Cómo organizar un mercado navideño de cerveza sin imprevistos

Un mercado navideño de cerveza necesita más coordinación que una simple reunión: hay que combinar puestos, servicio de cerveza, comida, cobros y atención a los visitantes. Empieza por confirmar la fecha y el recinto, y después cierra permisos, proveedores y participantes. La distribución de las carpas y del bar condiciona las colas, la seguridad y el trabajo de los voluntarios. Este plan te ayuda a llegar al día del evento con las bebidas frías, los grifos probados y cada entrega comprobada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Gestionar permisos y notificaciones
2 personas
3
Reservar un proveedor de cerveza
4
Confirmar a los participantes del puesto navideño
2 personas
5
Hacer reservas de material
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Anunciar el evento en línea
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Fijar precios de venta
2 personas
11
Distribuir los puestos y stands
2 personas
12
Diseñar la distribución del bar
2 personas
13
Programar voluntarios
2 personas
14
Confirmar entregas
15
Comprobar el pronóstico del tiempo
16
Enviar información a los visitantes
17
Hacer la compra
3 personas
18
Enfriar bebidas
3 personas
19
Preparar aperitivos
4 personas
20
Probar los grifos de cerveza
2 personas
21
Preparar el sistema de caja
2 personas
22
Preparar efectivo
2 personas
23
Imprimir la lista de contactos
24
Preparar protección contra la lluvia
2 personas
25
Inspeccionar el recinto
2 personas
26
Montar las carpas
6 personas
27
Colocar los puestos navideños
6 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Montar la barra
4 personas
30
Conectar los grifos de cerveza
2 personas
31
Rellenar las neveras
3 personas
32
Colgar la iluminación
3 personas
33
Conectar la corriente
2 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Montar los puestos de comida
6 personas
36
Montar aperitivos
3 personas
37
Instalar puntos de pago
2 personas
38
Colocar los carteles del menú
2 personas
39
Organizar puntos de basura
2 personas
40
Comprobar los baños
2 personas
41
Dar briefing a los voluntarios
3 personas

Evento

42
Recibir a los visitantes
4 personas
43
Servir cerveza
4 personas
44
Servir bebidas sin alcohol
2 personas
45
Servir aperitivos
3 personas
46
Gestionar la caja registradora
2 personas
47
Recoger vasos de cerveza
2 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Reponer aperitivos
2 personas
50
Recoger la basura
2 personas
51
Mantener las mesas limpias
2 personas
52
Comprobar los baños periódicamente
53
Comprobar la iluminación
54
Contar el inventario
2 personas
55
Anunciar la última ronda
56
Cerrar las ventas del bar
2 personas
57
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

58
Contar las cajas y los barriles de cerveza
2 personas
59
Cerrar la caja
2 personas
60
Apagar los grifos de cerveza
2 personas
61
Retirar la comida de forma segura
3 personas
62
Retirar las bolsas de basura
3 personas
63
Lavar la vajilla y los vasos
4 personas
64
Vaciar los puestos
4 personas
65
Recoger mesas y sillas
4 personas
66
Retirar la decoración
3 personas
67
Desmontar las carpas
6 personas
68
Limpiar el recinto
4 personas
69
Limpiar el equipo
3 personas
70
Llevar los materiales al almacén
4 personas
71
Devolver el material alquilado
2 personas
72
Guardar el stock restante
2 personas
73
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos navideñoscant. 8
Mesas de cervezacant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 48
Taburetes de barcant. 12
Taburetes de barcant. 12
Mesas altascant. 8
Taburetescant. 16
Percheroscant. 2
Vallas de separacióncant. 12

Vajilla

Copas de cervezacant. 300
Copas de vinocant. 80
Vasos para aguacant. 120
Platoscant. 180
Cuencoscant. 80
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 24
Pinzas de servircant. 16
Jarrascant. 12

Equipo

Grifos de cervezacant. 3
Enfriadores de cervezacant. 3
Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Sistemas de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Termoscant. 6
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4
Batidoras de manocant. 2
Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de cocinacant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12

Cocina

Sartenescant. 6
Sartenescant. 4
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Fuentes para hornocant. 8
Papel de aluminiocant. 6
Film transparentecant. 6
Básculas de cocinacant. 2

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 8
Manteles runnerscant. 20
Carteles del menúcant. 10
Rotuladores de tizacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 16
Lámparas LEDcant. 24
Farolescant. 12
Bateríascant. 48

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Rollos de toallacant. 12
Spray desinfectantecant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos y las notificaciones antes de anunciar el mercado. Hazlo con varias semanas de margen, porque los requisitos del recinto y del servicio de bebidas pueden retrasar todo el calendario.
Define pronto cuántos puestos navideños participarán y dibuja la distribución del recinto. Deja pasillos despejados y separa la zona de colas del bar para que las mesas, sillas y vallas no bloqueen la circulación.
Confirma las entregas y reserva el material antes de enviar las invitaciones. Las carpas, los puestos, las mesas, los grifos, los enfriadores y los sistemas de caja son elementos difíciles de sustituir a última hora.
Calcula la operativa del bar por turnos, no solo el número total de voluntarios. Programa al menos una persona para cobrar, otra para servir y otra para reponer o resolver incidencias en cada periodo de mayor afluencia.
Haz una revisión completa el mismo día: inspecciona el recinto, comprueba la previsión meteorológica, prepara la protección contra la lluvia, enfría las bebidas y prueba cada grifo antes de abrir. También conviene llevar la lista de contactos impresa por si falla el teléfono.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño de cerveza?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, la reserva de proveedores, los puestos y el material deben quedar encaminados antes de anunciar el evento públicamente.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos y los proveedores de cerveza?: Confirma los participantes y el proveedor de cerveza como mínimo 6 semanas antes. Así todavía tendrás tiempo para ajustar la distribución, los precios, las entregas y el número de voluntarios.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para servir cerveza?: Como punto de partida, asigna 3 personas por turno en la zona del bar: una para cobrar, una para servir y una para reponer o atender problemas. Añade personal si esperas colas o varios grifos funcionando a la vez.
¿Qué hay que preparar el día antes del mercado navideño?: Deja listos los puestos, la vajilla, el sistema de caja y la señalización, y enfría las bebidas con antelación suficiente para servirlas al abrir. El día del evento reserva tiempo para probar los grifos, revisar las entregas y montar la protección contra la lluvia.

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