

Soportes para bolsas de basuracant. 4
Guantes de limpiezacant. 6
Fregaderoscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones antes de calcular las compras. Pide las preferencias dietéticas y confirma las alergias con antelación para adaptar recetas y evitar contaminación cruzada.
Selecciona primero las recetas y calcula los ingredientes por receta y por participante. Añade una pequeña reserva para pruebas y derrames, pero no compres a ojo: es la forma más habitual de quedarse corto en cítricos o hielo.
Haz una prueba completa del equipo de bar varios días antes. Comprueba cocteleras, medidores, coladores, cucharas, exprimidores y batidoras, y prepara una alternativa si algún aparato falla.
Prepara con antelación lo que aguanta bien: el sirope, las tarjetas de cócteles y las guarniciones que puedan conservarse. Deja los ingredientes frescos revisados y porcionados para que el montaje no se alargue.
Reserva tiempo para montar la sala antes de abrir. Coloca una mesa de trabajo por estación, la barra y la mesa de recepción, además de vasos, herramientas, papeleras, servilletas y recipientes para las guarniciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de cócteles?: Empieza a cerrar el lugar y la fecha al menos 3 o 4 semanas antes. Envía las invitaciones y fija una fecha límite de inscripción para poder calcular ingredientes, material y necesidades dietéticas con tiempo.
¿Cuándo se deben confirmar las alergias de los participantes?: Pide esa información al inscribirse y vuelve a confirmarla entre 5 y 7 días antes del taller. Revisa las recetas y separa los ingredientes o utensilios necesarios antes de preparar las estaciones.
¿Qué se puede preparar el día anterior en un taller de cócteles?: El sirope, las tarjetas, la lista de participantes y algunas guarniciones pueden quedar listos el día anterior. Los ingredientes frescos y las bebidas deben revisarse y enfriarse el mismo día, según su conservación.
¿Cuánto tiempo necesita el montaje del taller?: Reserva entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del grupo. Ese margen permite montar las mesas, colocar la barra y la recepción, distribuir vasos y herramientas y porcionar los ingredientes sin prisas.

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