Cómo organizar un mercado dominical sin improvisar

Un mercado dominical empieza mucho antes de montar las carpas. Primero se fijan la fecha, el concepto y el recinto; después se tramitan permisos, se incorporan expositores y se dibuja la distribución a escala. La última semana se cierran entregas, catering, pagos, señalización y voluntarios. Este orden evita dos problemas habituales: descubrir demasiado tarde que falta una autorización o que los puestos, las tomas eléctricas y el acceso no encajan en el espacio disponible.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el concepto del mercado
2 personas
2
Reservar el recinto y el terreno del mercado
3
Solicitar los permisos necesarios
4
Comprobar el seguro y las normas de seguridad
5
Elaborar la distribución del mercado a escala
2 personas
6
Reclutar puestos y expositores
2 personas
7
Gestionar las inscripciones de los expositores
2 personas
8
Distribuir a los expositores por puesto
2 personas
9
Recopilar necesidades dietéticas para el catering
10
Enviar las invitaciones y la información del mercado
2 personas
11
Hacer reservas de material
12
Confirmar proveedores y horarios de entrega
13
Gestionar las inscripciones de los visitantes
2 personas
14
Comunicar el aparcamiento y la ruta de acceso
15
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
16
Enviar instrucciones prácticas a los expositores
17
Comprobar la previsión meteorológica y la alternativa
18
Programar voluntarios para la distribución del mercado
19
Preparar el procedimiento de caja y pago
2 personas
20
Fijar el menú de catering y los alérgenos
2 personas
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Clasificar existencias no perecederas
2 personas
24
Almacenar los productos frescos en frío
2 personas
25
Imprimir las acreditaciones y la lista de participantes
26
Preparar indicaciones de ruta y de puestos
2 personas
27
Montar los puestos y preparar el material
4 personas
28
Comprobar la seguridad del recinto
2 personas
29
Comprobar los puntos de corriente y el recorrido de los cables
2 personas
30
Montar las carpas
4 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Marcar los puestos por expositor
2 personas
33
Colgar señalización
2 personas
34
Colocar puntos de residuos y limpieza
2 personas
35
Montar el mostrador de catering
3 personas
36
Enfriar las bebidas
2 personas
37
Montar la estación de café y té
2 personas
38
Preparar aperitivos y bocadillos
4 personas
39
Probar la caja registradora y el terminal de pago
2 personas
40
Recibir a los expositores
3 personas
41
Dirigir a los expositores a los puestos
3 personas
42
Comprobar los puestos y los productos
3 personas

Evento

43
Atender la mesa de bienvenida y el punto de información
2 personas
44
Recibir a los visitantes
3 personas
45
Repartir los mapas y las tarjetas del programa
2 personas
46
Servir el catering
4 personas
47
Servir café y té
2 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Comprobar las mesas y los asientos
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Limpiar los baños durante el evento
52
Reponer el stock de catering
2 personas
53
Apoyar a los expositores
2 personas
54
Informar a los últimos visitantes
2 personas
55
Cerrar ventas y caja
2 personas

Seguimiento

56
Registrar la salida de los expositores
3 personas
57
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
58
Lavar la vajilla y el material de cocina
3 personas
59
Desmontar mesas y sillas
4 personas
60
Desmontar las carpas
4 personas
61
Retirar los residuos por separado
3 personas
62
Limpiar por completo el recinto
4 personas
63
Recoger objetos perdidos
64
Guardar el material seco y completo
3 personas
65
Devolver el material prestado
2 personas
66
Comprobar y guardar el stock restante
2 personas
67
Archivar de forma segura los datos de pago y la caja
68
Informar sobre los objetos perdidos
69
Informar al encargado del recinto sobre la entrega

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 20
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 8
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzas para mantelcant. 48

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 3
Terminales de pagocant. 2
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 8
Linternas de manocant. 6
Carretillascant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Banderas de mercadocant. 12
Guirnaldascant. 8
Racimos de globoscant. 6
Decoración de mesacant. 12
Tableros de corchocant. 4
Pizarrascant. 8
Rotuladores de tizacant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de café reutilizablescant. 100
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertos reutilizablescant. 150
Cucharonescant. 8
Jarracant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Acumuladores de fríocant. 16
Recipientes para alimentos con tapacant. 12
Termoscant. 4
Bandejas de aluminiocant. 6
Termómetros para alimentoscant. 2

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Escobas de manocant. 4
Recogedorescant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Dibuja la distribución a escala antes de confirmar los puestos. Reserva pasillos de al menos 1,2 metros y marca desde el principio las entradas, las salidas, las zonas de carga y los puntos eléctricos.
Cierra las inscripciones de los expositores al menos 2 semanas antes. Pide entonces sus necesidades de mesa, electricidad, horario de llegada y cualquier requisito especial para asignar cada puesto sin cambios de última hora.
Confirma proveedores y horarios de entrega 3 o 4 días antes del mercado. El material voluminoso, las carpas y los puestos deben llegar antes de que empiece la descarga de mercancía de los expositores.
Define el catering con los alérgenos y las necesidades dietéticas como mínimo 7 días antes. Guarda los productos frescos en frío al recibirlos y separa las existencias no perecederas para comprobar rápidamente lo que queda.
Comprueba la previsión meteorológica 48 horas antes y activa un plan alternativo concreto. Comunica a expositores y visitantes el aparcamiento, la ruta de acceso y cualquier cambio mediante un mapa y señalización visibles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado dominical?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el recinto, solicitar permisos y captar expositores. Deja cerrados el plano, los proveedores y la información práctica al menos 2 semanas antes.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de expositores?: Cierra las inscripciones aproximadamente 2 semanas antes del mercado. Así puedes distribuir los puestos, imprimir acreditaciones y enviar instrucciones sin rehacer el plano durante los últimos días.
¿Cuándo hay que comprobar el tiempo para un mercado al aire libre?: Haz una primera comprobación 7 días antes y una decisión operativa 48 horas antes. El plan alternativo debe indicar dónde se colocan las carpas, cómo se informa a los visitantes y qué ocurre con las entregas.
¿Cuánto catering calcular para un mercado dominical?: Calcula las cantidades según las inscripciones y añade un margen del 10 % para cubrir variaciones. Recoge las necesidades dietéticas al menos 7 días antes y etiqueta los alérgenos del menú de forma visible.

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